FKTK ievieš jaunu pieeju iekšējās kontroles sistēmas pārbaudēm bankās

2020. gada 27. novembrī Finanšu sektora attīstības padome atbalstīja “Pasākumu plānu samērīgas pieejas nostiprināšanai, izpildot noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas prasības”. Tajā paredzēts FKTK veikt pārbaužu pieejas rokasgrāmatas grozījumus, kas šobrīd ir izstrādāti. Izmaiņas nosaka jaunu pieeju banku klātienes pilnās pārbaudes procedūrā. Tā paaugstinās pārbaužu efektivitāti un mazinās administratīvo slogu gan uzraudzībā, gan banku un klientu sadarbības procesā.

Lielāka vērība pārbaudes plānošanai

FKTK veikto pārbaužu biežums ir atkarīgs no bankai noteiktā riska līmeņa. Augsta riska bankās pārbaudes tiek veiktas reizi gadā, vidēji augsta riska bankās – reizi pusotrā gadā, vidēji zema riska bankās – reizi trijos gados, bet zema riska bankās – reizi četros gados. Lai nodrošinātu atklātu informāciju par savu darbu, kopš 2021. gada FKTK mājaslapā publicēts pārbaužu plāns, kurā NILLTPF novēršanas jomas pārbaudes ir saskaņotas ar pārbaudēm prudenciālajā jomā.

Pārbaudes process sastāv no trīs secīgiem soļiem: plānošana, pārbaudes veikšana un izziņas sagatavošana. Jaunā pieeja paredz lielāku vērību pievērst sākotnējam pārbaužu plānošanas procesam. Pārbaudes fokuss un prioritātes tiek noteiktas, ņemot vērā galvenos bankas riskus. Tas nozīmē, ka pirms pārbaudes rūpīgi izvērtējama visa FKTK rīcībā esošā informācija par banku, tostarp ārējo auditu rezultāti, ceturkšņa NILLTPF riska ekspozīcijas rādītāji, iepriekšējo pārbaužu un auditu rezultātā konstatēto trūkumu novēršanas pasākumi, prudenciālās uzraudzības informācija, kas liecina par iespējamiem NILLTPF vai sankciju riskiem bankas darbībā. Tāpat tiek ņemti vērā galvenie ārējie riski, kas attiecas uz sektora riska izvērtējumu, iestādes plānotās izmaiņas vai plānotie nozīmīgie projekti, kā arī Finanšu izlūkošanas dienesta sniegtā informācija par bankas sniegto ziņojumu kvalitāti un tās spēju identificēt aizdomīgus darījumus.

Jaunā procedūra paredz vēl pirms pārbaudes plāna apstiprināšanas organizēt tikšanos ar banku, lai pārrunātu gan pārbaudes norisi, proti, gan pārbaudes mērķi un apjomu, gan paredzamo laiku, kad notiks pārbaude un intervijas ar atbildīgajiem darbiniekiem, kā arī svarīgākās pārmaiņas, kas notikušas bankā pēc pēdējās pārbaudes, un identificētu iespējamos riskus vai jomas, kam pārbaudē būtu pievēršama pastiprināta uzmanība. 

No klientu lietu uz visaptverošu iekšējās kontroles sistēmu vērtējumu

Katras pārbaudes mērķis ir gūt pārliecību, ka banka identificē un izprot tās darbībām piemītošos NILLTPF un starptautisko sankciju neizpildes riskus, kā arī ir izstrādājusi atbilstošu un visaptverošu kontroles sistēmu šo risku mazināšanai un efektīvai pārvaldībai.

Atšķirībā no iepriekšējās FKTK pārbaužu pieejas, kas vairāk bija balstīta uz klientu lietu izvērtēšanu, jaunā procedūra paredz veikt visaptverošu bankas iekšējās kontroles sistēmas pietiekamības un efektivitātes izvērtējumu, balstoties uz 10 iekšējās kontroles sistēmas pamatelementu novērtējumu:

• bankas veiktā NILLTPF riska vērtējuma atbilstība bankas darbībai un klientu bāzei piemītošajiem riskiem un NILLTPF riska vērtējuma metodoloģija;
• NILLTPF riska pārvaldīšanas stratēģija, tajā ietvertie rādītāji un to ievērošana, vadības kultūra (tone at the top);
• struktūra, darbinieku tiesības, pienākumi un atbildība, kvalifikācija un apmācību pietiekamība un kvalitāte; iekšējās kontroles sistēmas neatkarība;
• klientu izpēte un darījumu uzraudzības process;
• aizdomīgu darījumu identificēšanas un Finanšu izlūkošanas dienesta informēšanas process;
• NILLTPF riska pārvaldībai izmantoto informācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība un pietiekamība;
• iekšējā audita darbības efektivitāte;
• sadarbība ar aģentiem un trešo pušu sniegtie pakalpojumi;
• anonīmās ziņošanas (whistleblowing) process;
• iekšējo normatīvo aktu atbilstība un pietiekamība.

10 pamatelementu pārbaudes apjoms un prioritātes tiek noteiktas pārbaudes plānošanas stadijā.

Fokuss uz efektīvu bankas risku pārvaldību

Pārbaudēs fokuss vērsts uz bankas darbībai piemītošajiem riskiem, kā arī FKTK rīcībā esošajiem faktiem, kas norāda uz iespējamiem trūkumiem bankas iekšējās kontroles sistēmā un efektīvā risku pārvaldībā. Savukārt klientu lietas (sample testing) tiks izmantotas, lai pamatotu konstatētos trūkumus iekšējās kontroles sistēmā. Paredzēts, ka klientu lietas tiks izvēlētas atbilstoši identificētajiem riskiem.

Pārbaudes mērķis ir gūt pārliecību, ka bankā ir izveidota un darbojas efektīva, normatīvo aktu prasībām atbilstoša iekšējās kontroles sistēma, proti, tā ne tikai eksistē “uz papīra”, bet arī tiek pilnvērtīgi piemērota praksē.

Mazināts administratīvais slogs, kāpināta efektivitāte

Lai nodrošinātu vienotu un saskaņotu pārbaudes procesa norisi, pirms pārbaudes uzsākšanas katram pārbaudes grupas dalībniekam ir noteiktas pārbaudāmās jomas un veicamie uzdevumi, kā arī ieviests vienots pārbaužu laikā nosūtāmo pieprasījumu un jautājumu reģistrs, kas ir pārbaudītāju pārziņā. Tādējādi mazināts neefektīvs resursu izlietojums gan FKTK, gan bankās.

Paredzēts, ka pēc pieprasījuma vēstules nosūtīšanas pārbaudes grupas vadītājs sazinās ar bankas nozīmēto kontaktpersonu un pārrunā pieprasījuma saturu, paskaidrojot, kādu informāciju nepieciešams iesniegt, tādējādi mazinot pārpratumus un panākot vienotu izpratni par sniegtās informācijas apjomu, veidu un pieprasījuma mērķi.

Izziņas sagatavošanā liela loma bankas iesaistei

Jaunā pārbaužu procedūra maina arī kārtību, kādā bankai tiek paziņoti pārbaudes rezultāti. Bankai vispirms tiek nosūtīts izziņas projekts, par kuru banka ir tiesīga 10 darba dienu laikā sniegt savu viedokli un komentārus. Pēc komentāru saņemšanas tiek rīkota FKTK un bankas pārstāvju tikšanās, lai apspriestu pārbaudē konstatētos trūkumus. Tikai pēc bankas komentāru uzklausīšanas un izvērtēšanas tiek sagatavota un bankai nosūtīta pārbaudes gala izziņa.

Turpmāk pārbaudes izziņā tiks iekļauts īss apkopojums par konstatētajiem pārkāpumiem un būtiskākajiem trūkumiem katrā no pārbaudītajiem iekšējās kontroles sistēmas elementiem un sniegts šo pārkāpumu un trūkumu ietekmes novērtējums uz iekšējās kontroles sistēmu. Izziņā tiks izcelta arī bankas labā prakse.

Lai nodrošinātu ātrāku pārbaudes norisi un savlaicīgu pārbaudes rezultātu apkopošanu un paziņošanu bankai, palielināts pārbaudes grupā ietilpstošo FKTK darbinieku skaits.

Izmaiņas pārbaužu pieejā balstītas rūpīgā līdzšinējās prakses izvērtējumā, kā arī starptautiskajā pieredzē. Tās atbilst šīgada sākumā veiktajām normatīvo aktu izmaiņām.

Līdztekus pārbaužu pieejas maiņai FKTK lielu darbu iegulda, sagatavojot skaidrojumus par dažādiem tematiem, nodrošinot rokasgrāmatas par iekšējās kontroles sistēmu izveidi un darbību informācijas papildināšanu, kā arī rīkojot dažādus informatīvus un izglītojošus pasākumus. Atvērts dialogs ar finanšu sektoru, uzņēmējiem un investoriem ir viena no FKTK prioritātēm.