Dokumentārais mantojums. Iespējas pētniecībai un riski

Latvijas Nacionālais arhīvs īsi pēc jūlijā klajā nākušās Valsts kontroles revīzijas secinājumiem1 vērsa uzmanību uz to, ka valsts iestāžu dokumenti nodošanai arhīvā tiek sagatavoti nepiedodami lēni, neievērojot likumā noteiktos termiņus. Kāda īsti ir situācija?

Runa ir par atsevišķiem gadījumiem. Pirmkārt, tie ir gadījumi, uz kuriem norādīja VK, – saistībā ar elektroniskajiem dokumentiem.

VK minēto auditu veica 2022. gadā un šī gada pirmajā pusē, kad tika konstatēts, ka tikai 54% no šiem dokumentiem, kuriem jābūt nodotiem valsts glabāšanā, ir tiešām nodoti.

Mēs priecājamies, ka VK ziņojums, šķiet, ir palīdzējis situāciju uzlabot. Patlaban to iestāžu skaits, kuras ir nodevušas šos dokumentus, ir pieaudzis līdz 71%.

Varam par to būt pateicīgi gan VK, gan iestādēm, kuras ir izpildījušas tām likumā noteikto pienākumu.

Otrs, uz ko VK norādīja savā ziņojumā, ir valsts nozīmes informācijas sistēmu nodošanas lēnais progress. Tās ir ļoti lielas datubāzes, kuras satur arī zinātnei un pētniecībai ļoti nozīmīgu informāciju. Jā, šis progress ir lēns. Tomēr vēlētos arī atspēkot VK pārmetumus.

Ir apmēram 110 valsts nozīmes informācijas sistēmas, kuras satur pastāvīgi glabājamus datus, kas ir izmantojami pētījumiem un arī lietišķām vajadzībām tautsaimniecībā, dažādām prognozēm, lēmumu pieņemšanai u. tml.

Maldinošs ir VK paustais, ka šajā ziņā var tikt apdraudētas sabiedrības intereses. Tā varētu būt, ja šo datu nebūtu, ja būtu iespējams to zudums. Taču šajā gadījumā datu zudums ir minimāls, jo lielās valsts informācijas sistēmas darbojas saskaņā ar Valsts informācijas sistēmu likumu, kas paredz ļoti striktas prasības par šo datu rezerves kopijām un drošības procedūrām. Dati vismaz teorētiski šeit pazust nevar.

Cita lieta, ka šo informāciju nesaņems no arhīva. Būtu ļoti ērti, ja tā būtu pieejama vienuviet. Jā, tas ir trūkums, taču arī visā pasaulē situācija šajā jomā nav labāka par to, kāda tā ir LNA.

Arhīvs tiešām, kā vēsta VK, no 110 informācijas sistēmām pagaidām ir pieņēmis četras. Taču ir jāņem vērā, ka arī citās valstīs nav pieņemts ļoti liels šādu informācijas sistēmu, datu kopums, jo vēl tiek domāts, kā to labāk izdarīt. Tā ir jauna arhivēšanas sfēra.

LNA šo procesu nodrošina tikai trīs darbinieki. Tas ir nepiedodami maz.

Turklāt jānorāda: tiem ir jābūt informācijas tehnoloģiju jomas speciālistiem ar augstu kvalifikāciju, kurus, tāpat kā daudzas valsts iestādes, mēs apmaksāt nespējam.

VK ir norādījusi, ka LNA pastāv iespēja šo funkciju veikšanai pārkvalificēt citus speciālistus.

Varētu piekrist VK, ja vien LNA vidējais darbinieku vecums nebūtu virs 50 gadiem, bet trešajai daļai – virs 60 gadiem, un viņu specializācija nebūtu papīra arhīvisti. Šim nolūkam LNA vajadzētu viņiem nodrošināt pilna cikla IT izglītību vismaz maģistra līmenī, kāda mūsu ieskatā ir nepieciešama, lai strādātu ar liela apjoma datubāzēm, kādas lielākoties ir valsts informācijas sistēmas.

Protams, mūsu darbiniekiem, arī papīra arhīvistiem, ir jāmācās, bet jāsaprot: LNA nav augstskola. Tomēr esam atvērti VK priekšlikumam – esam jau nosūtījuši darbiniekus uz apmācību.

Tas pats ir attiecināms uz VK iebildumu un ieteikumu, ka mums ir jāapmāca iestādes dokumentu arhivēšanā. Jāsaprot, ka ar to zināšanu līmeni, ko spētu sniegt LNA, nepietiks.

Piemēram, Valsts ieņēmumu dienests ir publicējis rokasgrāmatu grāmatvedībā, taču ne velti, piemēram, lai vadītu automašīnu, nepietiek ar teorijas kursa noklausīšanos, bet ir vajadzīgs noteikts skaits braukšanas nodarbību instruktora vadībā.

Ar arhivēšanu ir šī pati analoģija. Jebkurā profesijā ir vajadzīga pilna cikla izglītība. Šī ir problēma visas valsts pārvaldes mērogā – ja tiek uzskatīts, ka jebkurā profesijā var pietiekami sekmīgi strādāt jebkurš ar minimālu izglītību, tad iznākums ir kļūdaini lēmumi.

Ja secinām, ka LNA atbilstošu apmācību arhivēšanām valsts pārvaldes iestādēs strādājošajiem nodrošināt nevar, tad kādi varētu būt iespējamie risinājumi?

Atgriezties pie atbilstošas profesionālās izglītības programmas par valsts budžeta līdzekļiem. Tāda savulaik jau pastāvēja par maksu. Taču, kā zināms, nozarē nav pietiekami atalgotu speciālistu. Divus gadus Latvijas Universitātē pastāvēja maģistra līmeņa studiju programma arhīvu pārvaldībā, kurā tika apmācīti iestāžu zemākā un vidējā līmeņa vadītāji.

Uzskatu, ka valsts pārvaldes iestāžu vadītājiem vajadzētu būt ar vismaz minimālām zināšanām arhīvu jomā.

Te vēlētos minēt, ka pašreizējā tiesiskajā regulējumā pēc Tieslietu ministrijas priekšlikumiem, nezinu kādēļ, 2012. gadā iestrādāja normu, saskaņā ar kuru visu iestādes dokumentu saskaņošanu un komunikāciju ar LNA, visas lietas, kuras ir saistītas ar institūcijas darbību, ir tiesīgi veikt bieži vien neprofesionāli iestādes arhīvu un dokumentu pārvaldības darbinieki bez institūcijas vadītāja ziņas.

Esmu visai pārliecināts, ka daudzos gadījumos, kad dokumenti netiek laikus nodoti valsts glabāšanā, iestāžu vadītāji par to neko nezina. 

Esat norādījis: pašlaik Ārlietu ministrija ir sakārtojusi dokumentus tikai līdz 1993. gadam un, pretstatā likumā noteiktajam, pētniecībai šos dokumentus valsts glabāšanā nodot atsakās. Likumā noteiktais termiņš tie kavēts par 25 gadiem. Kā šāda situācija, kāda nav nevienā citā Latvijas iestādē, jūsuprāt, ir izveidojusies?

Kopš 1995.gada ir spēkā normatīvais akts, kuru ir ievērojušas visas ministrijas, izņemot Ārlietu ministriju, un kurš nosaka: ir jābūt dokumentu uzskaitei, ietverot arī dokumentus, kuru radīšana vēl tikai tiek plānota.

Proti, katrai iestādei ir jāzina, piemēram, kādus rīkojumus nākamajā gadā tā izdos, kādus līgumus noslēgs. Ir jābūt veselai plejādei dokumentu, kurus uzskaita īpašā sarakstā, ko sauc par lietu nomenklatūru. Lietu nomenklatūrā ir jāuzskaita pilnīgi visi iestādē radāmie dokumenti.

LNA, ievērojot mūsu demokrātijas tradīciju un sabiedrības tiesības zināt, šos dokumentu sarakstus vienmēr ar iestādēm ik pēc trijiem gadiem ir saskaņojis, jo tie nosaka dokumentu glabāšanas termiņus un tos dokumentus, kuri vēlāk arhīvā ir jāsaglabā. Arhīvā glabājamajiem dokumentiem pēc tam papildus izveido arhīvu uzskaites sarakstus. Daļu no šādas dokumentu uzskaites Ārlietu ministrija mums iesniedza saskaņošanai tikai 2015. gadā. Līdz tam Ārlietu ministrijā šāda pilnīgi visu dokumentu uzskaite nav bijusi.

Šis, iespējams, varētu būt tieši manis minētais gadījums, ka iestādes augstākā vadība par šo situāciju neko nezina. Savukārt situācija pirms 2015. gada, manuprāt, ir bijusi ierēdņu neizdarība.

Kādas sekas tas rada? Ko mēs kā sabiedrība zaudējam?

Ņemot vērā, ka sabiedrībai nav priekšstata, kādiem dokumentiem Ārlietu ministrijā būtu bijis jābūt, tas ir Latvijas vēsturei, Latvijas ārpolitikai, valsts pārvaldei, arī valsts drošībai nozīmīgu dokumentu zuduma risks.

Ja nav uzskaites, tad ir risks, ka šos dokumentus kāds var paņemt, izmantot savām vajadzībām.

To arī pierāda fakts, ka izcilais Latvijas diplomāts Georgs Andrejevs – šajā situācijā pat varbūt par laimi – kā savus LNA ir nodevis arī Ārlietu ministrijas oficiālos dokumentus.

Latvijas Ārlietu ministrija visus savus dokumentus ir noteikusi kā tādus, kas ir saistīti ar valsts drošību, bet tai pašā laikā neveic šo dokumentu uzskaiti. Dokumentus, kuri nav uzskaitīti, vēlāk ir ļoti grūti sakārtot un arhivēt. Ministrija tiem uzlikusi 30 gadu ilgu pieejamības ierobežojumu.2

Jāpiebilst, ka Ārlietu ministrija beidzot ir sakārtojusi dokumentus par 1990.–1992. gadu. Pagājušajā mēnesī ministrija mums iesniedza sakārtoto dokumentu sarakstu arī par 1993. gadu.

Taču pagājušajā mēnesī saņēmām paziņojumu: ministrija ir pieņēmusi lēmumu, ka tomēr arī šos dokumentus mums nenodos, bet uzglabās tos pie sevis vēl 10 gadus.

Novembrī notiks Latvijas vēsturnieku kongress [Latvijas vēstures kongress 2023 par kritisko situāciju vēstures nozarē un iespējamiem risinājumiem – red. piezīme], un tā rezolūcijā ir ietverts aicinājums šos dokumentus tomēr nodot valsts glabāšanā.

Ārlietu ministrijai nupat ir nomainījusies vadība. Iespējams, tagad ir piemērots brīdis, lai to par šo problēmu runātu.

Jā, noteikti to darīsim. Bet ceram, ka arī šī intervija pievērsīs augstāku amatpersonu uzmanību, jo, manuprāt, visas mūsu vēstules netiek nekur tālāk par personām, kas dokumentus sagatavo un uzglabā.

Mūs uztrauc ne tikai tas, ka šie dokumenti nav uzskaitīti, bet arī tas, ka tie nav pieejami pētniecībai, sevišķi, ņemot vērā, ka ministrija ir pagarinājusi glabāšanas termiņu par 10 gadiem.

Ko tas nozīmē? Tuvojas jubilejas gadi 1990. gada 4. maija Neatkarības deklarācijai, arī Latvijas neatkarības atzīšanai pēc 1991. gada augusta puča. Šīs Latvijas vēsturē nozīmīgās jubilejas prasa veikt kādus pētījumus, taču dati par šo laiku no Ārlietu ministrijas nav pieejami.

Piemēram, ja ielūkosieties Igaunijas nacionālā arhīva mājaslapā, tad redzēsiet, ka Igaunijas Ārlietu ministrija tam ir nodevusi dokumentus līdz 2005. gadam. Savukārt mūsu Ārlietu ministrija ir izlēmusi no 1990. gada līdz 1993. gadam tapušos dokumentus glabāt pie sevis un liegt tiem piekļuvi vēl 10 gadus.

Ja vēlamies pētīt Latvijas attiecības ar Igauniju šajā laika posmā, tad mūsu pētniekiem nāksies braukt uz Tallinu, kur šie dokumenti ir pieejami.

Tas pats sakāms par attiecībām ar Lielbritāniju un citām valstīm. Piemēram, Britu nacionālā arhīva mājaslapā ir norādīts, ka tā lasītavās ir brīvi pieejami dokumenti par Lielbritānijā uzglabātā starpkaru perioda Latvijas zelta atdošanu Latvijai pēc neatkarības atjaunošanas. Tāpat tur ir brīvi pieejamas lietas un sarakste, piemēram, par Latvijas ārlietu ministru un tā laika Augstākās Padomes priekšsēdētāja Anatolija Gorbunova vizītes organizēšanu Lielbritānijā. Kopumā no Lielbritānijas ārlietu ministrijas saistībā ar Latviju par 1993., 1994, 1995. gadu ir pieejamas 116 lietas.

Man nav skaidrojuma, kāpēc Latvijā ir izveidojusies šāda situācija, bet, manuprāt, tā ir nepiedodama. Tas kopumā liek secināt, ka mūsu dokumentārais mantojums ir apdraudēts.

[LV portāls ir lūdzis Ārlietu ministriju paust savu viedokli. Komentārs pieejams šeit >>].

Latvijas Zinātnes padome 20. septembrī izsludināja valsts pētījumu programmas “20.–21. gadsimta vēstures pētniecība un cilvēkkapitāla ataudze” projektu atklāto konkursu, kurā zinātniskās institūcijas pieteikumus var iesniegt līdz šā gada 20. oktobrim. Kādas ir iespējas pētīt 20. gadsimta beigu, 21. gadsimta sākuma vēsturi no arhīvu skatpunkta?

Te vēlētos uzslavēt pārējos LNA darbinieku un apzinīgos institūciju arhīvistus, kolēģus. Uzskatu, ka visumā esam strādājuši labi, izņemot lielo darvas karoti pētniecībai nozīmīgo datu medus mucā saistībā ar situāciju Ārlietu ministrijā.

Kādas ir pētniecības iespējas? LNA ir ļoti liels dokumentu klāsts.

Ministrijas, to padotības iestādes un pašvaldības dokumentus pašlaik ir nodevušas līdz 2008. gadam. Tātad pētniecības iespējas ir ļoti plašas.

Vēsturnieki ir norādījuši uz problēmām ar 20. un 21. gadsimta dokumentu sistemizāciju LNA. Proti, dokumenti arhīvā ir, bet nav apkopoti pētniecībai ērtā un pieejamā veidā.

Pētniecība arhīvā atšķiras no pētniecības bibliotēkā, jo arhīvu materiāls kā tāds ir grūtāk sameklējams. Tāpēc svarīgi ir lietu uzskaites saraksti.

Runājot par 20. gadsimta vēstures pētniecību, visi uzskaites saraksti ir pieejami arhīvā uz vietas, ja tie ir iesniegti papīra veidā, kā arī tīmeklī, ja nodoti elektroniskā veidā.

Tā ir pašreizējā regulējuma nepilnība, kas šos uzskaites sarakstus ļauj iestādēm iesniegt arī papīra veidā vai “Word” formātā, ko nevaram importēt savā datubāzē.

Tas savukārt ir neprofesionālu arhīvistu nopelns, kuri nemāk strādāt ar “Excel”, kas ir meklēšanai un datubāzēm piemērots formāts.

Pret to bija pretestība 2012. gadā, kad tapa pašreizējais regulējums par dokumentu arhivēšanu. Tagad tiek sagatavots jauns regulējums, kurš, cerams, labos šo nepilnību.

Tātad tas īsti nevar būt pārmetums arhīvam. Mēs šos sarakstus skenējam, ievietojam mājaslapā. Par dažiem periodiem šie uzskaites saraksti nav pilnībā pieejami, piemēram, no 13. gadsimta līdz 1940. gadam. Kā jau minēju, mums arī nav Ārlietu ministrijas lietu uzskaites sarakstu.

Arhīvu likumā paredzēts, ka iestādes un institūcijas drīkst iznīcināt tos publiskos papīra dokumentus, kas saglabāti elektroniskā vidē. Kādus dokumentus ir pieļaujams iznīcināt? Vai līdz ar to nezaudējam vērtīgu informāciju?

Nepastāv risks, ka šie dokumenti varētu pazust kā vēstures liecības. Lai tos pārnestu elektroniskā vidē, ir jāievēro Ministru kabineta noteiktas procedūras, tostarp jāveic daudz birokrātisku un nevajadzīgu darbību, kuru dēļ ļoti maz iestāžu ir izvēlējušās šādi rīkoties. Uzskatu, ka pirms šīs normas ieviešanas netika veikta pietiekama izpēte, lai tā varētu pilnvērtīgi darboties.

Arhīvu dokumentu digitalizācija sniedz daudz priekšrocību – pētniekiem ļauj atteikties no komandējumiem, vajadzīgie materiāli top pieejami no mājas datora, meklēšanas sistēmas ļauj viegli atrast dokumentus. Tādējādi atvieglots arī arhīvistu darbs, kuriem vairs nav fiziski jāmeklē un jāpārvieto pieprasītie dokumenti. Taču kā dokumentu digitalizācija vērtējama no drošības viedokļa? Cik pasargāti esam no datu zaudēšanas kādas tehniskas kļūmes vai kiberuzbrukuma dēļ?

Šādi riski, protams, ir jāapzinās, un arhīvs tiem ir pietiekami nopietni sagatavojies. Kā zināms, mūsu dati tiek uzglabāti Latvijas Nacionālās bibliotēkas datu centrā, kurš ir saņēmis ISO drošības sertifikātu. Tur zuduma riskiem nevajadzētu būt.

Latvijas Nacionālā arhīva glabātavu piepildījums jau tuvojas 94%, tātad drīz sāks trūkt vietas, turklāt vairākums ēku ir stipri nolietotas, žurnālam “Ir” jau 2020. gadā pauda arhīva direktore Māra Sprūdža, skaidrojot, kāpēc vajag modernizēt arhīvu. Kādi ir risinājumi? Vai tas nozīmē, ka jābūvē jaunas ēkas, glabātuves?

Situācija, uz kuru norādīja LNA direktore, nav mainījusies. Kultūras ministrijai ir iesniegta LNA ēku koncepcija, taču jaunas ēkas vēl neesam dabūjuši. Notiek pārrunas, un ir panākts progress saistībā ar arhīvu ēkas celšanu Vidzemes reģionam Cēsīs. Cerams, ka tā tiks arī uzbūvēta. Taču jautājumā par glabātuves būvniecību Rīgā nekas nav pavirzījies uz priekšu. Lai gan papīru dokumentu skaits samazinās, to pieaugums arhīvā tuvākajos 10–20 gados ir neizbēgams. Elektroniskais paraksts ir ieviests samērā nesen un tiek lietots apmēram pēdējos desmit gadus.

Kāds ir moderns nacionāla līmeņa arhīvs?

Viegli pieejams lietotājam. Šajā ziņā varētu runāt gan par digitalizāciju, digitālo materiālu pieejamību, gan ar viegli izpildāmām saistībām tiem, kuriem šie dokumenti ir arhīvam jānodod.

Moderns arhīvs spēj ātri un ar nelieliem līdzekļiem pieņemt un izsniegt informāciju.

Viens no LNA darbības virzieniem ir plaši izmantot un popularizēt dokumentus, kas interesē visu sabiedrību.

Mēs sabiedrībai piedāvājam ļoti lielu digitālo dokumentu klāstu, to skaitā “Radurakstus” dzimtas pētniecībai, kā arī filmu, skaņas un attēlu dokumentu vietni “Redzi, dzirdi Latviju”.

Tātad spējam piedāvāt visai daudz informācijas, kuru interesenti var saņemt, neatejot no sava datora un siltās kafijas krūzes.  

Taču arī arhīva klātienes apmeklējums ir un būs nepieciešamība, no kuras pilnībā nevaram atteikties. Arhīvs nevar precīzi paredzēt, par kādiem materiāliem pētnieki interesēsies. Turklāt ne visus dokumentus varam digitalizēt – tiem var būt dažādas fiziskā formāta īpatnības u. tml.

Kopumā LNA ir ap 22 miljonu lietu. Vienā lietā, pieņemsim, ir 100 lapu. Tātad kopumā tie ir 2,2 miljardi lapu jeb 2,2 miljardi attēlu. Tas ir neiedomājami daudz, turklāt ne viss no šī klāsta sabiedrību vai pētniekus interesē. Nav jēgas digitalizēt lietu, par kuru kāds interesējas reizi 10 vai 20 gados.

Kādas būs prioritātes, digitalizējot LNA krājumu?

Jebkas, kam ir sabiedrības interese. Tas ir ļoti vispārīgi teikts, taču tieši tā arī ir. Piemēram, sabiedrība interesējas par dzimtas pētniecību, un mēs turpinām dzimtas pētniecības dokumentu digitalizāciju. Sabiedrību interesē kino dokumenti un fotogrāfijas. Tātad mēs strādājam arī šajā virzienā. 

Kāda pašlaik ir interese par Latvijas PSR Valsts drošības komitejas jeb čekas dokumentiem, aģentu kartotēku, kuru atslepenoja 2018. gada nogalē? Vai turpināt šo dokumentu digitalizāciju?

Digitalizējam arī tos. Kā zināms, sabiedrības sākotnējā interese par šiem dokumentiem bija ļoti liela. Tagad tiem vairāk ir pievērsušies pētnieki.

Pašlaik mums visvairāk rūp tas, lai dokumenti, kuri atrodas institūcijās un ir saistīti ar čeku, nonāktu arhīvā.

Jo, kā zinām no publikācijām presē, dažās institūcijās, piemēram, Jūrmalas tiesā, šie dokumenti ir pazuduši.3 Tā ir mana versija, ka pazuduši, taču zinu, ka ir cilvēki, kuri šajā saistībā domā kaut ko citu. Tomēr mūsu iespējas atrast šos dokumentus ir ierobežotas – mums ir jāuzrauga ap 4000 arhīvu dažādās iestādēs, un visur klāt stāvēt nav iespējams.

1 Šī gada 27. jūlijā Valsts kontrole publiskoja revīzijas ziņojumu “Vai arhīvā tiek nodrošināta elektronisko dokumentu saņemšana?”, kurā konstatētas vairākas problēmas, kas apdraud arhīva pamatfunkcijas – uzkrāt un glabāt dokumentāro mantojumu.

2 Redakcijas piezīme: Arhīvu likuma 13. panta otrās daļas 3. punkts noteic, ka pieejamība tiek ierobežota publiskajiem dokumentiem, kuri radīti vai saņemti valsts drošības iestādēs, Aizsardzības ministrijā, Ārlietu ministrijā, Iekšlietu ministrijā, Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojā, Valsts prezidenta kancelejā, Valsts kancelejā vai tiek glabāti Latvijas Nacionālajā arhīvā, kuri satur ar nacionālo drošību, aizsardzību vai ārlietām saistītu informāciju, kuras atklāšana var radīt kaitējumu valsts vai sabiedrības interesēm. Šiem dokumentiem attiecīgās institūcijas vadītājs var noteikt vispārēju 30 gadus ilgu informācijas pieejamības ierobežojuma periodu. Diplomātiskā un konsulārā dienesta likuma 26. panta otrā daļa paredz, ka Ārlietu ministrijas valsts sekretārs var lemt par jauna informācijas pieejamības ierobežojuma perioda noteikšanu pirms iepriekš noteiktā ierobežojuma perioda beigām.

3 Redakcijas piezīme: tiek pieminēta bijušā Ministru padomes priekšsēdētāja Ivara Godmaņa lieta par iespējamo sadarbību ar VDK. Skat. Tiesa dzen pēdas Godmaņa VDK tiesvedības lietai un cer to atrast. Lsm.lv. 9.11.2017. Pieejams: https://www.lsm.lv/raksts/zinas/latvija/tiesa-dzen-pedas-godmana-vdk-tiesvedibas-lietai-un-cer-to-atrast.a256828/.