Kā tieslietu sistēma tiek galā ar krīzi? Pieredze un secinājumi (I)

Covid-19 krīze radīja dažādus izaicinājumus valsts pārvaldei. Īsā laikā bija jārod risinājumi, lai iedzīvotājiem sniegtie pakalpojumi netiktu pārtraukti. Apkopojot vairāk nekā 90 iestāžu pieredzi, Valsts kanceleja secina, ka marta beigās jau 97% gadījumu darbs tika veikts attālinātā režīmā.

Paātrinātā kārtībā tika izstrādāts un jau 5. aprīlī stājas spēkā arī jauns likums “Par valsts institūciju darbību ārkārtējās situācijas laikā saistībā ar Covid-19 izplatību”. Tā mērķis ir nodrošināt nepārtrauktu un efektīvu valsts institūciju darbību sabiedrības drošības interesēs laikā, kad valstī saistībā ar Covid-19 izplatību ir izsludināta ārkārtējā situācija.

Tajā paredzēts, ka iestādes darbu organizē tā, lai pēc iespējas nodrošinātu normatīvajos aktos noteikto funkciju un uzdevumu izpildi, vienlaikus ierobežojot tiešus savstarpējos kontaktus. Tas nozīmē gan attālinātu darba režīmu, gan izvērstu darbību elektroniskajā vidē. Likums paredz arī vairākas izmaiņas tieslietu jomā. Par izmaiņām tiesu darbā plašāk izklāstīts, piemēram, publikācijā “Tiesas pāriet uz rakstveida procesiem, ievērojot procesuālās tiesības”.

LV portāls jautā:

Cik lielā mērā Tieslietu ministrijas struktūras bija gatavas krīzei?

Raivis Kronbergs

Tieslietu ministrijas valsts sekretārs

Foto: Ieva Leiniša, LETA

Tieslietu sistēma jau iepriekš gatavojās pārmaiņām. Tāpēc, ja drīkstam uz šo situāciju paskatīties nedaudz ar humoru, šobrīd daudzi kolēģi secina, ka bijām gandrīz vai paredzējuši līdzīgu scenāriju. Par šādām pārmaiņām īpaši tika domāts, izstrādājot Tieslietu ministrijas stratēģiju 2018–2020, kad tieslietu sistēmas iestāžu vadītāji dalījās redzējumā, kādai būtu jābūt Tieslietu ministrijai un tieslietu sistēmai pēc Latvijas simtgades.

Runājot par šo krīzi, arī Tieslietu ministrija nākamajā rītā pēc 12. marta Ministru kabineta rīkojuma “Par ārkārtējās situācijas izsludināšanu” izdeva rīkojumu par ierobežojumiem un rekomendācijām ārkārtējās situācijas laikā. Līdzīgi rīkojās arī citas Tieslietu ministrijas padotības iestādes.

Jāņem vērā – katrai iestādei ir sava darbības specifika, un tās ir tiešās pakalpojumu sniedzējas. Tāpēc šo iestāžu izdotie rīkojumi par darbu ārkārtējā situācijā ir atšķirīgi. Tie galvenokārt attiecas uz to, kādā apjomā un veidā turpmāk tiks nodrošināti pakalpojumi, piemēram, klātienē vai tiešsaistē u. tml.

Vēl jāatzīmē, ka jau pirms šīs krīzes gan ministrijā, gan tās padotības iestādēs tika domāts par to, kā padarīt tieslietu sistēmu par saistošu darbavietu. Sapratām, ka mums jākļūst pretimnākošākiem un jābūt gataviem piedāvāt arī attālinātu darbu, elastīgu darba laiku: t. s. nemateriālo bonusu sistēmu, ko mūsdienās darbinieki sagaida no interesantas un patīkamas darbavietas. Šāda pieeja tika izstrādāta 2019. gadā, un darbinieki jau aktīvi izmantoja un novērtēja elastīgo darba laiku, taču iespēju strādāt attālināti pirms šīs krīzes izmantoja mazāk.

Kad tika izsludināta ārkārtējā situācija, nosakot riska grupas, mazinot kustību un riska apjomu, piedāvājām darbiniekiem tomēr vairāk izmantot iespēju strādāt no mājām. Secinājām, ka darbinieki spēj veiksmīgi strādāt arī attālināti un iepriekšminētie blakusfaktori, kas varētu traucēt, darba procesu būtiski neietekmē. Ne ministrija, ne iestādes ne uz brīdi nav pārtraukušas savu ikdienas darbu.

Manuprāt, šīm norisēm ir gan plusi, gan mīnusi. Nākotnē būs jādomā par to, ka tomēr vajadzētu ievērot noteiktu darba laiku, jo šobrīd, kad liela daļa cilvēku strādā attālināti un saspringtākā režīmā, tas ir “izplūdis”. Darba procesi notiek no agra rīta līdz vēlam vakaram. Tiek strādātas garākas stundas, šim darba laikam tiek pakārtota arī mājas dzīve, kurā paralēli ir bērni, skolēni, kas attālināti mācās, utt. Sagaidāms, ka darbinieki izdegs un viņiem būs pārslodze, par ko ir runāts jau agrāk. Tie ir riski.

Kā mainījies iestādes darbs ārkārtējās situācijas laikā?

Noteiktais ārkārtas stāvoklis un ierobežojumi lielākā vai mazākā mērā ietekmējuši daudzus: iedzīvotājus, uzņēmumus, arī valsts iestādes. Šobrīd svarīgi pielāgoties jebkuriem apstākļiem, lai darbs netiktu pārtraukts. Tiesu administrācija spēj nodrošināt darbiniekiem iespēju strādāt attālināti, paralēli veicot elektronisku darba uzskaiti. Šī priekšrocība dod iespēju strādāt tikpat efektīvi kā pirms noteiktā ārkārtas stāvokļa, kas ir ļoti svarīgi, lai varētu pilnvērtīgi nodrošināt tiesas ar visu nepieciešamo ikdienas darbu veikšanai.

Sākumā nelielas bažas radīja dezinfekcijas materiālu piegāde, jo nebija pieejami Latvijā ražoti materiāli, piemēram, sejas maskas, roku dezinfekcijas līdzekļi u. c., taču šobrīd tie ir. Tiesu administrācijas darbs turpināsies, kā ierasts, līdz ārkārtas stāvokļa beigām.

Santa Sausiņa

Valsts akciju sabiedrības “Tiesu namu aģentūra” valdes locekle

Foto: Zane Bitere, LETA

Tiesu nama aģentūra (TNA) darbojas trīs virzienos: nekustamo īpašumu apsaimniekošana un attīstīšana, tieslietu sektora informācijas komunikāciju tehnoloģiju infrastruktūras uzturēšana un juridiskās literatūras izdošana. Mēs šajā ārkārtas laikā pilnvērtīgi nodrošinām visus pakalpojumus tāpat kā līdz šim, vienīgi šobrīd ir slēgts tiešās pārdošanas juridiskās literatūras kiosks Rīgas apgabaltiesā, bet literatūru var iegādāties mūsu grāmatu interneta veikalā.

Konkrētā krīze, kurā būtiski ievērot fizisko distancēšanos un nodrošināt attālinātu darbu, mums apliecināja, ka līdz šim veiktie soļi, piemēram, tieslietu infrastruktūras centralizācija, ir atmaksājušies un pierādījuši – ieguldītais laiks un resursi izmantoti pareizi. Tādējādi mēs lielāko daļu savu IT pakalpojumu, tieši tāpat kā pirms krīzes, varam sniegt attālināti un arī mūsu klienti – tieslietu iestādes var organizēt darbu attālināti.

Ineta Baldiņa

Valsts zemes dienesta ģenerāldirektora p. i.

Foto: Valsts zemes dienests

Valsts zemes dienests ārkārtējās situācijas laikā sniedz visus savus pakalpojumus pilnā apmērā, taču ir mainījusies pakalpojumu sniegšanas kārtība. Dienests klientus apkalpo attālināti. Izņēmums ir būvju kadastrālā uzmērīšana, kas tiek veikta, ievērojot valstī noteiktos piesardzības pasākumus. Arī mērniekiem ir noteikta īpaša kārtība, kādā tiem Valsts zemes dienestā ir jāiesniedz normatīvajos aktos noteiktie dokumenti datu reģistrācijai vai aktualizācijai kadastrā.

Pārsvarā Valsts zemes dienestā nodarbinātie izvēlas jauktā tipa darba organizācijas veidu: atsevišķas dienas strādā mājās, atsevišķas dienas – Valsts zemes dienesta telpās. 29% Valsts zemes dienesta darbinieku izsludinātās ārkārtējās situācijas laikā ir nodrošināta iespēja strādāt attālināti – tie ir darbinieki, kuri ikdienā pamatā strādā ar elektronisko informāciju.

Ar kādām problēmām iestāde saskaras ārkārtējās situācijas laikā? Kā tās tiek risinātas?

Andris Munda, Tiesu administrācijas direktors:

Pasākumi, kas tiek veikti, lai mazinātu vīrusa izplatību, nav kļuvuši par šķērsli tiesu funkcionēšanai – Latvijas tiesas pilnā apjomā nodrošina pilsoņiem savu tiesību un likumisko interešu aizstāvību arī ārkārtas apstākļos.

Lai mazinātu iespējamos riskus, ārkārtējās situācijas laikā tiesās nozīmētās mutvārdu tiesas sēdes notiek tikai lietās, kas saistītas ar nozīmīgu tiesību aizskārumu un objektīvu steidzamību. Jau agrāk tiesas sēdes bija iespējams rīkot, izmantojot videokonferenci. Tagad šī iespēja ļauj turpināt ierasto darbu attālinātā režīmā. Tie cilvēki, kam tomēr jāierodas tiesā klātienē, var būt droši, ka ir ievēroti visi nepieciešamie pasākumi infekcijas riska mazināšanai.

Lai pasargātu tiesu darbiniekus, tiesu kancelejas no privātpersonām nepieņem un neizsniedz dokumentus (arī zemesgrāmatu jautājumos), izņemot gadījumus, kad likumā noteikts, ka dokumentus tiesā var iesniegt tikai personiski (ievērojot drošības pasākumus). Tiesās dokumentus var iesniegt, izmantojot “Latvijas pastu”, e-pastu vai tiešsaistes sistēmu (likumā noteiktajos gadījumos), kā arī atstājot īpašā dokumentu nodošanas punktā vai pastkastē pie tiesas.

Santa Sausiņa, valsts akciju sabiedrības “Tiesu namu aģentūra” valdes locekle:

Sākumā tieši IT sektoram bija būtiski vairāk darba, jo līdz šim tieslietu sektorā attālinātais darbs tika veikts izņēmuma gadījumos, šajos apstākļos atkarībā no iestāžu darba specifikas to strauji sāka praktizēt pat vairāk nekā 50% iestādēs nodarbināto. Līdz ar to bija jāiegulda liels darbs, lai tik lielam skaitam darbinieku nodrošinātu piekļuvi iestādes informācijas sistēmu resursiem. Protams, dažus pakalpojumus turpinām sniegt klātienē, piemēram, piegādāt un uzstādīt jaunus datorus iestādēs. Tāpat arī būvniecības un renovācijas darbi turpinās klātienē, ievērojot ekspertu ieteikumus.

Redzot, kas notiek ārvalstīs, pirms krīzes izsludināšanas Latvijā plānojām, kā pakalpojumus nodrošināt krīzes apstākļos. Piemēram, sadalījām darbiniekus vairākās grupās – kuri strādās tikai no mājām, kuri strādās birojā, kuri tikai dosies izbraukumā pie klientiem utt. Ar šādu darba organizāciju nodrošinājām, ka šīs grupas fiziski nekontaktējas savā starpā. Tādējādi, ja kāds kolēģis inficētos, būtu samazināts kontaktpersonu loks uzņēmumā.

Ineta Baldiņa, Valsts zemes dienesta ģenerāldirektora p. i.:

Valsts zemes dienesta pakalpojumus ārkārtējās situācijas laikā var pieprasīt tikai elektroniski, arī bez droša elektroniskā paraksta, piemēram, izmantojot portāla www.latvija.lv e-pakalpojumu “Iesniegums iestādei”, kā ari datu publicēšanas un e-pakalpojumu portālā www.kadastrs.lv, portālā www.latvija.lv, izmantojot oficiālo e-adresi vai elektronisko pastu.

Tas nozīmē, ka personai ir iespēja pieprasīt dienesta pakalpojumus – arī būvju kadastrālo uzmērīšanu un datu reģistrāciju un aktualizāciju kadastra informācijas sistēmā –, autentificējoties portālā www.latvija.lv un izvēloties pakalpojumu “Iesniegums iestādei”, nepievienojot elektroniski parakstītu iesniegumu. Ja pakalpojuma izpildei nepieciešami citi dokumenti, to oriģinālus vai atbilstoši normatīvo aktu prasībām apliecinātus atvasinājumus persona var iesniegt ar pasta vai kurjerpasta starpniecību, vai arī dokumentiem jābūt pieejamiem elektroniski – būvniecības informācijas sistēmā.

Statistikas dati rāda: kopš ārkārtējās situācijas izsludināšanas valstī Valsts zemes dienestā pieņemto pakalpojumu skaits dienā salīdzinājumā ar gada sākumu samazinājies par 25,88%. Šobrīd ir nedaudz pieaudzis elektroniski pasūtīto pakalpojumu skaits – šo tendenci varētu skaidrot ar sabiedrības spēju pielāgoties šībrīža apstākļiem.

Valsts zemes dienesta sniegtie būvju kadastrālās uzmērīšanas pakalpojumi tiek nodrošināti pilnā apmērā. Lai saņemtu pakalpojumu, ārkārtējās situācijas laikā klientiem un arī darbiniekiem ir jāievēro epidemiologu noteiktie drošības un piesardzības pasākumi – klientam rakstiski jāpamato nepieciešamība veikt šo būvju vai telpu grupu kadastrālo uzmērīšanu ārkārtējās situācijas laikā. Papildus klientam jāiesniedz rakstisks apliecinājums, ka viņš pats un viņa ģimene pēdējo 14 dienu laikā nav bijuši ārvalstīs, ka persona nav transporta un pasažieru pārvadājumu pakalpojumu sniedzēju darbinieks un pasažieru kravas vai tehnisko reisu apkalpes loceklis, kas ir atgriezies no darba brauciena un komandējuma. Apliecinājumā jānorāda, ka būvju kadastrālās uzmērīšanas pasūtītājs nav persona, kuru Slimību profilakses un kontroles centrs ir noteicis kā Covid-19 slimnieka kontaktpersonu, viņam nav laboratoriski apstiprināta Covid-19 diagnoze un pēdējo 14 dienu laikā viņš nav kontaktējies ar personu, kurai ir apstiprināta Covid-19 diagnoze. Papildus apliecinājumā jānorāda, ka būves/telpu grupas kadastrālās uzmērīšanas laikā objektā atradīsies ne vairāk kā viena persona.

Visi būvju kadastrālās uzmērīšanas speciālisti, kuri klātienē tiekas ar klientiem, ir iepazīstināti ar epidemiologu izstrādātajām veselības aizsardzības vadlīnijām un darba drošības prasībām, lai pasargātu klientus un būvju kadastrālās uzmērīšanas speciālistus no inficēšanās. Būvju kadastrālās uzmērīšanas speciālisti ir nodrošināti ar individuāliem aizsardzības līdzekļiem. Nodrošināta arī mērinstrumentu un automašīnu dezinfekcija.

Kādas atziņas šobrīd radušās nākotnes darbam pēc krīzes?

Raivis Kronbergs, Tieslietu ministrijas valsts sekretārs:

Esam “iemesti” digitālajā laikmetā. Kāds varbūt tam gatavojās vairāk, kāds mazāk, taču šobrīd mēs visi tur esam un ir jāpielāgojas. Pēc krīzes beigām būs jādomā, vai turpināsim tā  strādāt arī ikdienā vai tomēr atgriezīsimies pie iepriekšējās darba organizācijas, vairāk darba klātienē.  

Manuprāt, attālinātā darba mīnuss ir atsvešināšanās. Tieslietu resors vienmēr ir bijis saliedēts – par to līdz šim esam ļoti rūpējušies, ir izveidojušās lieliskas tradīcijas.

Turklāt strādāšana no mājām var būt psiholoģiski sarežģīta. Dažas dienas nedēļā arī es strādāju attālināti un vienlaikus pieskatu bērnus. Tāpēc saprotu, ko tas prasa no cilvēkiem, kas visu laiku pavada šādā režīmā – kad darbs, bērni, visi dzīves procesi notiek vienā uzturēšanās vietā bez iespējas kaut kur iziet un izvēdināt galvu.

Līdz ar to, ja nākotnē tiktu pieņemts kāds lēmums, piemēram, optimizēt ēkas un telpu nomu – jo šis laiks ir pierādījis, ka varam produktīvi strādāt arī attālināti, – paralēli jādomā arī par to, vai visi darbinieki spēj psiholoģiski izturēt nepārtrauktu darbu no mājām. Daudziem darbavieta ir būtiska, viņi vēlas tikties ar kolēģiem un mainīt ierasto vidi.

Vēl viena lieta, par ko varam domāt pēc šīs krīzes: darbinieku piesaiste no reģioniem. Kāpēc meklējam darbinieku tikai Rīgā, ja cilvēks darbu ar piekļuvi attiecīgajām sistēmām var veikt, atrodoties, piemēram, Daugavpilī? Ja būtu iespējams strādāt arī attālināti, tad speciālistus darbam valsts pārvaldē ar tajā noteikto algas apjomu varētu meklēt arī ārpus Rīgas.

Manuprāt, darbinieki šobrīd īpaši novērtē savu darbu un valsts pārvaldi kopumā. Es ļoti ceru, ka arī sabiedrība pozitīvi novērtēs valsts pārvaldes sniegto pakalpojumu artavu. Valsts pārvalde domā, strādā un ir sasniedzama arī šādā režīmā.

Andris Munda, Tiesu administrācijas direktors:

Šajā krīzes situācijā tiesas meklē un ievieš dažādus risinājumus. Tā, piemēram, Administratīvā rajona tiesa izskatīja administratīvo lietu, izmantojot vienu no interneta platformas videokonferenču risinājumiem. Lieta attālināti tika skatīta trīs tiesnešu sastāvā, tādējādi ievērojot distanci.

Šāds risinājums rasts, lai ārkārtējās situācijas laikā ātrāk izskatītu lietas un novērstu nepieciešamību lietas dalībniekiem ierasties tiesas telpās. Mums jādara viss iespējamais, lai pēc ārkārtas stāvokļa beigām nebūtu neizskatīto lietu uzkrājumu.

Santa Sausiņa, valsts akciju sabiedrības “Tiesu namu aģentūra” valdes locekle:

Kopumā šī krīze visā tieslietu nozarē ir būtiski vairojusi dažādu arī līdz šim pieejamu tehnoloģisko rīku izmantošanu un cilvēki atklājuši, ka tie tiešām ir noderīgi un atvieglo ikdienas darbu. Domāju, ka nākotnē ieguvumi būs gan darba devējam, gan ņēmējam. Mēs redzam, ka daudzus ikdienas darbus varam veikt attālināti, tāpat lielu daļu sanāksmju vai sarunu gluži labi var organizēt videorežīmā. Arī darbiniekiem būs lielākas iespējas strādāt no mājām, ja šāds modelis ir pieņemamāks.

Ineta Baldiņa, Valsts zemes dienesta ģenerāldirektora p. i.:

Valsts zemes dienestā attālinātais un elastīgais darba laiks nebija plaši izplatīta darba organizācijas forma. Līdz ar to, izsludinot ārkārtējo situāciju, bija nepieciešams ātri radīt procesa aprakstu. Tā bija jauna pieredze gan darbiniekiem, gan vadītājiem. Īpašs izaicinājums bija atbilstošs tehniskais nodrošinājums, proti, lai visiem tiem, kas vēlas un varētu strādāt attālināti, tāda iespēja arī tiktu nodrošināta.

Dienests no savas puses nodrošina darbiniekiem drošu piekļuvi dienesta informācijas sistēmām, izmantojot pieejamos tehnoloģiskos risinājumus. Darbiniekiem ir pāradresēti zvani uz mobilajiem telefoniem, tādējādi darbinieki ir sasniedzami gan klientiem, gan kolēģiem. Ikdienas darbā aktīvi tiek izmantoti attālinātas komunikācijas risinājumi – videokonferences un telefonkonferences. Tā arī ir jauna pieredze un iespēja izmantot jaunus rīkus savā darbā.

Darbinieki augstu novērtē iespēju strādāt attālināti un to, ka šobrīd viņi var strādāt no citiem – reģionālajiem – Valsts zemes dienesta birojiem, kas atrodas tuvāk viņu dzīvesvietai, tajā pašā laikā izmantojot iespēju strādāt ergonomiskā darba vidē.

Publikācijas turpinājumā savā pieredzē par darbu ārkārtējās situācijas apstākļos dalīsies Valsts probācijas dienests, Juridiskās palīdzības administrācija un Ieslodzījuma vietu pārvalde.