Darba devējam, izmantojot Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmu (EDS), ir iespējams iegūt informāciju par saviem darbiniekiem (tiem, kuri ir izvēlējušies nodokļa atvieglojumus piemērot pie konkrētā darba devēja) un aktuālajiem piemērojamiem nodokļu atvieglojumiem, kurus darba ņēmējs ir apstiprinājis. VID elektroniski informē darba devēju par izmaiņām saistībā ar darbiniekiem piemērojamajiem atvieglojumiem, nosūtot informāciju uz e-pasta adresi, kas norādīta sadaļā “Sarakste ar VID”. Šāds paskaidrojums sniegts VID informācijā “Algas nodokļa grāmatiņa”.

Ministru kabineta noteikumos Nr. 304 “Kārtība, kādā piešķirama algas nodokļa grāmatiņa” noteikts:

1. Valsts ieņēmumu dienests vienas darbdienas laikā pēc paziņojumā par apgādībā esošām personām sniegto datu pārbaudes un iesniegtās informācijas izvērtēšanas izdara grāmatiņā attiecīgu ierakstu. Ja pēc iesniegto dokumentu izvērtēšanas secināms, ka nodokļa maksātājam nav tiesību uz nodokļa atvieglojumiem vai nodokļa papildu atvieglojumiem, Valsts ieņēmumu dienests atsaka izdarīt grāmatiņā attiecīgu ierakstu, rakstiski informējot par to fizisko personu.
2. Valsts ieņēmumu dienests, pamatojoties uz tā rīcībā esošo informāciju, kas saņemta no institūcijām un citiem valsts reģistriem, grāmatiņā izdara atzīmi par nodokļa atvieglojuma piemērošanas periodu.
3. Valsts ieņēmumu dienests ne vēlāk kā otrajā darbdienā pēc izmaiņu izdarīšanas grāmatiņā elektroniski informē darba devēju vai citu institūciju, kura darbiniekam piemēro nodokļa atvieglojumus vai nodokļa papildu atvieglojumus, par darbinieka grāmatiņā iekļautajām izmaiņām attiecībā uz darbiniekam piemērojamiem atvieglojumiem un neapliekamo minimumu.

Normatīvie akti neprasa, lai darbinieks papildu informētu arī darba devēju. Ar EDS lielākoties strādā grāmatveži. Taču arī pašam darbiniekam jāpaseko, vai nodokļu atvieglojumi tiek piemēroti. To taču var konstatēt gan pēc kontā ienākušās algas apmēra, gan pēc informācijas algas lapiņā, kas darbiniekam ir jāsaņem, kad tiek izmaksāta ikmēneša darba samaksa. Šo darba devēja pienākumu paredz Darba likuma 71. pants.

Ministru kabineta 2010. gada 21. septembra noteikumu Nr. 899 “Likuma “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” normu piemērošanas kārtība”” 96. punkts paredz nodokļa pārrēķinu situācijās, ja nodokļa atvieglojums nav bijis piemērots vai ir bijis piemērots par ilgāku laiku, nekā personai ir bijušas uz to tiesības.

Ne jau viss ir reglamentējams tiesību normās. Ja ir šaubas, tomēr vienkāršākais ceļš, kā pārliecināties, vai ar atvieglojumu piemērošanu viss ir kārtībā, ir sazināties ar grāmatvedību un to pajautāt.