E-dokumenti – daļa no nacionālā dokumentārā mantojuma. Pieejami Nacionālajā arhīvā un iestādēs

Latvijas Nacionālajā arhīvā (LNA) uzkrātos dokumentus un informāciju ikviens var iegūt un izmantot savu tiesību un interešu aizstāvībai. Pēc Latvijas neatkarības atjaunošanas arhīvos esošie starpkaru Latvijas iestāžu dokumenti ieguva lielu vērību. Iedzīvotāji no arhīva saņēma izziņas, ka apliecināja īpašuma tiesības, pierādīja radniecību ar bijušajiem īpašniekiem, apliecināja darba stāžu, dienestu bruņotajos spēkos u.tml. Tikpat svarīgi pēc 20, 50 un 100 gadiem būs arī mūsdienās radītie dokumenti papīra un elektroniskajā veidā.

Elektroniskie dokumenti, t.i., jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai, ir daļa no mūsu ikdienas. Kopš Elektronisko dokumentu likuma stāšanās spēkā pagājuši jau 12 gadi. Šādu dokumentu izmantošana ir gan ērtāka, gan ekonomiski izdevīgāka.

Jāatceras, ka e-dokumenti ir līdzvērtīgi papīra dokumentiem, līdz ar to glabājami LNA saskaņā ar normatīvajiem aktiem. Savukārt institūcijām ir pienākums nodot arhīvam glabāšanā elektroniskos dokumentus.

Arhīvā glabājas neliels skaits e-dokumentu

LNA uzkrāj pastāvīgai valsts glabāšanai atlasītos dokumentus – dokumentus, kuri glabājami mūžīgi. Normatīvie akti noteic, ka elektroniskos dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā iestādēm arhīvam ir jānodod ne vēlāk kā piecu gadu laikā pēc to radīšanas. Šāds termiņš noteikts Arhīvu likuma 6.panta otrajā daļā un MK noteikumu Nr.117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" 18.punktā. Salīdzinoši papīra dokumenti glabāšanā arhīvam jānodod 15 gadu laikā.

Iedzīvotājiem, rodoties vajadzībai saņemt izziņu par dažādos dokumentos ietverto informāciju, būtu jādodas uz arhīvu. Taču šajā gadā Valsts kontroles (VK) veiktās lietderības revīzijas "Elektronisko dokumentu un datu glabāšanas Latvijas Nacionālajā arhīvā" ziņojumā norādīts, ka vairums valsts pārvaldes iestāžu e-dokumentu, kuriem būtu jābūt arhīvā, šobrīd tur neatrodas un glabājas attiecīgo iestāžu informācijas sistēmās. VK revīzijas uzsākšanas brīdī ne no vienas valsts informācijas sistēmas, kurās uzkrāj iedzīvotāju biežāk meklēto informāciju, elektroniskie dati uzglabāšanai arhīvā nebija nodoti. Iedzīvotājiem tas ir pat ekonomiski izdevīgāk, jo process, institūcijām izsniedzot informāciju iedzīvotājiem no to izveidotām informācijas sistēmām, ir lētāks, nekā LNA izsniedzot informāciju no glabāšanai pieņemtajiem datiem, secinājusi Valsts kontrole.

"Arhīvā dokumenti glabājas divos serveros, kuri fiziski atrodas dažādās vietās."

Iestādes datu nenodošanu pamato ar nepieciešamību šos datus izmantot iestādes funkciju un uzdevumu pildīšanai. Normatīvie akti iestādei ļauj šādi rīkoties, vēršoties arhīvā ar lūgumu pagarināt glabāšanas termiņu. Turklāt to var darīt vairākkārt. VK veiktajā revīzijā norādīts, ka šobrīd LNA elektroniskos dokumentus uzglabā niecīgā daudzumā – no kopējā trīs gadu laikā glabāšanā pieņemto lietu skaita tie ir vien 0,27 procenti. Turklāt vairums e-dokumentu saņemts no iestādēm, kuras ir likvidētas.

LNA direktore Māra Sprūdža norāda, ka VK revīziju veica par laika posmu, kurā valsts pārvaldes apritē bija salīdzinoši maz e-dokumentu, paredzēts, ka tuvākajā laikā nodoto e-dokumentu apjoms palielināsies. Turklāt daudzas valsts informācijas sistēmas veidotas pirms vairākiem gadiem, un tās tehniski neparedz dokumentu izdošanu arhīvam. Jaunajā plānošanas periodā, kurā tiks veikta informācijas sistēmu uzlabošana, arhīvs raudzīsies, lai starp sistēmām būtu saderība, uzsver M.Sprūdža.

E-dokumentu uzglabāšanas noteikumi

Papīra dokumenti joprojām sabiedrībā rada lielāku uzticību un pārliecību nekā e-dokumenti. Zemo uzticības līmeni elektroniskajai videi nosaka arī neziņa par elektronisko dokumentu ilgstošas glabāšanas iespējām. Daļai iedzīvotāju varētu rasties jautājums – vai var paļauties, ka pēc daudziem gadu desmitiem arhīvs spēs sniegt izziņas jomās, kurās šodien visu apstrādā elektroniskā veidā? Šaubas ir dabiska parādība, uztraukums valdīja arī tad, kad pergamenta vietā sāka izmantot papīru, atzīst M.Sprūdža.

Bažām, ka nākotnē arhīva fondos esošie e-dokumenti varētu būt nepieejami, nav pamata. Pirmkārt, nav būtiski, vai dokuments ir papīra formātā vai elektroniskā veidā, dokumentu glabā saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto termiņu, tajā skaitā arī mūžīgi.

"Sabiedrība neuzticas elektroniskajai videi."

Otrkārt, tiek domāts par datu drošību. Kā skaidro LNA direktore, arhīvā dokumenti glabājas divos serveros, kuri fiziski atrodas dažādās vietās. Ja ar vienu serveri kaut kas atgadītos, visi dati joprojām glabātos otrajā serverī un būtu pieejami. Tāds pats princips jāievēro, glabājot datus elektroniski arī privātajā arhīvā. "Jebkuri elektroniskie dokumenti, piemēram, fotogrāfijas, video, ir jāglabā divās vietās – divos dažādos datu nesējos, piemēram, divos ārējos cietajos diskos, kuriem jāatrodas attālināti vienam no otra," norāda M.Sprūdža.

Datus nav ieteicams glabāt diskos, kuros mēdz ierakstīt mūziku, – tie nav uzticami. Tajos datus var uzglabāt tikai dažus gadus, pēc tam tie būtu jāpārraksta jaunā diskā. Ja personiskā arhīva dokumentus nolemts glabāt ārējā cietajā diskā, ieteicams izvēlēties atšķirīgu firmu ražojumus, lai, gadoties brāķim, vismaz viens datu nesējs darbotos un vērtīgā informācija nepazustu. Tādēļ viens no drošākajiem veidiem ir glabāt dokumentus uz serveriem.

Attīstoties tehnoloģijām un elektroniskajai videi, izmaiņām līdzi seko arī arhīvs - tiek veikti uzlabojumi, atjauninājumi. "Papīra dokumentu var nolikt plauktā un aizmirt par to kaut uz 50 gadiem, turpretī ar elektronisko dokumentu nepārtraukti jādarbojas, jāseko līdzi tehnoloģiju izmaiņām un attiecīgi jārīkojas," stāsta LNA direktore.

E-dokumentu aprites pieaugums ekonomiski izdevīgs

Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas (VARAM) 2010. un 2011.gada pētījumos secināts, ka teju puse valsts un pašvaldību iestāžu savā starpā sarakstās papīra formātā. Pēc VARAM datiem, viena papīra dokumenta aprites izmaksas ir 0,81 eiro, turpretī elektroniskā dokumenta aprites izmaksas ir teju trīs reizes mazākas – 0,23 eiro. VK aprēķinājusi, ka, palielinot elektronisko dokumentu apriti tikai par 1%, valsts katru gadu ietaupītu līdz 113 tūkstošiem eiro.

Arhīvs piedāvā e-pakalpojumus

Jau pirms 10 gadiem LNA uzsāka Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas (VVAIS) ieviešanu ar mērķi izveidot sistēmu, kas nodrošinātu valsts arhīvu informācijas resursu pieejamību sabiedrībai un valsts un pašvaldības institūciju elektronisko dokumentu un datu uzkrāšanu un glabāšanu. Tas nozīmē, ka iedzīvotājiem arhīva pakalpojumu saņemšanai nebūtu jādodas klātienē uz arhīvu.

Šobrīd visi plānotie e-pakalpojumi pilnībā nav pieejami. Iedzīvotājiem ir iespēja izmantot divus e-pakalpojumus, norāda arhīva direktore M.Sprūdža. Reģistrējoties arhīva portālā, izmantojot latvija.lv, var pasūtīt izziņas, kuras klients pēc saviem ieskatiem var saņemt gan elektroniski, gan ierastajā papīra formātā. Tāpat iespējams pierakstīties lasītavas apmeklējumam.

"Palielinot elektronisko dokumentu apriti par 1%, valsts katru gadu ietaupītu līdz 113 tūkstošiem eiro."

Vēsturnieku gaidītākais e-pakalpojums ir iespēja elektroniski pasūtīt lietas uz arhīva lasītavām. Kā informē M.Sprūdža, minētā pakalpojuma nodrošināšana ir viena no arhīva prioritātēm nākamajā gadā, un šobrīd norit darbs pie datu ievadīšanas sistēmā.

Nākamgad arhīvs uzsāks arī aktīvāku sadarbību ar valsts pārvaldes iestādēm datu pieņemšanā glabāšanai. Noslēdzoties pilotprojektiem, iestādes dokumentus arhīvam varēs iesniegt, izmantojot portālu, redzēt tajā piezīmes un veikt labojumus u.tml., stāsta arhīva direktore.