Par uzņēmuma darba kārtības nodrošināšanu un darba organizāciju atbild darba devējs. Ja darbinieks, kas ir materiāli atbildīgā persona, ir ilgstoši darbnespējīgs (piemēram, slimības dēļ) un nespēj pildīt savus pienākumus, tad darba devējam ir pienākums nodrošināt materiāli atbildīgās personas aizvietošanu. Ņemot vērā, ka darbinieku nevar norīkot veikt darba līgumā neparedzētus pienākumus bez viņa piekrišanas, ja cita persona uzņemas materiālo atbildību, tas noformējams kā rakstveida vienošanās vai rīkojums.  

Materiāli atbildīgā persona ir civiltiesiski atbildīga par tai uzticētajām vērtībām. Ja šīs personas nav klāt, tad bez atbilstošas pilnvaras vai rīkojuma neviens cits ar šīm vērtībām nedrīkst veikt darbības. 

Dokumenta datums ir viens no obligātajiem rekvizītiem, kas nodrošina tā juridisko spēku (Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. pants). Ja dokumenta datums neatbilst faktiskajam parakstīšanas brīdim, tad tas var tikt uzskatīts par formālu neatbilstību, bet ne vienmēr par viltojumu. Savukārt, ja dokumenta datums ir kritiski svarīgs (piemēram, saistību uzsākšanai, inventarizācijai), tad atpakaļejošs datums var padarīt dokumentu spēkā neesošu. Dokumentu parakstīšana ar atpakaļejošu datumu bez skaidra pamatojuma var radīt riskus, tostarp atbildību par nepatiesu informāciju.