Saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 1.panta pirmo daļu dokuments ir jebkura rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts vai fiziskā persona. Minētais likums noteic prasības, lai dokuments iegūtu juridisko spēku, jo tikai tāds dokuments, kas ir apveltīts ar juridisko spēku, nodrošina iespēju izmantot attiecīgo dokumentu tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai.

Tiesību īstenošana nozīmē, ka personai ir ar likumu aizsargāta iespēja noteiktā viedā rīkoties vai ar kaut ko rēķināties (piemēram, normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā tiesības saņemt pabalstu vai atalgojumu par atbilstoši padarītu darbu). Savukārt atbilstoši Latvijas Republikas Satversmes 92.pantam ikviens var aizstāvēt savas tiesības un likumiskās intereses taisnīgā tiesā.

Dokumentu juridiskā spēka likums nosaka obligātos rekvizītus, kas dokumentam nodrošina juridisko spēku. Minētā likuma 4.panta pirmā un otrā daļa nosaka: lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus: 1) dokumenta autoru nosaukumu; 2) dokumenta datumu; 3) parakstu.

Taču tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus: 1) dokumenta izdošanas vietas nosaukumu; 2) zīmoga nospiedumu; 3) dokumenta apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprināšanu; 4) dokumenta reģistrācijas numuru. Savukārt saskaņā ar likuma 4.panta trešo daļu dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu.

Dokumentu juridiskā spēka likuma 5.panta pirmā daļa noteic, ka dokuments ir parakstāms pašrocīgi. Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumos Nr.916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” (MK noteikumi Nr.916) ir noteiktas rekvizītu, kuri ietekmē dokumenta juridisko spēku, tai skaitā rekvizīta paraksts, noformēšanas prasības.

Minēto Ministru kabineta noteikumu 3.3.apakšnodaļa „Paraksts” noteic, ka organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālas institūcijas dokumenta rekvizītā „paraksts” iekļauj:

1. dokumenta parakstītāja pilnu amata nosaukumu, kas ietver organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas nosaukumu un amata nosaukumu. Ja organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas pilns nosaukums ir ietverts rekvizītā „dokumenta autora nosaukums”, to amata nosaukumā var nenorādīt;
2. attiecīgās amatpersonas personisko parakstu;
3. amatpersonas personiskā paraksta atšifrējumu. Organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas dokumentu paraksta tā persona, kuras amats minēts rekvizītā „paraksts”. Ja organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas dokumentā ir sagatavots kādas amatpersonas paraksts, bet faktiski dokumentu paraksta cita amatpersona (pienākumu izpildītājs), zem amatpersonas amata nosaukuma raksta atzīmi „p.i.” un norāda faktiskā parakstītāja paraksta atšifrējumu.

Fiziskas personas dokumenta rekvizītā „paraksts” iekļauj attiecīgās personas personisko parakstu. Ja dokumenta autors ir rakstīt nepratējs vai fiziski nav spējīgs parakstīt dokumentu un viņa vietā dokumentu paraksta cita persona, tad papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 5.panta otrajā daļā minētajai informācijai dokumentā norāda ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt dokumenta faktisko parakstītāju.

Tātad ne Dokumentu juridiskā spēka likums, ne Ministru kabineta noteikumi Nr.916 neparedz iespēju dokumentu parakstīt, atveidojot  paraksta zīmoga nospiedumu.

Atbildot uz jautājumu, vai šāda dokumenta izmantošana ir pārkāpums (ja ir, tad kāda atbildība ir paredzēta), informējam – ja dokumentam nav minēto rekvizītu (dokumenta autora nosaukuma, dokumenta datuma, paraksta un adresāta (ja tāds ir jānorāda)) vai tiesību aktos noteiktos gadījumos papildu rekvizītu (organizācijas dokumentos), tad saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 1.panta otro daļu tas citām organizācijām un fiziskajām personām nav saistošs, tomēr šāds dokuments ir saistošs dokumenta autoram.