Privātpersonu lietišķā sarakste. Kas jāzina, lai nepieļautu kļūdas (II)

Šajā rakstā ir apkopotas dokumentu noformēšanas prasības, kas noteiktas Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumos Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība". Prasības attiecas uz dokumentiem, kurus rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts vai fiziskā persona.

Dokumentu noformēšana

Dokumentu noformēšanā ir jāievēro dokumenta malu attiecības. MK noteikumu 79.-81.punkts paredz: lai aizsargātu tekstu un rekvizītus, dokumentā atstāj šādas malas:

• kreiso – ne mazāku par 30 mm (ja tekstu raksta abās lapas pusēs, otrajā lapas pusē – ne mazāku par 10 mm);
• labo – ne mazāku par 10 mm (ja tekstu raksta abās lapas pusēs, otrajā lapas pusē – ne mazāku par 30 mm);
• augšējo – ne mazāku par 20 mm;
• apakšējo – ne mazāku par 20 mm.

Kreisās malas attiecībai ir jābūt lielākai: lai, dokumentu iesienot, ievākojot u.c., aizsargātu tekstu. Malu attiecības ir jāievēro arī, rakstot dokumentu ar roku, aptuveni nosakot malu attiecības.

Vēl dokumenta noformēšanā jāievēro dokumenta darba laukums, kas atrodas starp dokumenta malām. Darba laukumā ir šādas zonas:

• veidlapas rekvizītu zona – ne vairāk par 40 mm;
• pirmsteksta zona – ne vairāk par 60 mm;
• teksta zona;
• paraksta zona.

To A4 formāta lapā izvieto šādi:

Dokumenta darba laukuma zonu izvietojums ir norādīts arī MK noteikumu 2.pielikumā.

Dokumenta teksta noformēšana

MK noteikumu 7.5.apakšnodaļā izklāstīti dokumenta teksta noformēšanas principi. Būtiski iegaumēt, ka dokumenta teksts ir jāveido nepārprotami uztverams, iespējami lakonisks un vienkāršs. Ja nepieciešams, tekstu var sadalīt saturiski pamatotās rindkopās vai punktos.

Dokumenta tekstā var būt:

1. ievaddaļa – tajā sniedz vispārīgu informāciju par attiecīgo jautājumu;
2. izklāsta daļa – sniedz problēmas pamatojumu un izvērsumu, šo daļu raksta iespējami koncentrētu, pieminot tikai faktus, kas ir nepieciešami un pietiekami dokumenta mērķa pamatošanai;
3. secinājumu daļa – ietver dokumenta mērķi, piemēram, domas vai datu kopsavilkumu, turpmākās rīcības uzdevumu, pamudinājumu uz noteiktu rīcību.

Dokumenta teksta noformēšanā ir svarīgi ievērot, ka rindkopas atkāpi veido piecas burtu vietas vai 1,25-1,27 cm no dokumenta darba laukuma kreisās puses. Savukārt, ja dokumenta nodaļas teksts beidzas nepilnā lappusē, jaunu nodaļu var rakstīt nākamajā lappusē, iepriekšējās nodaļas beigas atzīmējot ar nodaļas beigu zīmi rindas vidū.

To norāda šādi:________

vai

***

Var būt situācijas, kad dokumenta tekstu nepieciešams dalīt nodaļās vai apakšnodaļās. Šādā gadījumā nodaļai vai apakšnodaļai piešķir nosaukumu, kas atklāj tās saturu. Nodaļas vai apakšnodaļas nosaukumu norāda tās sākumā rindas vidū. Nodaļas un apakšnodaļas numurē ar arābu cipariem (piemēram, 1.,2.,3.), rakstot numuru nodaļas vai apakšnodaļas nosaukuma priekšā. Apakšnodaļas numuru veido nodaļas kārtas skaitlis un apakšnodaļas kārtas skaitlis, kas cits no cita atdalīti ar punktu (piemēram, 1.1., 1.2., 2.1.). 

Teksta satura atklāsts

Teksta satura atklāsts nav obligāta prasība privātpersonu lietišķajā sarakstē, bet to var lietot oficiālu dokumentu izveidē. Noteikumu 149.-151.punktā ir skaidrots, ka teksta satura atklāstā ietver īsu informāciju par dokumenta saturu. Atklāsta teksts atbild uz jautājumu, par ko ir šis dokuments. Teksta satura atklāstu parasti sāk ar vārdu "Par".

To norāda šādi:

Akciju sabiedrības "X"

valdes priekšsēdētājam

god. J.Vējiņam

Par ikgadējā atvaļinājuma piešķiršanu

Dokumenta teksts

Teksta satura atklāstu raksta dokumenta pirmsteksta zonā pirms dokumenta teksta. Teksta satura atklāstu izvieto dokumenta kreisajā pusē līdz darba laukuma vidum. Ja teksta satura atklāsts ir garš, to var rakstīt visa dokumenta darba laukuma platumā.

Teksta pielikuma veidošana

Ir iespējams, ka dokumentam ir nepieciešams pievienot papildinformāciju, tad tas ir jānorāda arī pašā dokumentā. Noteikumu 153.-154.punktā teikts, ka teksta pielikuma norādi noformē dokumenta tekstā ar vārdu "pielikums", liekot to iekavās. Ja pielikumi ir vairāki, pirms vārda "pielikums" norāda attiecīgā pielikuma numuru.

To norāda šādi:

Līgas Lapsiņas atvaļinājuma grafiks (1.pielikums).

Savukārt, ja dokumenta tekstā atsaucas uz iepriekš norādītu pielikumu, turpmāk tekstā raksta norādi "sk. pielikumu", norādot attiecīgo pielikuma numuru, ja tāds ir.

To norāda šādi:

Līgai Lapsiņai pienākas četru nedēļu ilgs ikgadējais atvaļinājums (sk. 1.pielikumu).

Ja dokumentam ir pievienots pielikums, to norāda ne tikai dokumenta tekstā, bet arī ar atsevišķu uzrakstu. Noteikumu 158.-162.punkts paredz, ka norādi par pievienotajiem dokumentiem raksta teksta zonā zem dokumenta teksta. Norādē par pievienotajiem dokumentiem ietver:

• vārdu "Pielikumā", aiz kura liek kolu;
• pievienotā dokumenta nosaukumu;
• pievienotā dokumenta lapu skaitu.

To norāda šādi:

Pielikumā: Darbinieku atvaļinājumu grafiks uz 5 lp.

Ja dokumentam pievienotais dokuments ir cauršūts (caurauklots) vai brošēts, norādē par pievienotajiem dokumentiem var nenorādīt pievienotā dokumenta lapu skaitu. Ja dokumentam pievieno vairākus cita dokumenta eksemplārus, norādē par pievienotajiem dokumentiem norāda arī eksemplāru skaitu.

To norāda šādi:

Pielikumā: Darbinieku atvaļinājumu grafiks uz 5 lp. 2 eks.

Iesnieguma paraugs ar satura atklāstu un pielikuma norādi:

Līga Lapsiņa

Pers. kods: 000000-00000

Bruņinieku iela 106-2, Rīga, LV-1221, tālr. +371 20000000, e-pasts liga.lapsina@inbox.lv

IESNIEGUMS

Rīgā

2013.gada 1.septembrī

Akciju sabiedrības "X"

valdes priekšsēdētājam

god. J.Vējiņam

Par ikgadējā atvaļinājuma piešķiršanu

Iesnieguma teksts

Pielikumā: Darbinieku atvaļinājumu grafiks uz 5 lp.

(personīgais paraksts)

L.Lapsiņa