Dokuments ir jāizstrādā tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju radīt dokumenta atvasinājumu.
FOTO: Māris Kaparkalējs
Lietišķās sarakstes prasības un ieteikumus ir iespējams apgūt gan no lietvedības mācību grāmatām, gan tās ir noteiktas Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumos Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība".
Šajā rakstā ir apkopotas lietišķās sarakstes prasības, kas noteiktas iepriekš minētajos noteikumos. Prasības attiecas uz dokumentiem, kurus rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts vai fiziskā persona.
Vispārīgās prasības dokumentu izstrādei
MK noteikumu otrā nodaļa atrunātas vairākas prasības, kas ir jāievēro pareizai dokumentu izstrādei. Būtiski ir iegaumēt, ka dokumentu izstrādā tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu tā juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju radīt dokumenta atvasinājumu. Tas nozīmē, ka dokumentam ir jāatbilst visām dokumentu izstrādes un noformēšanas prasībām.
Ir jāievēro, ka dokumentā nedrīkst būt
Saīsinājumu lietošana
Bieži lietišķajā sarakstē izmanto vārdu saīsinājumus. Tādēļ ir jāzina, kā tos pareizi lietot. Noteikumu 8.punkts paredz: ja dokumentā lieto vārda vai vārdkopas saīsinājumu, to dokumentā atrunā. Saīsinājumu veido aiz saīsināmā vārda vai vārdkopas, iekavās ierakstot vārdu "turpmāk –" un attiecīgo saīsinājumu. Piemēram, Patērētāju tiesību aizsardzības centrs (turpmāk - PTAC).
Dokumentā var neatrunāt tradicionālos saīsinājumus valsts valodā. Tradicionālie saīsinājumi, kurus tekstā parasti lieto kā saīsinājumus, ir šādi
Saīsinājums |
Saīsinājuma skaidrojums |
oC | Celsija grāds (aiz skaitļa) |
Ls | lats (kopā ar summu cipariem) |
nr. | numurs (aiz skaitļa) |
Nr. | numurs (pirms skaitļa) |
p.i. | pienākumu izpildītājs |
plkst. | pulksten |
sal. | salīdzināt |
sk., arī skat. | skatīt |
š.g. | šā gada; šī gada |
t.i. | tas ir |
u.c. | un citi |
u.tml. | un tamlīdzīgi |
utt. | un tā tālāk |
vai tml. | vai tamlīdzīgi |
P.S. | piebilde aiz paraksta (latīņu post scriptum) |
Dokumentā var lietot arī saīsinājumus, ar kuriem tekstā aizstāj parasti pilnā formā lietotus vārdus vai izteiksmes, ja tas nerada satura pārprotamību. Piemēram, apm. (apmēram), att. (attēli), dok. (dokuments) un citi, kā arī starptautiskos un Latvijas Republikā pieņemtos mērvienību apzīmējumus un to saīsinājumus, piemēram, vārds "stunda", starptautiskais apzīmējums – h, latviskais apzīmējums – st. Sīkāk piemēri ir izklāstīti noteikumu 1.pielikumā.
Dokumenta autors
Rakstot, piemēram, iesniegumu, pirmo raksta dokumenta autoru. Noteikumu 3.1.apakšnodaļa paredz: ja dokumenta autors ir fiziska persona, dokumentā norāda attiecīgās personas vārdu, uzvārdu un ziņas, kas ļauj dokumenta autoru nepārprotami identificēt, piemēram, deklarētās dzīvesvietas adresi, mācību iestādes nosaukumu un mācību apliecības numuru, personas kodu u.c.
Dokumenta autora nosaukums ir jānorāda dokumenta sākumā, un tas ir jānorāda visos dokumenta eksemplāros, arī tajos, kuri paliek pie dokumenta autora.
To norāda šādi:
Līga Lapsiņa
Pers. kods: 000000-00000
Bruņinieku iela 106-2, Rīga, LV-1221, tālr. +371 20000000, e-pasts liga.lapsina@inbox.lv
Dokumenta veids
Lietišķajā sarakstē ir jāprecizē, kāds ir dokumenta veids. Noteikumu 128.punkts paredz, ka dokumenta veida nosaukumu raksta nominatīvā, grafiski izceļot attiecībā pret pārējo dokumenta informāciju, piemēram, ar lielajiem burtiem.
To norāda šādi:
IESNIEGUMS
Dokumenta izdošanas vietas nosaukums
Noteikumu 29.-31.punktā izklāstīts, ka dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda dokumenta parakstīšanas vietu. Ja dokuments izdots Latvijā, dokumenta izdošanas vietas nosaukumu norāda atbilstoši attiecīgās administratīvās teritorijas oficiālajam nosaukumam. Ja dokuments izdots
To norāda šādi:
IESNIEGUMS
Rīgā
Dokumenta datums
Dokumenta datumam ir jābūt dokumenta parakstīšanas datumam. Noteikumu 3.2.apakšnodaļa noteic, ka dokumenta datumu var attēlot divos veidos:
Piemēram, 2013.gada 1.septembrī
Piemēram, 01.09.2013.
Adresāts
Adresāts ir dokumenta saņēmējs, kam ir domāts iesniegums vai attiecīgi dokuments. Noteikumu 3.4.apakšnodaļa noteic: ja dokumenta saņēmējs ir:
To norāda šādi:
Akciju sabiedrības "X"
valdes priekšsēdētājam
god. J.Vējiņam
Zem adresāta vārda un uzvārda var norādīt arī saņēmēja adresi vai elektroniskā pasta adresi, ja dokumentu nosūta pa elektronisko pastu.
Paraksts
Personai izveidotais dokuments obligāti ir jāparaksta, lai tam būtu juridisks spēks. Noteikumu 3.3.apakšnodaļa paredz, ka fiziskas personas dokumenta rekvizītā "paraksts" iekļauj attiecīgās personas personisko parakstu. Personai ir jāparaksta visi dokumenta eksemplāri, arī tie, kuri paliek pie dokumenta autora.
Ir jāievēro, ka dokumentu noformē tā, lai rekvizīts "paraksts" būtu vienā lapā ar dokumenta tekstu vai vismaz teksta daļu (rindu).
To norāda šādi:
(personīgais paraksts)
L.Lapsiņa
Iesnieguma paraugs
Līga Lapsiņa
Pers. kods: 000000-00000
Bruņinieku iela 106-2, Rīga, LV-1221, tālr. +371 20000000, e-pasts liga.lapsina@inbox.lv
IESNIEGUMS
Rīgā
2013.gada 1.septembrī
Akciju sabiedrības "X"
valdes priekšsēdētājam
god. J.Vējiņam
Iesnieguma teksts
(personīgais paraksts)
L.Lapsiņa
Turpmāk vēl.