Šodienas realitāte – attālinātais darbs. Kam piemērotāks un kā organizējams?

Kā intervijā LV portālam atzinis Latvijas Universitātes Biznesa, vadības un ekonomikas fakultātes dekāns, profesors Gundars Bērziņš, Latvijas uzņēmumiem ir vieni no sliktākajiem rādītājiem digitālās ekonomikas un sabiedrības indeksa (DESI) sadaļā par uzņēmumu digitalizāciju un inovatīvu risinājumu ieviešanu uzņēmumu pārvaldībā. Inovatīvi risinājumi ir dārgi, prasa lielu darbinieku iesaisti un laika patēriņu.

Pēc G. Bērziņa domām, tieši tagad ir laiks un iespēja situāciju uzlabot. “Uzņēmumiem šobrīd vajadzētu audzēt kapacitāti, lai tie būtu gatavi brīdim, kad sāksies ekonomikas atgūšanās. Papildus tradicionālajiem uzņēmumu veiksmes faktoriem izaugsmes stratēģijai pēckrīzes periodā ir svarīgi vairāki faktori: izglītoti darbinieki, darbinieku saglabāšanas politika, pārvaldes procesu efektivitāte, likviditāte, finanšu veselība un parādu apjoma pārvaldība. Pēc atgriešanās normālas dzīves režīmā mēs būsim pieraduši pie attālinātā darba iespējām. Tā īpatsvars palielināsies: pasaules prakse liecina, ka vidēji 20–30% pienākumu uzņēmumā var veikt attālināti.”

Darbinieka piemērotība attālinātā darba veikšanai

Vai attālināto darbu var strādāt jebkurš?

Jā, attālināto darbu var strādāt jebkurš cilvēks, taču atkarībā no personības un psihoemocionālā profila vai emocionālā stila, tam vairāk vai mazāk pielāgojoties, viņa attieksme pret šādu darba organizācijas formu var būt atšķirīga. Piemēram, ekstraverti cilvēki uz to raudzīsies citādi nekā introverti. Ekstravertie varētu justies ierobežoti, savukārt introvertie neizjustu nekādu apgrūtinājumu.

Izmēģināt strādāt attālināti mūsdienās vēlas arvien vairāk cilvēku. Kāpēc tas šķiet saistoši?

Attālināts darbs, protams, ja tāds ir iespējams konkrētajā industrijā, uzņēmumā vai amatā, rada priekšrocības visām pusēm. Darbiniekam tā ir pielāgošanās savam diennakts ritmam, iespēja nodrošināt lielāku saikni ar ģimeni, būt vairāk mājās, patstāvīgums laika plānošanā, pārmaiņas satiksmē uz darbu un atpakaļ, iespējams, arī naudas ietaupījums. Savukārt darba devējam tā būs iespēja ietaupīt administratīvos resursus.

Attālinātais darbs no darbinieka prasa piemērošanos atšķirīgiem darba apstākļiem. Kuri būtu svarīgākie aspekti, ar ko jārēķinās? 

Tā darbiniekam ir jauna situācija: gan psiholoģiskā, gan praktiskā ziņā. Vairs nav jādodas uz darbu, pašam jāplāno līdzsvars starp darba un mājas dzīvi, kas notiek tikai mājās, trūkst klātienes komunikācijas ar kolēģiem, acumirklīgas saziņas par būtiskiem jautājumiem u. tml. Arī biroja tehnika prasa savu – tālrunis, dators, internets, printeris, kopētājs, skeneris, programmas, pieeja uzņēmuma datubāzēm, e-paraksts, papīrs, prasme veikt videozvanus u. tml. Turklāt mājās jāatrod un jāierīko sava biroja vieta, kas būtu jāciena ģimenes locekļiem.

Kādi cilvēki labāk spēj piemēroties strādāšanai mājās vai jebkur citur, ne darba telpu vidē?

Iespējams, piemērotāki šādam darbam būs cilvēki, kuri personīgajā līderībā ir vairāk vērsti uz darba uzdevumu, nevis attiecībām, kuri ir pašpietiekami un patstāvīgi, vieglāk spēj pārslēgties no viena uzdevuma un darbības uz otru, nevis t. s. izpildītāji, kuri gaida rīkojumus, mērījumus, atskaites un pārbaudes.

Vai cilvēka vecums, dzimums un izglītība ietekmē to, cik veiksmīgi izdosies strādāt attālināti? 

Nozīme ir ne tik daudz vecumam un dzimumam, kā prasmei pielāgoties jaunai situācijai, ko augstāks izglītības līmenis un iemaņas domāt konceptuāli un analītiski tikai papildina. Tajā pašā laikā cilvēki ar “praktiskās dzīves skolas izglītību” varētu strādāt tikpat elastīgi un prasmīgi. Būtiski, kāds ir cilvēka neatlaidības līmenis.

Ar kādiem riskiem attālinātā darba veicējam ir jārēķinās īstermiņā un ilgtermiņā?

Noteikti neizdosies iztikt bez pārpratumiem, kas rodas, ja kolēģi, klienti un piegādātāji ir spiesti iztikt bez klātienes saziņas. Tā notiek – sazinoties telefoniski vai rakstiski, mēs pazaudējam kādu vārdu, trūkst intonācijas, sejas un ķermeņa valodas.

Notiks darba atlikšana vai prokrastinācija, ko trāpīgi raksturo kāda sociālā tīkla “Twitter” lietotāja @BezVai publicētais attēls “4 prokrastinācijas jātnieki”: jāpaguļ, jāuzkož, jāpainterneto, kaut kas jāpiekopj.

Būs savstarpējie konflikti, jo tiek izjaukts laika un uzmanības līdzsvars starp darbu un apkārtējiem mājiniekiem.

Tomēr jāatzīst, ka dažās profesijās cilvēki darbojas “attālināti” gadu desmitiem un ar riskiem nesastopas.

Tā kā cilvēku profesionālā attīstība virzās no spējām caur prasmēm uz iemaņām, manuprāt, ilgtermiņā riskiem vajadzētu samazināties. Pašreizējās situācijas kontekstā jāpiebilst, ka būs cilvēki, kuriem attālinātais darbs tā iepatiksies, ka pēc pandēmijas un ārkārtas stāvokļa vairs uz darbavietu iet negribēsies.

Kas liecina, ka attālinātais darbs konkrētam indivīdam nav piemērots? 

Šobrīd attālinātais darbs ir aktuālāks nekā agrāk, pirms Covid-19 pandēmijas, jo cilvēki reāli sastopas ar pārspēku – neredzamu draudu veselībai un dzīvībai, redzamiem epidemioloģiskiem pasākumiem un ierobežojumiem. Viņiem jāiedarbina savas izdzīvošanas stratēģijas, taču visiem tās nav vienādas – vieni aktīvi pretojas problēmai, otri ļaujas trauksmei un negatīvām izjūtām, citi pasīvi samierinās. Daudziem ar noslieci uz psihes traucējumiem nosacītajā izolācijā un biedējošās informācijas lavīnā droši vien varētu palielināties trauksme un nomāktība, tāpat varētu samazināties darbaspējas un ražīgums.

Tātad – ja cilvēks šobrīd saprot, ka attālināti nespēj pienācīgi izpildīt darba pienākumus, tad tāds darbs nav viņam piemērots un jāmeklē cita pieeja. Tikpat labi var notikt pretējais: saspringtā situācijā cilvēks ar funkcionāliem traucējumiem nomierinās, kļūst konstruktīvs un efektīvs.

Mums būtu jāatceras, ka cilvēka dzīvē divpusība pastāv it visā, būtiski ir katram atrast līdzsvaru, arī starp atvērtā tipa biroju darbā un vienatni mājas “kabinetā”. Režīms palīdz – kā vienā, tā otrā gadījumā ierodies darbā pulksten deviņos!

Attālinātā darba organizācija

Vai šobrīd attālinātā darba organizācija tiek regulēta kādā ārējā normatīvajā aktā?

Šobrīd neviens ārējais normatīvais akts neregulē attālināto darbu.

Taču Darba aizsardzības likuma grozījumos, kas stāsies spēkā šīgada 1. jūlijā, tiks definēts attālinātā darba jēdziens, kā arī noteikts, kā darbiniekam un darba devējam jāsadarbojas attālinātās darba vides jautājumos.

Tomēr pašreizējā ārkārtējā situācija ir likusi daudziem uzņēmumiem apsteigt normatīvo regulējumu un attālināto darbu uzsākt. Kādas iekšējās organizatoriskās izmaiņas darba devējam jūs ieteiktu veikt sakarā ar attalinātā darba uzsākšanu? 

Darba kārtības noteikumos būtu jānosaka attālinātā darba organizēšanas pamatprincipi. Kā tiek organizēts darba laika laiks, pārtraukumi darbā, arī papildu atpūtas pauzes pēc vienas stundas. Jānosaka kārtība sasniedzamībai, darba aizsardzības prasību ievērošanai un tam, kā darbinieks informē darba devēju par attālinātā darba neveikšanas iemesliem, piemēram, par darbnespēju, par īslaicīgu prombūtni u. tml. Labklājības ministrijas mājaslapā ir pieejami viegli uztverami ieteikumi par darba aizsardzību nodarbinātajiem, kuri strādā attālināti.

Vai darba devējam ir jānodrošina darbinieki ar nepieciešamo aprīkojumu (piemēram, datoru, interneta pieslēgumu, piekļuvi datubāzēm utt.)? Ja darbinieks izmanto savu personīgo datoru, vai par to jāmaksā kompensācija?

Nodarbinātajiem, kuri strādā attālināti, ir jānodrošina attālinātā piekļuve darba e-pastam; darba mobilajam telefonam vai darba telefonam ir jābūt pāradresētam uz privāto telefonu, tādējādi nodrošinot sasniedzamību. Tāpat nodarbinātajiem nepieciešams atbilstošs tehniskais nodrošinājums un pieeja attiecīgajām informācijas tehnoloģijas sistēmām. Līdz ar to darba devējam jāizvērtē, kurus darbus nodarbinātie var veikt attālināti un kādi ir to veikšanai nepieciešamie resursi.

Par papildizdevumu kompensēšanu, piemēram, par interneta pieslēgumu, personīgā datora un printera lietošanu u. tml., darbiniekam un darba devējam jāvienojas atsevišķi, ieteicams rakstveidā, lai nerastos domstarpības.

Kā darbinieki jāinformē par izmaiņām nodarbinātībā, ja nolemts uzsākt attālināto darbu? 

Par iespēju pāriet uz attālināto darbu, ja darba līgumā iepriekš tas nav noteikts, darba devējam jainformē darbinieki ne tikai mutiski, bet arī rakstveidā, piedāvājot darba līguma grozījumus saskaņā ar Darba likuma 97. un 98. panta noteikto kārtību.

Vai, organizējot attālināto darbu, darba devējam obligāti jāgroza darba līgums?

Attālinātais darbs prasa cita veida nosacījumus darba pienākumu izpildei. Ja iepriekš puses par darba veikšanu attālināti nav vienojušās darba līgumā, tad, mainoties darba līguma nosacījumiem – darba devējam un darbiniekam vienojoties par attālināto darbu –, būtu jāgroza darba līgums.

Kā uzskaitīt darbinieka darba laiku, ja darbs tiek veikts attālināti?

Attālinātais darbs nozīmē pieejamību un sasniegtus darba rezultātus. Līdz ar to darba devējam jāspēj kontrolēt darbinieka darba pienākumu izpildi attālināti, tādējādi nodrošinot darba līgumā nolīgtā darba laika un citu noteikumu izpildi.

Darba devējam un darbiniekam būtu jāvienojas par:

• attālinātā darba veikšanas kalendāru (kurš nodarbinātais un kad strādās attālināti, vai būs “dežuranti”, kādi ir viņu pienākumi u. c.);
• darba uzdevumiem, sasniedzamajiem rezultātiem un kārtību, kādā atskaitīties par izdarīto;
• komunikācijas kanāliem saziņai starp darbinieku un darba devēju.

Primāri ir svarīgi, lai nodarbinātais, kurš veic darbu attālināti, ir pieejams vadītājam telefoniski un arī regulāri seko līdzi e-pasta sarakstei. Līdz ar to darba laika uzskaites dokumentos neatkarīgi no tā, vai darbs tiek veikts uzņēmumā uz vietas vai attālināti no mājām, darba devējam jāspēj precīzi uzskaitīt darbinieka faktiski nostrādāto darba laiku (Darba likuma 137. pants).

Vai šajā gadījumā ir saistoši kādi darba vides riski?

Nodarbinātajam, kurš veic attālināto darbu, jāsadarbojas ar darba devēju darba vides riska novērtēšanā un jāsniedz darba devējam informācija par savas darbavietas apstākļiem, kas var ietekmēt viņa drošību un veselību. Tāpat svarīgi ir tas, ka nodarbinātais ievēro darba aizsardzības, elektrodrošības, drošības tehnikas, darba higiēnas un ugunsdrošības, ēku lietošanas un citus noteikumus. Veicot darbu attālināti, nodarbinātais uzņemas atbildību, ka viņa darbavieta un aprīkojums ir piemērots darba veikšanai.