Saimnieciskajā darbībā gūtos ieņēmumus un izdarītos izdevumus gan skaidrā, gan bezskaidrā naudā ir jānošķir no personiskajiem līdzekļiem. Lai nodrošinātu, ka naudas summas, kas gūtas ārpus saimnieciskās darbības un izlietotas personiskajām vajadzībām, ir nošķirtas no saimnieciskajā darbībā iegūtajām un izlietotajām naudas summām, ieteicams saimniecisko darījumu naudas plūsmas izsekojamībai nošķirt un izmantot atsevišķu bankas kontu, kurā tiek veikti tikai ar saimniecisko darbību saistīti darījumi.

Ja tā ir tik liela problēma – iespēja sajaukt divus kontus –, tad jāatrod veids, kā tos var viegli atcerēties, piemēram, pēc pēdējiem atšķirīgajiem cipariem. Izejošajiem maksājumiem ir paredzēta iespēja norādīt atšķirīgi definētus maksājumus.

Nodokļu maksātājus un nodokļu maksātāju struktūrvienības reģistrē Valsts ieņēmumu dienesta nodokļu maksātāju reģistrā, kas ir Nodokļu informācijas sistēmas sastāvdaļa. Tās pārzinis un turētājs ir Valsts ieņēmumu dienests.

Nodokļu maksātāju reģistrs daļā par reģistrētiem saimnieciskās darbības veicējiem, fiziskajām personām, kuras atbilstoši iedzīvotāju ienākuma nodokli reglamentējošiem normatīvajiem aktiem var nereģistrēties Valsts ieņēmumu dienestā kā saimnieciskās darbības veicējas, budžeta finansētām institūcijām, budžeta nefinansētām iestādēm, ārvalstu diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām, zvērinātu advokātu birojiem, nerezidentu (ārvalsts komersantu) pastāvīgajām pārstāvniecībām Latvijā (tai skaitā to patiesajiem labuma guvējiem) un nodokļu maksātāju struktūrvienībām ir publiski pieejams, un tā ierakstiem ir publiska ticamība.

Ko tas nozīmē? Lai personas (gan fiziskās, gan juridiskās) darījumos vai citās likumos noteiktās situācijās varētu pārliecināties, vai cita persona (šajā gadījumā – fiziskā persona) ir saimnieciskās darbības veicēja, tām ir pienākums par to pārliecināties šajā reģistrā. To var darīt arī intereses pēc, piemēram, ja saņemts rēķins.

Lai atrastu konkrēto fizisko personu, publiskajā datubāzē “Saimnieciskās darbības veicēji, VID reģistrētās juridiskās personas un citas personas” ir jāieraksta vārds, uzvārds, reģistrācijas kods. Personām, kurām Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde ir piešķīrusi personas kodu, piešķirtais nodokļu maksātāja reģistrācijas kods ir identisks personas kodam.

Fiziskai personai, reģistrējot saimniecisko darbību, ir jānorāda gan vārds, uzvārds un personas kods, gan konts vai konti kredītiestādēs.

Saimnieciskās darbības veicējs ir fiziska persona. Un kontu banka atver fiziskai personai, nevis juridiskai personai (firmai, uzņēmumam).

Latvijas normatīvajos aktos prasības attaisnojuma dokumenta rekvizītiem ir noteiktas Ministru kabineta noteikumos Nr. 585 par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju un likumā “Par grāmatvedību”.

Rēķins ir attaisnojuma dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā jānorāda:

1) dokumenta autora nosaukums (firma), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, – vārds un uzvārds;

2) dokumenta autora reģistrācijas numurs (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, – personas kods (ja personai tāds piešķirts);

3) ārējam attaisnojuma dokumentam – arī juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, – arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, – deklarētās dzīvesvietas adrese;

4) dokumenta veida nosaukums;

5) dokumenta datums;

6) dokumenta reģistrācijas numurs;

7) paraksts (izņemot šā likuma 7.1. pantā minētos gadījumus);

8) atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem – arī citi tiesību aktos noteiktie obligātie dokumenta rekvizīti;

9) saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, – norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, – deklarētās dzīvesvietas adresi;

10) saimnieciskā darījuma apraksts, pamatojums un mērītāji (daudzumi, summas), bet tiesību aktos noteiktajos gadījumos – arī cita informācija par saimniecisko darījumu.

Tātad, izrakstot attaisnojuma dokumentu – rēķinu –, fiziskajai personai jānorāda savi rekvizīti, tas ir, vārds, uzvārds, personas kods un adrese.

Maksājuma mērķī pārskaitījumam no konta uz kontu norāda to mērķi, kādam konkrētais maksājums atbilst.