Izglītības dokumentu kopiju izveidi nosaka MK noteikumi Nr. 451 „Kārtība, kādā izsniedzami valsts atzīti profesionālo izglītību un profesionālo kvalifikāciju apliecinoši dokumenti un akreditētas profesionālās izglītības programmas daļas apguvi apliecinoši dokumenti.”

Atbilstoši tiem, lai saņemtu dokumenta dublikātu, iestādē, kas izsniegusi oriģinālo dokumentu, ir jāiesniedz iesniegums par dublikāta izsniegšanu.

Ja skola ir slēgta vai reorganizēta, tad, lai izveidotu diploma kopiju, ar iesniegumu ir jāvēršas pie šīs slēgtās vai reorganizētās skolas tiesību un saistību pārņēmēja. Kurš tas ir, var noskaidrot Izglītības un zinātnes ministrijā.

Kad noskaidrots, kas izsniegs diploma kopiju, ar iestādes vadītāju saskaņotu iesniegumu par nozaudētā profesionālās izglītības dokumenta izsludināšanu par nederīgu ir jāievieto sludinājums oficiālajā izdevumā "Latvijas Vēstnesis".

Sludinājumu var iesniegt personīgi "Latvijas Vēstnesis" Klientu centrā Bruņinieku ielā 53, Rīgā, vai sūtot uz e-pastu: slud@lv.lv, ja persona lieto elektronisko parakstu. Maksa par sludinājumu ir 11,38 eiro, piemaksa par steidzamību +50%. Sludinājuma publikāciju izvieto tīmekļa vietnē www.vestnesis.lv, un tā tur ir pieejama vienmēr.

10 dienu laikā pēc sludinājuma publicēšanas "Latvijas Vēstnesī" un datu saņemšanas no arhīva iestāde, pamatojoties uz tās vadītāja izdotu rīkojumu par attiecīgā dokumenta dublikāta izsniegšanu, to noformē, reģistrē un izsniedz.

Tikai tādā gadījumā, ja iestādē nav datu, kas nepieciešami izglītības dokumenta dublikāta saņemšanai, izglītības dokumenta nozaudētājs tos pieprasa arhīvam. Piemēram, ja iestāde atradusies Rīgā, tad jāvēršas Personāla dokumentu valsts arhīvā Ata ielā 1, tālr. 67226532.

Arhīvs izsniegs izziņu, kurā būs norādīta nepieciešamā informācija, lai varētu sagatavot izglītības dokumenta dublikātu.

Samaksas lielumu arhīva izziņai nosaka saskaņā ar Latvijas Nacionālā arhīva publisko maksas pakalpojumu cenrādi.