Latvijā starp dažādām iestādēm un uzņēmumiem mēdz rasties nesaskaņas par to, vai EDoc vietā der arī, piemēram, elektroniski parakstīts PDF dokuments. Jā, var izmantot jebkuru elektroniskā dokumenta formātu. Tomēr vajadzētu zināt, ar ko tie savstarpēji atšķiras un kā konkrētajā situācijā izvēlēties piemērotāko dokumenta formātu.
Dažādi formāti
PDF ir viens no labāk zināmajiem un biežāk lietotajiem dokumentu formātiem, kas izveidots, lai lietotājs viegli un ātri varētu pārbaudīt dokumentus gan pārlūkā, gan programmā Adobe Acrobat Reader. PDF dokumenti asociējas arī ar sarežģītām satura izmaiņu iespējām. PDF formāta dokumenti ir pieejami visās Eiropas Savienības valstīs, un ir vienkāršākais risinājums dokumentu parakstīšanai vietējā un starptautiskajā mērogā.
ASiC ir Eiropas Savienības vienotais elektroniski parakstīto failu formāts. Šo formātu izvēlas, kad ir nepieciešams parakstīt vairāku dokumentu komplektu vai ir jāparaksta ne tikai teksta dokumenti, bet arī citu formātu datnes, piemēram, attēli, video vai audio faili.
EDoc ir Latvijā pieņemts elektroniski parakstītu dokumentu standarts. Arī EDoc formātu izvēlas, kad ir jāparaksta dokumentu komplekti vai dažādu formātu datnes. Savukārt BDoc un ADoc ir tāda paša veida elektroniski parakstītu dokumentu standarti kā EDoc. Ar saīsinājumu BDoc tos apzīmē Igaunijā, turpretī ar ADoc – Lietuvā.
PDF – universāls
Izvēloties formātu, abas puses parasti vienojas, kurš dokumenta izveidotājam vai parakstītājam būs ērtāks. Dokumentu “derīgumu” tas nemaina, taču ir būtiskas nianses. Piemēram, ja ar kādu no Latvijā izmantotajiem kvalificētajiem elektroniskajiem parakstiem ir parakstīts dokuments PDF formātā, tas būs atverams un tālāk parakstāms arī citās valstīs. Ja parakstītājs izmanto ASiC, EDoc, BDoc un ADoc faila formātu, tad tā atvēršanai un tālākai izmantošanai ir nepieciešama speciāla programmatūra. Dažas no programmatūrām, kuras ir pieejamas Baltijas valstīs:
- programmatūra instalēšanai datorā – eParakstītājs 3.0 un DigiDoc4 Client;
- pārlūkprogrammas lietotnes eparaksts.lv un Dokobit.com;
- mobilās lietotnes eParakstsLV, RIA DigiDoc un Dokobit.
Jāņem vērā – ja dokuments ir parakstīts PDF formātā, to, saglabājot parakstu, nav iespējams pārvērst par EDoc. Derīgs elektroniskais paraksts ir izmantojams jebkurā no elektroniskā paraksta atbalstītajiem formātiem. Visbiežāk diskusijas par dokumenta formātu rodas pieraduma dēļ.
Kam jāpievērš uzmanība
Neatkarīgi no tā, kurš dokumenta formāts tiek izmantots, jāpievērš uzmanība, kur dokumentu parakstīt un kur tas tiks glabāts. Ja tiek izmantota kāda no eParaksts platformām – eParaksts.lv portāls vai eParakstītājs 3.0 –, arī parakstīties var tikai ar eParaksts rīkiem. Šajā gadījumā tie ir eParaksts mobile un eID karte, neņemot vērā, ka kvalificēts elektroniskais paraksts ir arī Smart-ID. Taču ir sistēmas, kurās iespējams izvēlēties, kuru Latvijā pieņemto, kvalificēto elektronisko parakstu izmantot. Tāpat Latvijā ir risinājumi, kas pieļauj parakstu vākšanu vienā sistēmā. Proti, lietotājs reģistrējas portālā ar sev ērtāko elektroniskās parakstīšanās rīku un parakstās dokumentā, kurā jau ir parakstījušies citi. Tad var redzēt, vai citu elektroniskie paraksti ir derīgi.
Pēdējos gados elektroniskās parakstīšanās vide Latvijā ir ļoti attīstījusies. Ikvienam bez maksas ir pieejami gan kvalificēti parakstīšanās rīki, gan sistēmas, kurās parakstīties vai vākt parakstus. Uzņēmumiem par dažādu sistēmu izmantošanu ir jāmaksā, taču ieguvumi atsver izmaksas. Tā ir iespēja ietaupīt laiku un strādāt produktīvāk.
