Valsts pārvaldes iekārtas likumā ir noteikts, ka iestādes vadītājs apstiprina pārvaldes amatpersonu aizvietošanas kārtību. Ja pārvaldes amatpersona nepilda vai ir kavēta pildīt savus pienākumus, tad nākamā augstākā pārvaldes amatpersona nekavējoties ieceļ šīs pārvaldes amatpersonas aizvietotāju, lai nodrošinātu iestādes darba nepārtrauktību. 

Aizvietošanas tiesiskā noformēšana ir atkarīga no nodarbinātības attiecību veida. 

Piemēram, prombūtnē esošu valsts civildienesta ierēdni var aizvietot tikai cits ierēdnis. Šādā gadījumā iestādes vadītājs uz laiku papildus tiešajiem amata pienākumiem var uzdot prombūtnē esoša vai vakanta ierēdņa amata pienākumus pildīt citiem ierēdņiem. Tā kā lielākā daļa lēmumu, kas tiek pieņemti par valsts civildienestā esošu personu, ir iekšēji lēmumi, iestādes vadītājs var noteikt, ka ierēdnim būs jāaizvieto cits ierēdnis arī bez šī personas piekrišanas, proti, nosakot to ar vienpusēju rīkojumu. 

Savukārt darba tiesisko attiecību pamatā aizvietošana ir slēdzama kā pušu vienošanās.  

Līdz ar to, lai atbildētu uz jūsu jautājumu, ir jāvērtē konkrētā gadījuma faktiskie un tiesiskie apstākļi, jo situācijas var būt dažādas. Piemēram, aizvietošanu darba tiesiskajās attiecībās nodarbinātajiem var noformēt kā papildu darbu. Tāpat šāds pienākums var būt noteikts arī darbinieka darba līgumā.