Darba likums nenosaka konkrētu laiku, kad darba devējs kopā ar darbiniekiem sastāda atvaļinājuma grafiku.  

Darba likuma 150. panta pirmā  un otrā daļa noteic, ka ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu piešķir katru gadu noteiktā laikā saskaņā ar darbinieka un darba devēja vienošanos vai atvaļinājumu grafiku, ko sastāda darba devējs pēc konsultēšanās ar darbinieku pārstāvjiem. Ar atvaļinājumu grafiku un tā grozījumiem iepazīstināmi visi darbinieki, un tam jābūt pieejamam ikvienam darbiniekam. 

Darba devējam, piešķirot ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu, ir pienākums pēc iespējas ņemt vērā darbinieka vēlmes. 

Tātad likums paredz, ka darba devējam laikus visi darbinieki ir jāiepazīstina ar atvaļinājuma grafiku. Valsts darba inspekcija iepriekš ir norādījusi, ka termins “laikus” ir jāpiemēro katrā situācijā individuāli, atbilstoši apstākļiem. 

Jāatceras, ka darbinieka vēlmes par atvaļinājuma izmantošanu konkrētā laikā darba devējam ir ņemamas vērā tikai pēc iespējas, jo vadītājs atbild par normālas uzņēmuma darba gaitas nodrošināšanu. Savukārt obligāti tās jāņem vērā tikai atsevišķos gadījumos, ko nosaka Darba likuma 150. panta ceturtā un piektā daļa.