Pastāvīgi un ilglaicīgi glabājamo dokumentu aprakstīšanu institūcija veic, tos sagatavojot glabāšanai.

Ministru kabineta noteikumu Nr. 748 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” 49. punkts nosaka: “Institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai. Ja nepieciešams ilgāks termiņš, to saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.”

Attiecībā uz elektroniskajiem dokumentiem jāievēro Arhīvu likuma 6. panta 2. daļa: “Elektroniskie dokumenti un dokumenti, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa un kuri uztverami un izmantojami ar attiecīgu iekārtu palīdzību (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti), tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā piecus gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, ja citā likumā nav noteikts citādi.”

Kā redzams, konkrēta dokumentu aprakstīšanas regularitāte ārējos normatīvajos aktos nav noteikta. Optimāli to vajadzētu veikt katru gadu, tomēr vienā gadā var aprakstīt un sakārtot arī vairāku gadu dokumentus, ievērojot iepriekš minētos termiņus.

Katra gada sākumā Latvijas Nacionālais arhīvs institūcijai nosūta informatīvu vēstuli par to, kāda perioda dokumentu sakārtošana tai šajā gadā jāveic.