Ja pašnodarbinātā persona veic tikai bezskaidras naudas darījumus un šim nolūkam ir atvērts atsevišķs maksājumu kredītiestādes konts (saimnieciskās darbības konts), tad šādā gadījumā visi nepieciešamie dati par šīs personas saimnieciskajiem darījumiem tiek iegūti, pamatojoties uz kredītiestādes (bankas) izsniegtajiem konta izrakstiem.

Savukārt, veicot maksājumus ar kredītiestādes karti par izdevumiem no saimnieciskās darbības konta (piemēram, par degvielu, telekomunikāciju, precēm), darījumiem ir jābūt pamatotiem ar darījumu apliecinošiem dokumentiem (piemēram, čeku), lai varētu gūt skaidru priekšstatu, par ko pašnodarbinātā persona ir veikusi samaksu.

Līdz ar to ir jāuzglabā darījumu apliecinošie dokumenti (piemēram, čeki) – līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu Grāmatvedības likuma 6. panta otrās daļas prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne mazāk par pieciem gadiem.

Normatīvo aktu pamatojums

Uzņēmums grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. (Grāmatvedības likuma 8. panta pirmā daļa). Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību un kurā ietverti vismaz Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā minētie rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu. Attaisnojuma dokumentu var sagatavot elektroniskā vai papīra formā. Attaisnojuma dokumentu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija, kā arī būtu iespējams radīt šā dokumenta atvasinājumu.

Saimnieciskās darbības ieņēmumus un ar to gūšanu saistītos izdevumus var nereģistrēt žurnālā: ja persona savu saimniecisko darījumu nodrošināšanai veic tikai bezskaidras naudas norēķinus, šim nolūkam izmantojot atsevišķu maksājumu kontu, kuru tai atvēris maksājumu pakalpojumu sniedzējs (Maksājumu pakalpojumu un elektroniskās naudas likuma izpratnē). Šādā gadījumā visi nepieciešamie dati par personas saimnieciskajiem darījumiem, lai fiksētu nodokļu aprēķināšanai nepieciešamos datus, tiek iegūti, pamatojoties uz maksājumu pakalpojumu sniedzēja izsniegtajiem maksājumu konta (turpmāk – maksājumu konts) izrakstiem. (Ministru kabineta 2022. gada 31. maija noteikumu Nr. 322 “Kārtība, kādā individuālie komersanti un citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā” 7.1. apakšpunkts.)

Ierakstus žurnālā izdara, pamatojoties uz:

1. ārējiem attaisnojuma dokumentiem (piemēram, maksājumu konta izraksts par personas veiktajiem naudas darījumiem konkrētā datumā vai konkrētā laikposmā, kases čeks, Valsts ieņēmumu dienestā reģistrēta kvīts vai biļete);
2. iekšējiem attaisnojuma dokumentiem (piemēram, pašu sagatavots kases ieņēmumu vai izdevumu orderis par vienu vai vairākiem saņemtajiem vai izsniegtajiem kases čekiem vai Valsts ieņēmumu dienestā reģistrētajām kvītīm, vai biļetēm konkrētā datumā vai konkrētā laikposmā, pašu sagatavots kases ieņēmumu vai izdevumu orderis par personiskajiem ieguldījumiem vai personiskajam patēriņam izņemtajiem līdzekļiem);
3. naudas izdevumus apliecinošajiem dokumentiem (piemēram, kases čeks, biļete). (MK 2022. gada 31. maija noteikumu Nr. 322 “Kārtība, kādā individuālie komersanti un citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā” 10.6. apakšpunkts.)

Grāmatvedības dokumentu minimālais glabāšanas laiks ir: pārējiem attaisnojuma dokumentiem – līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šā likuma 6. panta otrās daļas prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne mazāks par pieciem gadiem (Grāmatvedības likuma 28. panta 5. punkts).