Dokumenta saskaņojuma uzraksta  noformēšanas prasības regulē Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumu Nr.916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” (turpmāk – MK noteikumi Nr.916) 7.6.20.apakšnodaļa „Dokumenta saskaņojuma uzraksts un atzīme par dokumenta saskaņojumu”.

Minētie noteikumi noteic, ka dokumentā noformē saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu, ja normatīvajos aktos ir paredzēts dokumentu saskaņot ar citu organizāciju. Tiek iedalīti šādi dokumenta saskaņošanas veidi: 1) parakstoties uz saskaņojamā dokumenta; 2) parakstot rīkojuma dokumentu, ar kuru saskaņo attiecīgo dokumentu; 3) pieņemot lēmumu koleģiālās institūcijas sēdē, kurā saskaņo dokumentu. 

Dokumenta saskaņojumu noformē: 1) ar saskaņojuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz saskaņojamā dokumenta; 2) ar atzīmi par dokumenta saskaņojumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru saskaņots attiecīgais dokuments, vai ja koleģiālā institūcija sēdē pieņēmusi lēmumu par dokumenta saskaņošanu. 

Saskaņojuma uzrakstā ietver:

1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu „SASKAŅOTS”;
2. amatpersonas pilnu amata nosaukumu (ietverot arī pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu ģenitīvā);
3. amatpersonas personisko parakstu un tā atšifrējumu;
4. saskaņošanas datumu;
5. zīmoga nospiedumu (ja tas paredzēts tiesību aktos). 

Vēršam uzmanību, ka MK noteikumos Nr.916 nav noteiktas tiesiskās sekas par procedūras neievērošanu un procesuālu pārkāpumu (šajā gadījumā saskaņošanas datuma nenorādīšana), bet jāatceras, ka katrs dokumenta izstrādāšanas un noformēšanas gadījums ir vērtējams atsevišķi.

Augstākās tiesas Senāta Administratīvo lietu departaments 2010.gada 18.marta spriedumā lietā Nr.SKA-69/2010 saistībā ar dokumentu noformēšanu ir konstatējis, ka tiesību normas par dokumentu noformēšanu ir vērstas uz to, lai ļautu dokumentu saņēmējam pārliecināties, ka dokumentā atspoguļota tā patiesā autora griba. Savukārt 2010.gada 10.marta spriedumā lietā Nr.SKC-56/2010 Augstākās tiesas senāts atzina, ka atsevišķu rekvizītu trūkums var arī nebūt par pamatu, lai atzītu dokumentu par spēkā neesošu.

Arī Satversmes tiesa ir atzinusi, ka ne jebkurš procesuāls pārkāpums (šajā gadījumā MK noteikumu Nr.916 noteikto prasību pārkāpums) ir pietiekams pamats lēmuma atcelšanai vai noteikto prasību neievērošanai. Pārkāpumam jābūt tādam, kas ļautu uzskatīt, ka gadījumā, ja procedūra būtu ievērota, lēmums būtu citāds.

Tātad procesuāla rakstura kļūdas un to ietekme uz gala rezultātu ir vērtējamas saprātīgi (skatīt Satversmes tiesas 1998.gada 13.jūlija spriedumu lietā Nr.03-04).   

Ņemot vērā minēto, var secināt, ja saskaņojuma uzrakstā nav iekļauts saskaņošanas datums, bet ir iekļautas citas saskaņošanas uzrakstā noteiktās sastāvdaļas, tad šāds dokuments ir uzskatāms par saskaņotu. Tātad šādam saskaņojuma uzrakstam ir juridiskais spēks, bet tas neizslēdz iespējamību, ka var rasties strīds par to, kurā brīdī tas ir ieguvis juridisko spēku, jo nav norādīts saskaņošanas datums.