Atbildot uz uzdoto jautājumu, vai darba devējs ir tiesīgs pieprasīt darbinieku radinieku vārdus un kontaktinformāciju, kā iemeslu norādot saziņu ārkārtas situācijā, un vai no datu drošības viedokļa darba devējs vispār ir tiesīgs sazināties ar radiniekiem par jebkādiem jautājumiem, pat ārkārtas situācijās un gadījumā, ja tādi dati jau ir darba devēja rīcībā, vai var lūgt tos iznīcināt, inspekcija paskaidro, ka saskaņā ar Fizisko personu datu aizsardzības likuma (turpmāk – FPDAL) 2. panta 3. punktu personas dati ir jebkāda informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisko personu. Savukārt FPDAL 2. panta 4. punkts nosaka, ka personas datu apstrāde ir jebkuras ar personas datiem veiktas darbības, ieskaitot datu vākšanu, reģistrēšanu, ievadīšanu, glabāšanu, sakārtošanu, pārveidošanu, izmantošanu, nodošanu, pārraidīšanu un izpaušanu, bloķēšanu vai dzēšanu.

Atbilstoši FPDAL 2. panta 9. punktā noteiktajam par personas datu apstrādes atbilstību FPDAL ir atbildīgs pārzinis – fiziskā vai juridiskā persona, valsts vai pašvaldību institūcija, kura nosaka personas datu apstrādes mērķus un apstrādes līdzekļus (konkrētajā gadījumā pārzinis ir attiecīgais darba devējs). Pārzinim personas datu apstrāde ir jāveic, ievērojot FPDAL 7. pantā noteikto, proti, personas datu apstrāde ir atļauta tikai tad, ja likumā nav noteikts citādi un ja pastāv tiesisks pamats – pastāv vismaz viens no FPDAL 7. pantā minētajiem nosacījumiem, piemēram, ir saņemta datu subjekta piekrišana.

Papildus tiesiskā pamata nodrošināšanai, veicot personas datu apstrādi, ir jāievēro FPDAL 10. panta pirmās daļas 2. punkta nosacījumi, saskaņā ar kuriem personas datu apstrādi drīkst veikt tikai atbilstoši paredzētajam mērķim un tam nepieciešamajā apjomā.

Ievērojot minēto, kā arī vēstulē norādīto personas datu (darbinieku radinieku vārdu un kontaktinformācijas) apstrādes mērķi – saziņas nodrošināšana ārkārtas situācijā, inspekcija norāda, ka konkrētajā gadījumā darba devējs ir tiesīgs apstrādāt minētos personas datus, ja ir saņemta attiecīgā darbinieka rakstveida piekrišana. Tāpat norādāms, ka kontaktinformācija nav paredzēta saziņai par jebkādiem jautājumiem, bet konkrētam mērķim – saziņai ārkārtas situācijā, lai nepieciešamības gadījumā darba devējs varētu operatīvi sazināties ar darbinieka tuviniekiem vai citām norādītajām kontaktpersonām.

Attiecībā uz datu subjekta (atbilstoši FPDAL 2. panta 1. punktam datu subjekts ir persona, kuras personas dati tiek apstrādāti) piekrišanu inspekcija paskaidro, ka saskaņā ar FPDAL 2. panta 2. punktu datu subjekta piekrišana ir datu subjekta brīvi, nepārprotami izteikts gribas apliecinājums, ar kuru datu subjekts atļauj apstrādāt savus personas datus atbilstoši pārziņa sniegtajai informācijai un ievērojot FPDAL 8. pantā noteikto. Arī darba grupas personu aizsardzībai attiecībā uz personas datu apstrādi (kas izveidota, pamatojoties uz Eiropas Parlamenta un Padomes 1995. gada 24. oktobra direktīvas 95/46/EK “Par personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti” 29. pantu) izstrādātajā atzinumā Nr.15/2011 par jēdziena “piekrišana” definīciju (turpmāk – Atzinums) ir norādīts, ka piekrišanai ir jābūt labprātīgi (brīvi) sniegtai, kas nozīmē savās spējās neierobežota indivīda brīvprātīga lēmuma pieņemšanu, kuru neietekmē nekādi spaidi. Atzinumā ir uzsvērts, ka piekrišana var būt spēkā gadījumos, kad datu subjektam ir reālas izvēles iespējas bez maldināšanas, iebiedēšanas, piespiešanas vai ievērojamu negatīvu seku riska, ja persona nepiekrīt datu apstrādei. Savukārt, ja piekrišanas sekas mazina indivīda izvēles brīvību, tad piekrišana nav labprātīga. No Atzinuma arī izriet, ka jēdziena „piekrišana” definīcija paredz datu subjekta spējas kontrolēt, kā tiek izmantoti viņa dati, un paredz, ka datu subjekta piekrišanai ir jābūt izteiktai norādījuma, t.i., rīcības veidā, nevis bezdarbības veidā (klusējot).

Papildus inspekcija vēlas vērst uzmanību, ka 2016. gada 24. maijā stājās spēkā Eiropas Parlamenta un Padomes regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti, ar ko atceļ direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula), kuras piemērošana tiks uzsākta ar 2018. gada 25. maiju. Regulas 4. panta 11. punkts noteic, ka datu subjekta “piekrišana” ir jebkura brīvi sniegta, konkrēta, apzināta un viennozīmīga norāde uz datu subjekta vēlmēm, ar kuru viņš paziņojuma vai skaidri apstiprinošas darbības veidā sniedz piekrišanu savu personas datu apstrādei. Regulas 7. pantā ir iekļauti nosacījumi atbilstošai datu subjekta piekrišanai. Piemēram, Regulas 7. panta 3. punkts paredz, ka datu subjektam ir tiesības atsaukt savu piekrišanu jebkurā laikā. Piekrišanas atsaukums neietekmē apstrādes likumību, kas pamatojas uz piekrišanu pirms atsaukuma. Datu subjektam jābūt par to informētam, pirms viņš dod savu piekrišanu. Atsaukt piekrišanu ir tikpat viegli, kā to dot. Savukārt Regulas 13. pants noteic, kāda informācija pārzinim personas datu iegūšanas laikā ir jāsniedz datu subjektam, ja personas dati ir iegūti no datu subjekta, un kāda informācija pārzinim papildus ir jāsniedz datu subjektam, kas vajadzīga, lai nodrošinātu godprātīgu un pārredzamu apstrādi (piemēram, jāsniedz informācija par datu apstrādes nolūkiem, kam paredzēti personas dati, kā arī personas datu apstrādes juridiskais pamatojums).

Savukārt attiecībā uz iespēju lūgt darba devējam iznīcināt tā rīcībā esošos konkrētos personas datus inspekcija paskaidro, ka saskaņā ar FPDAL 16. panta pirmo daļu datu subjektam ir tiesības pieprasīt, lai personas datus papildina vai izlabo, kā arī pārtrauc to apstrādi vai iznīcina tos, ja personas dati ir nepilnīgi, novecojuši, nepatiesi, pretlikumīgi apstrādāti vai arī tie vairs nav nepieciešami vākšanas mērķim. Savukārt pārzinim atbilstoši FPDAL 16. panta trešajā daļā noteiktajam mēneša laikā rakstveidā ir jāsniedz pamatota atbilde par pieprasījuma izskatīšanu. Gadījumā, ja pārzinis nepilda FPDAL noteiktos pienākumus, datu subjektam saskaņā ar FPDAL 20. pantu ir tiesības šo pārziņa rīcību apstrīdēt inspekcijā, pievienojot dokumentus, kas apliecina, ka pārzinis atsakās pildīt vai nepilda tam ar likumu noteiktos pienākumus.