Vispirms jāteic, ka videomateriāla iegūšana un fotoattēlu uzņemšana ir jāvērtē atsevišķi, jo tās ir divas dažādas datu apstrādes darbības. Katrai no tām ir nepieciešams ne tikai atbilstošs un skaidrs mērķis, bet arī tiesisks pamats. Kā zināms, datu apstrāde ir likumīga tikai tad, ja tai var piemērot vismaz vienu no sešiem tiesiskajiem pamatiem, un piekrišana nav vienīgais tiesiskais pamats. 

Šajā gadījumā datu apstrāde var tikt veikta, pamatojoties uz apsaimniekotāja leģitīmajām interesēm, ja fiksācijas mērķis, piemēram, ir sapulces protokolēšana vai apsaimniekotāja darbības popularizēšana. Tomēr šādā gadījumā apsaimniekotājam ir jānodrošina interešu līdzsvarošana, proti, jāizvērtē, vai viņa leģitīmās intereses nepārsniedz iedzīvotāju tiesības uz privātumu un datu aizsardzību. 

Papildus tam, pat ja datu apstrādei pastāv tiesisks pamats, apsaimniekotājam ir jāievēro arī Datu regulā noteiktie principi. Proti, personas dati ir jāapstrādā likumīgi, godprātīgi un iedzīvotājiem pārredzamā veidā un to vākšanai ir jānotiek konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos. Tas nozīmē, ka apsaimniekotājam ir pienākums informēt iedzīvotājus par to, kādēļ šī fiksācija tiek veikta un kā iegūtais materiāls tiks izmantots. Šāda informācija jāsniedz pirms datu apstrādes uzsākšanas. 

Apsaimniekotājs kā pārzinis ir tas, kura rīcībā ir visa informācija par plānoto datu apstrādi. Tāpēc iedzīvotājiem vispirms būtu jāvēršas pie apsaimniekotāja, lūdzot sniegt detalizētu skaidrojumu par plānoto datu apstrādi, tās tiesisko pamatu un turpmāko izmantošanu.