Datu valsts inspekcija var sniegt tikai vispārīgu skaidrojumu par datu apstrādi, pieņemot, ka konkrēto situāciju zina tikai pārzinis. 

Pašvaldībai kā dzīvokļa īpašniekam ir tiesības saņemt informāciju par tai piederoša dzīvokļa īres maksas un ar dzīvokļa lietošanu saistīto maksājumu izpildi, tostarp parāda esamību un apmēru. Informācijas nodošana pašvaldībai var būt pamatota ar līguma izpildi un/vai pārziņa (pašvaldības) leģitīmajām interesēm. 

Pašvaldībās bieži tiek izmantota centrālā e-pasta adrese, piemēram, klientu apkalpošanas centrā, lai saņemto informāciju reģistrētu un pārsūtītu atbildīgajai struktūrvienībai. Šāds risinājums ir atļauts.  

Vienlaikus pašvaldībai ir pienākums nodrošināt, lai attiecīgajai informācijai var piekļūt tikai tie darbinieki, kuriem tā nepieciešama amata pienākumu veikšanai, un lai dati netiktu nepamatoti izplatīti plašākam darbinieku lokam. Tas, ka e-pasta adrese ir viena/kopīga, nenozīmē, ka tai piekļūst visi iestādes darbinieki. Lai iestāde varētu izpildīt tai likumā noteiktās funkcijas, lietvedis iestādēs un uzņēmumos ir tā persona, kura nodrošina sūtījumu reģistrēšanu sistēmā un nodošanu atbildīgajam darbiniekam. 

Pašvaldībai jāievēro datu aizsardzības pamatprincipi, īpaši datu minimizācija un piekļuves ierobežošana. Tas nozīmē, ka informāciju par īrnieka parādu drīkst saņemt tikai tie pašvaldības darbinieki, kuriem tā nepieciešama amata pienākumu veikšanai (piemēram, konkrētā struktūrvienība, kas uzrauga līguma izpildi). 

Ar savu jautājumu, kāpēc dati tika apstrādāti šādā veidā, jūs varat rakstveidā vērsties attiecīgajā pašvaldībā vai pie pārvaldnieka.