Reģistrēties iespējams, izveidojot savu profilu mājaslapā. Reģistrējoties internetā, jānorāda derīga e-pasta adrese, uz kuru tiks nosūtīta lietotāja parole. Reģistrēties var arī jebkurā Latvijas vēstniecībā, ģenerālkonsulātā vai konsulātā, kā arī Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā, iesniedzot aizpildītu anketu. To var izdarīt personīgi vai nosūtīt anketu pa pastu, elektroniski vai pa faksu. Jāuzrāda minimāla informācija:
- par sevi – vārds, uzvārds, personas kods, apdrošināšanas kompānija;
- par ceļojumu – ceļojuma laiks, ārvalsts, apmešanās vietas adrese, tālrunis, e-pasts, pa kuru būsiet sasniedzams ceļojuma laikā;
- par personu, kurai paziņot nelaimes gadījumā – vārds, uzvārds, kontakti.
Ja persona vienu reizi izveido savu profilu, katru reizi pirms došanās ārpus valsts tas nav jādara no jauna, tikai jāpievieno dati par nākamo ceļojumu. Reģistrējoties iespējams pievienot visus savus līdzbraucējus. Tāpat varat reģistrēties, jau esot ārzemēs. Iekļautās ziņas pieejamas tikai un vienīgi konsulārajam dienestam un tās tiek izmantotas tikai un vienīgi krīžu gadījumos, piemēram, dabas katastrofas, politiskie nemieri, kara darbība utt.
"Galvenais konsulārā reģistra uzdevums - zināt kam un kā operatīvi palīdzēt krīzes situācijā."
Konsulārā reģistra popularitāte strauji pieauga pēc 2008. gada krīzes Gruzijā, kas ļāva operatīvi sazināties ar personām un sniegt nepieciešamo palīdzību. Sadarbībā ar aviokompāniju "AirBaltic" Latvijā atgriezās daudzi ceļotāji, gan Latvijas, gan citu ES valstu pilsoņi. Pēc katras krīzes aizvien vairāk ceļotāju apzinās Konsulārā reģistra priekšrocības. Piemēram, 2011. gada aprīlī ir reģistrējušās divas reizes vairāk personu nekā pērn (attiecīgi 155 un 313). "Galvenais šī reģistra uzdevums - lai mēs zinātu, kam un kā operatīvi palīdzēt krīzes situācijā," uzsver E. Klauze. "Ja konsulārā dienesta rīcībā nav pieejamas ziņas par Latvijas valstspiederīgo skaitu ārvalstīs, mēs nevaram objektīvi novērtēt, cik liela mēroga palīdzība krīzes situācijā sadarbībā ar citām ES dalībvalstīm mums jāorganizē."
Pēc zemestrīces Japānā izrādījās, ka valstī atradās daudz Latvijas valstspiederīgo – gan pastāvīgi dzīvojošie, gan tūristi, taču Konsulārajā reģistrā bija reģistrējusies tikai viena persona. Savukārt Ēģipti par sava ceļojuma galamērķi Konsulārajā reģistrā bija norādījuši 43 cilvēki. Krīzes situācijās Konsulārais departaments sadarbojas gan ar Latvijas tūrisma aģentūrām, gan Latvijas Tūrisma aģentūru asociāciju, kas sniedz ziņas par attiecīgajā valstī esošajiem Latvijas tūristiem.
"Ārlietu ministrijas diennakts tālrunis ārkārtas situācijām – 29287398. Ja kaut kur braucat, šo numuru ieprogrammējiet savā telefonā!"
Ja nelaime notiek valstī, kurā nav Latvijas vēstniecība, tad personas pēc palīdzības var vērsties pie Latvijas goda konsuliem vai kādā no ES dalībvalsts vēstniecībām, iepriekš sazinoties ar Ārlietu ministrijas Konsulāro departamentu. Nesens piemērs ir Lībija, kad mūsu valstspiederīgajam pagaidu ceļošanas dokumentu - atgriešanās apliecību – izsniedza Vācijas vēstniecība.
"Šādu un līdzīgu krīžu laikā ES ietvaros notiek konsulārā on-line sadarbība, kur visas dalībvalstis operatīvi apmainās ar informāciju par to, cik valstspiederīgo ir valstī. Mēs varam balstīties tikai un vienīgi uz Konsulārā reģistra ziņām. Ja x valstī notiek krīze, grūti ir apzināt palīdzības apmēru, ja Konsulārajā reģistrā pieejamas ziņas par vienu personu, bet patiesībā varbūt tur ir desmitiem tūristu no Latvijas." Šādu reģistrēšanos gan nevar pieprasīt kā obligātu, skaidro Konsulārajā departamentā. Tas ir tikai un vienīgi brīvprātības princips.
"Ja nelaime notiek valstī, kurā nav Latvijas vēstniecība, personas pēc palīdzības var vērsties pie Latvijas goda konsuliem vai kādā no ES dalībvalsts vēstniecībām, iepriekš sazinoties ar Ārlietu ministrijas Konsulāro departamentu."
E. Klauze uzskaita gadījumus, kādos Latvijas pārstāvniecību konsulārās amatpersonas, nodrošinot Latvijas valstspiederīgo likumīgo interešu aizsardzību, sniedz palīdzību:
- ja personai ārvalstīs nozagts vai nozaudēts ceļošanas dokuments - izsniedz atgriešanās apliecību;
- ja persona ārvalstīs ir palikusi bez iztikas līdzekļiem – palīdz sazināties ar radiniekiem vai draugiem, kas varētu sniegt finansiālu palīdzību un ārkārtas situācijā nodrošināt nepieciešamo naudas līdzekļu pārsūtīšanu ar Western Union vai Latvijas Ārlietu ministrijas Konsulārā departamenta starpniecību, ja personas ceļošanas dokuments ir nozagts vai nozaudēts;
- ja noticis nelaimes gadījums - informē tuvākos radus, sniedz padomu un palīdzību formalitāšu kārtošanā;
- ja persona ir aizturēta vai apcietināta - pārstāv personas tiesības un likumīgās intereses, sazinoties ar tiesībaizsardzības iestādēm.
Latvijas pārstāvniecību konsulārās amatpersonas nevar palīdzēt:
- apmaksāt rēķinus par naktsmītni, sniegto medicīnisko palīdzību, jurista pakalpojumiem vai segt jebkurus citus rēķinus;
- iekārtot darbā, nokārtot darba atļauju vai panākt labāku pakalpojumu kvalitāti nekā vietējiem iedzīvotājiem;
- iejaukties tiesu, policijas un tiesību aizsardzības iestāžu darbībā, ja ārvalstī persona ir izdarījusi likumpārkāpumu;
- sniegt juridisku konsultāciju;
- panākt labākus ārstēšanās apstākļus slimnīcā vai ieslodzījuma apstākļus cietumā nekā vietējiem iedzīvotājiem;
- kārtot nepieciešamās formalitātes, kas saistītas ar tūrisma organizācijas, aviosabiedrību, banku vai citu iestāžu darbības jautājumiem;
- sameklēt apmešanās vietu, rezervēt biļetes un viesnīcu.
Konsulārais reģistrs domāts tiem, kuri no Latvijas izbrauc uz īsu periodu – līdz trim mēnešiem, neatkarīgi no motīviem – studijas, ceļojums, komandējums. Ja ārvalstīs paredzēts pavadīt vairāk nekā sešus mēnešus, par to jāinformē Iekšlietu ministrijas Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde.
"Atcerieties: mūsu tālrunis ārkārtas situācijām – 29287398, kas darbojas katru dienu 24 stundas diennaktī. Ja kaut kur braucat, šo numuru ieprogrammējiet savā telefonā! Ārkārtas situācijā vienmēr varat mums piezvanīt – palīdzēsim, paskaidrosim, ieteiksim," atgādina E. Klauze.
