Publicēts pirms 15 gadiem. Izvērtē satura aktualitāti! >>
Dažādu līmeņu vadītāju amatu samazināšana valsts pārvaldē, atbalsta funkciju centralizācija iestāžu un vēlāk arī resoru ietvaros - uzdevums, kas 2009. gadā ierakstīts civildienesta optimizācijas plānā.
FOTO: Māris Kaparkalējs, LV
Pārstrādātais dokuments jāsagatavo izskatīšanai Ministru kabineta sēdē. Plānots, ka iestādes vadītājs līdz 2011. gada 1. janvārim veiks iestādes strukturālos pārkārtojumus, ievērojot instrukcijas nosacījumus. Kā liecina informācija Finanšu ministrijas atzinumā, pašreiz ir aptuveni 170 valsts tiešās pārvaldes iestāžu ar aptuveni 60 tūkstošiem tajās nodarbināto.
Valsts kanceleja instrukciju izstrādājusi, pildot Pasākumu plānu valsts pārvaldes sistēmas un civildienesta optimizēšanai (Ministru kabineta 2009. gada 22. jūlija rīkojums Nr. 483), lai nodrošinātu vienotu un skaidru valsts pārvaldes iestāžu institucionālo struktūru, tā atvieglojot arī budžeta plānošanu.
Par darbinieku iespējamo skaitu
Instrukcijas piedāvātajā projektā iestādes, ņemot vērā darbinieku skaitu, tiek iedalītas šādi:
Projektā paredzēts, ka iestādē var būt ne vairāk kā divu līmeņu struktūrvienības - departaments (ar vismaz 11 amata vietām) un nodaļa (vismaz piecas amata vietas). Šie nosacījumi netiktu attiecināti uz Ārlietu ministriju, kuras struktūru noteiktu valsts sekretārs, ņemot vērā tās funkciju specifiku.
Instrukcijā arī paredzēts, ka atsevišķi amati iestādē var būt tieši padoti tās vadītājam, neiekļaujot tos struktūrvienībā. Saskaņā ar instrukciju jāizvērtē nodaļu izveidošanas lietderība, turklāt nodaļu vadītājiem nedrīkstētu būt vietnieki.
Departamenta vadītājam var būt ne vairāk kā divi vietnieki, bet, ja departamentā ir nodaļas, vietnieka pienākumus pilda nodaļu vadītāji, noteikts instrukcijas projektā.
Iestādes vadītājs varētu veidot patstāvīgas nodaļas, kas nav padotas departamentam. Patstāvīgajā nodaļā ar vairāk nekā septiņām amata vietām vadītājam varētu būt viens vietnieks. Iestādei var būt teritoriālās struktūrvienības.
Instrukcija regulētu arī ministriju un Valsts kancelejas struktūru. Uzskaitīts, ka tajās var būt ministra birojs, nozares politikas plānošanas struktūrvienība, stratēģiskās plānošanas, ārvalstu līdzfinansēto projektu vadības, projektu uzraudzības, juridiskā, starptautisko (Eiropas Savienības) lietu koordinācijas, administratīvā, iekšējā audita, nozares politikas ieviešanas vai uzraudzības (kontroles) un citas struktūrvienības atbilstoši iestādes funkcijām.
Ministrijas valsts sekretāram vai Valsts kancelejas vadītājam dokumenta projektā atļauti ne vairāk kā divi vietnieki un palīgs.
Instrukcija nosaka arī padotības iestāžu struktūru. Domāts, ka padotības iestādes vadītājam var būt viens vietnieks, vidējas un lielas padotības iestādes vadītājam - divi, ļoti lielas padotības iestādes vadītājam - trīs vietnieki.
Ļoti mazām padotības iestādēm nav atsevišķu struktūrvienību, teikts instrukcijā.
Atbalsta funkciju reglaments
Instrukcijai pievienotajos divos pielikumos ir uzskaitītas atbalsta funkcijas, ko nosaka saskaņā ar amatu klasifikāciju, kā arī to īpatsvars iestādē uz 100 slodzēm, ko ieteicams ievērot, nosakot atbalsta funkciju veicēju skaitu iestādē. Ja viena amata pienākumos ir vairāku atbalsta funkciju nodrošināšana, vidējo slodžu skaitu aprēķina proporcionāli katras funkcijas apjomam, teikts instrukcijā.
Pielikumos uzskaitītas amatu saimes, kas nodrošina atbalsta funkcijas (personāla vadība, darba aizsardzība, grāmatvedība, IT nodrošinājums, sabiedriskās attiecības u.c.) un attiecīgi atbalsta funkciju vidējais īpatsvars uz 100 slodzēm. Ministrijā un Valsts kancelejā (piemēram, personāla vadība un darba aizsardzība - 2,7, grāmatvedība - 3,2, iestāžu informācijas sistēmu drošība un informācijas tehnoloģiju uzturēšana, attīstība un atbalsts - 2,7, komunikācija un sabiedriskās attiecības un radošie darbi -1,8), ļoti lielā un lielā padotības iestādē (šajā piemērā nosauktajām četrām atbalsta funkcijām attiecīgi – 1,2, 2,2, 1,6 un 0,7), vidēja lieluma padotības iestādē (1,4, 2,6, 1,8 un 0,5), mazā un ļoti mazā padotības iestādē (2,0, 4,6, 1,4 un 0,9).
Amatu saskaņojumam
Amatu sarakstā jānorāda iestādes struktūrvienību un amatu nosaukumi, profesiju klasifikatora kods, amata statuss, slodze, amata klasifikācija (saime un līmenis) un mēnešalgas grupa. Iestādes amatu saraksts ir iekļauts valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogā, paredzēts projektā.
Ar Valsts kanceleju saskaņoto amatu sarakstu iesniedz Finanšu ministrijā kā pielikumu atlīdzības pieprasījumam un to izmanto kā pamatojumu, lai iestādei piešķirtu atlīdzībai paredzētos valsts budžeta līdzekļus. Papildus iesniedz to amatu sarakstu, kuros darbinieki ir nodarbināti saskaņā ar uzņēmuma līgumu. Domāts, ka instrukcijā paredzētā amatu saraksta saskaņošanas kārtība ir spēkā līdz vienotās darbinieku informācijas un vadības sistēmas ieviešanai, bet ne ilgāk kā līdz 2014. gada 1. janvārim.
Ministrijas neatbalsta un iebilst
Finanšu ministrija (FM), kura nav atbalstījusi instrukcijas tālāko virzību, aizrāda, ka netiek nodrošināta dokumenta pienācīga izvērtēšana, jo par projektu pieprasīts tikai divu ministriju atzinums, lai gan tas būtiski skar visu valsts pārvaldes sistēmu.
Savukārt iesniedzēji – Valsts kanceleja – anotācijā skaidro, ka Finanšu ministrijas un Tieslietu ministrijas atzinums tika lūgts saskaņā ar Ministru kabineta kārtības rullī noteikto.
Tiesa, MK komitejas sēdes dokumentu klāstā vēl ir arī Satiksmes ministrijas atzinums, kā arī Valsts kontroles vēstule.
Instrukcija ir izdota saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 17. panta ceturto daļu, kas likumā tika iekļauta ar 2009. gada 12. jūnija grozījumiem un paredz, ka „Ministru kabinets nosaka iestādes struktūras izveidošanas kritērijus, kārtību un iestādes amatu sarakstu saskaņošanas kārtību. Iestādes amatu sarakstu apstiprina iestādes vadītājs”. Vienlaikus ar grozījumiem tika noteikts, kuras šā likuma normas ir piemērojamas attiecībā uz pastarpinātās pārvaldes iestādi.
Vēl jāpiebilst, ka instrukcijas projekts bija iekļauts valsts sekretāru sanāksmes (VSS) darba kārtībā pagājušā gada 26. novembrī, kurā, kā liecina VSS protokola izraksts, nolemts ”ņemot vērā sanāksmes dalībnieku izteiktos viedokļus, instrukcijas projektu neizsludināt”.
Tieslietu ministrija (TM) neatbalsta projekta tālāku virzību, jo tajā iekļauto nosacījumu piemērošana nesniegšot iespēju izpildīt to uzdevuma mērķi, kas noteikts valsts pārvaldes sistēmas un civildienesta optimizēšanas plānā - izstrādāt mehānismu iestāžu amatu sarakstu saskaņošanai, lai nebūtu iespējama to nepamatota palielināšanās, jo instrukcijas projektā mehānisms, kurš spētu to nodrošināt, netiek piedāvāts. Turklāt šāda satura instrukcijas projekts arī neatvieglos cilvēkresursu plānošanu. Piemēram, instrukcijas projektā ir mēģināts standartizēt atbalsta funkciju veikšanai paredzēto slodžu skaitu atkarībā no iestādes lieluma, neņemot vērā to, ka katrai iestādei vienas un tās pašas atbalsta funkcijas veikšana paredz atšķirīgas procedūras, kuru specifiku ietekmē apstrādājamo dokumentu un to veidu skaits, citos ārējos vai iekšējos normatīvajos aktos noteikto procedūru piemērošanas nepieciešamība u. tml.
TM uzskata, ka instrukcijas saturs būtu iekļaujams rekomendējoša statusa normatīvajā aktā, piemēram, ieteikumos, kas ļautu iestāžu vadītājiem ņemt vērā Valsts kancelejas izstrādātos ieteikumus tur, kur tas ir saprātīgi un pieņemami.
TM arī pamato savus iebildumus pret konkrētiem instrukcijas punktiem, - amata vietu ierobežojumu, vadītāju un padoto skaita proporcijas, norādot arī, ka nosacījumi attiecībā uz iestāžu lielumu nav piemērojami atbalsta funkciju īpatsvara noteikšanai, jo, piemēram, Tieslietu ministrija ir centralizējusi atsevišķu funkciju veikšanu, pārņemot tās no padotības iestādēm.
"Ministrijas valsts sekretāram vai Valsts kancelejas vadītājam instrukcijas projektā atļauti ne vairāk kā divi vietnieki un palīgs. "
Iestādes struktūras shēmā būtu jānorāda reālais amata vietu skaits katrā struktūrvienībā, nevis maksimāli pieļaujamais, jo pretējā gadījumā iestādes struktūrshēma neatspoguļos reālo situāciju iestādē, norāda ministrija. TM arī nesaskata, cik pamatoti un profesionāli ir veikti slodžu sadalījuma aprēķini, kā arī izsaka vēl virkni kritisku piezīmju.
Satiksmes ministrija (SM) neatbalsta normatīvā akta projekta veidu - instrukcija. SM norāda, ka projektā ietvertais iestāžu un patstāvīgo struktūrvienību iedalījums, kā arī valsts sekretāram noteiktais ierobežojums (ne vairāk kā divi vietnieki un palīgs) nevar būt vispārsaistošs. SM atsaucas uz ES tiesību aktiem, kurā dzelzceļa un aviācijas nozarēs ir noteiktās prasības attiecībā uz iestādes organizatorisko, funkcionālo un finansiālo patstāvību. Iecerētā plāna īstenošana var radīt riskus, ka valsts pārvaldes iestādes, šā tiesību akta ietekmētas, mēģinās mākslīgi apvienot neapvienojamas lietas, lai saglabātu struktūrvienības statusu, raksta SM.
Finanšu ministrija (FM) piekrīt, ka pastāv problēma: daudzās iestādēs izveidoto vadītāju amatu proporcija ir neatbilstoša kopējam darbinieku skaitam, tomēr konceptuāli iebilst pret piedāvāto minsitriju un padotības iestāžu struktūru. Turklāt piedāvātā mikromenedžmenta pieeja, „no augšas” organizējot darbu visās valsts iestādēs pēc viena universāla šablona, esot mehānisks risinājums.
FM lūdz iekšējā normatīvā akta projektu izdot kā ieteikumus.
FM piedāvā savus skaitļus: katrā iestādes patstāvīgajā struktūrvienībā jābūt vidēji vismaz 15 amata vietām; katrā departamenta nodaļā jābūt vidēji vismaz 4 amata vietām (rēķinot konkrētā departamenta mērogā).
Pēc FM domām, būtu izvērtējama pirmā līmeņa struktūrvienības – departamenta – izveide tikai ar 11 amata vietām, nesadalot to otrā līmeņa struktūrvienībās – nodaļās, jo „šāds veidojums pēc būtības neatšķiras no patstāvīgās nodaļas, kurā ir paredzēts vairāk par septiņām vietām”.
FM neredz pietiekamu pamatojumu ierobežojumam, ka nodaļas vadītājam nedrīkst būt vietnieks. „Atteikšanās no nodaļas vadītāja vietnieka radītu situāciju, ka nodaļas vadītāja prombūtnes laikā nodaļā vairs nebūtu amatpersonas, kas pieņemtu atbildīgu lēmumu attiecībā uz nodaļas kompetences jautājumiem. Bieži tas izpaužas steidzamu lēmumu pieņemšanas gadījumos, kad nodaļas vadītājs iespējams atrodas sanāksmē vai komandējumā. Turklāt nodaļas vadītāja vietnieks pilda nodaļas vadītāja funkcijas tā prombūtnes laikā. Attiecīgi, kad nodaļas vadītājs būs prombūtnē, katru reizi būs nepieciešams sagatavot rīkojumu kādam no darbiniekiem par nodaļas vadītāja pienākumu izpildi, attiecīgi tas radītu papildu slogu ne tikai administratīvā jomā, bet arī finansiāli.”
FM lūdz svītrot projekta punktu, kas valsts sekretāram pieļauj tikai divus vietniekus, jo neesot saprotams priekšlikuma pamatojums: „Proti, ar kādiem apsvērumiem tiek pamatots pieņēmums, ka optimālais iestādes vadītāja vietnieku skaits neatkarīgi no organizācijas lieluma ir 2 gab. (vai mazāk). Mūsuprāt, vadītāju skaits katrā līmenī izriet no iepriekšējā līmeņa darbinieku (padoto) skaita (t.s. span of control), kas reizē ir vienīgais objektīvais kritērijs, mēģinot regulēt jebkura līmeņa vadītāju skaitu. Teorijā tradicionāli tiek pieņemts, ka optimālais tieši padoto skaits, kuru viens vadītājs spēj efektīvi vadīt, ir 3-7 cilvēki. Tas attiecīgi ir mazāks augstākos (t.i., atbildīgākos un komplicētākos) līmeņos un lielāks – zemākos līmeņos. Ja tiek pieņemts, ka iestāžu vadītāji nav spējīgi patstāvīgi noteikt efektīvam darbam optimālo vietnieku skaitu, lūdzam instrukcijas projektā ievērot principu, ka augstāko vadītāju skaitu nosaka tiem padoto vadītāju skaits. Attiecīgi šādā gadījumā nepieciešams noteikt, ka katram iestādes vadītāja vietniekam jābūt padotam vidēji vismaz 3 struktūrvienībām, kas savukārt atbilst pārējiem minimālā apjoma ierobežojumiem.”
"Ļoti mazām padotības iestādēm nav atsevišķu struktūrvienību."
FM uzskata, ka ir izvērtējama arī prasība par padotības iestādes vadītāja vietnieku skaitu. Atbilstoši instrukcijas projektā minētajam ļoti liela iestāde ir iestāde ar vairāk nekā 500 darbiniekiem. Līdz ar to trīs vadītāju vietnieku amatus var izveidot, piemēram, gan iestādē ar 510 nodarbinātajiem, gan iestādē ar trīs līdz astoņiem tūkstošiem darbinieku.
FM neatbalsta paredzēto „ļoti mazu iestāžu” līdz 10 darbiniekiem izveides iespējamību, jo „šādu iestāžu izveide ir ekonomiski neizdevīga un nepamatota un šīs iestādes veicamo funkciju var pievienot citai iestādei. Turklāt jau pirms vairākiem gadiem jau ticis lemts par šādu iestāžu likvidēšanu,” atgādina FM.
FM arī nepiekrīt iestādes amatu saraksta iekļaušanai valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogā.
Valsts kontrole: inciatīva laba, bet...
Valsts kontrole, kurai lūgts atzinums, nesniedz vērtējumu, bet atbildes vēstulē pauž uzskatu, ka institucionālās struktūras veidošana normatīvi definētā ietvarā nevar darboties kā noteicošais instruments, ar kuru panākt racionāli un atbilstoši izveidotu valsts pārvaldes struktūru, nepieļaujot risku, ka iestāde nenodrošinās tai noteikto funkciju un uzdevumu izpildi pilnā apmērā un iespējami efektīvi. Iestādes struktūrai, amatu struktūrai pamatfunkcijas izpildei, kā arī atbalsta procesu īpatsvaram ir jābūt pakārtotam un pamatotam ar konkrētajai institūcijai veicamajām funkcijām un uzdevumiem, to apjomu un rezultatīvajiem rādītājiem, nevis atbilstību kritērijam – nodarbināto skaits iestādē. Instrukcijas projekts paredz iestādes vadītāja rīcības brīvību iestādes struktūras modeļa veidošanā (var veidot/neveidot, var būt, var tikt izveidotas, var būt citas, var noteikt atšķirīgus, ieteicams ievērot), atstājot katras institūcijas vadītāja atbildībā struktūras izveidošanu atbilstoši veicamajām funkcijām un izpildāmajiem uzdevumiem. Līdz ar to secināms, ka nav iespējams visām valsts pārvaldes iestādēm, nevērtējot to darbības specifiku, funkcijas un uzdevumus, pamatā vadoties pēc iestādē nodarbināto skaita, izvirzīt vienotas prasības, uzskata Valsts kontrole.
Domāts mazai, profesionālai valsts pārvaldei...
Reformu vadības grupa (valdības pārstāvji, ierēdņi, politiķi, darba devēju, Latvijas Universitātes, Latvijas Pašvaldību savienības un arodbiedrības pārstāvji) 8. janvāra sēdē arī lēmusi, ka Valsts kancelejai jāņem vērā reformu grupas ierosinājumi un jāturpina darbs pie Iestādes struktūras izveidošanas un amatu sarakstu saskaņošanas kārtības instrukcijas.
Civildienesta optimizācijas plānā ir iekļauts uzdevums izstrādāt MK noteikumus, lai noteiktu vadlīnijas valsts pārvaldes iestāžu iekšējās struktūras veidošanai, to lielumam (arī struktūrvienību optimālo lielumu) un iestādes amatu sarakstu saskaņošanas kārtību. Prognozēts arī sagaidāmais rezultāts: „Dažādu līmeņu vadītāju amatu samazināšana valsts pārvaldē, atbalsta funkciju centralizācija iestāžu un vēlāk arī resoru ietvaros.” Šis darbs plānā ierakstīts kā jau 2009. gadā paveicamais un ir viens no vairāk nekā desmit īstermiņa uzdevumu klāsta (tostarp ir arī pērn gada nogalē pieņemtais likumprojekts „Par vienotu valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu (darbinieku) atlīdzības sistēmu”).
„Plāna mērķis ir veidot mazu, profesionālu, kompetentu un motivētu valsts pārvaldi,” pērnvasar iepazīstinot ar jumta dokumenta tēzēm, žurnālistiem uzsvēra Valsts kancelejas direktore Gunta Veismane. Kritiski tiks caurlūkota valsts pārvaldes struktūra, mazinot dažādu pusvadītāju līmeņus, skaidroja Politikas koordinācijas departamenta vadītājs Mārtiņš Krieviņš: „Lai nebūtu situācijas, ka ir departaments, kurā ir trīs cilvēki, no kuriem viens ir vadītājs, otrs - vadītāja vietnieks un trešais - eksperts. Mēs piedāvājam noteikt minimālo apjomu, kādam ir jābūt nodaļu līmenī un departamentu līmenī.“
Pērn 15. septembrī MK ārkārtas sēdē, kuru bija sasaucis Valsts prezidents Valdis Zatlers, valdības Informatīvajā ziņojumā par valsts pārvaldes sistēmas un civildienesta optimizēšanas plāna īstenošanas gaitu tika norādīts, ka, „iespējams, ir jānosaka unificēta ministriju iekšējā struktūra, atgriežoties arī pie iepriekš noraidītās idejas par darbinieku skaita normēšanu”.
