Darba samaksas aprēķina pamatā pirmām kārtām ir darbinieka darba līgums, kurā noteikti darba pienākumi, darba laiks, citas ar darba pienākumu izpildi saistītās detaļas, kā arī par to izpildi nolīgtā alga.

Darba samaksu par konkrētu termiņu (parasti tas ir viens mēnesis) valsts iestādē aprēķina iestādes grāmatvedība.
Aprēķinot konkrētā darbinieka darba samaksu, grāmatvedība ņem vērā iesniegto darba laika uzskaites tabeli – cik dienu un stundu darbinieks konkrētajā mēnesī ir nostrādājis, vai ir bijuši darba kavējumi, piemēram, slimības dēļ, atvaļinājuma laiku, neattaisnotus darba kavējumus u.tml.

Darba algas izmaksa notiek, pamatojoties uz darba devēja (iestādes vadītāja) rīkojumu. Par papildus veiktiem pienākumiem vai nostrādātajām virsstundām darba devējs īpašā rīkojumā nosaka piemaksas apmēru.

Turklāt darba devējam, izmaksājot darba algu, ir pienākums darbiniekam rakstveidā izsniegt darba samaksas aprēķinu, tā saukto algas lapiņu. Algas lapiņā saskaņā ar Darba likumu jāiekļauj informācija par darba samaksu, veiktajām obligātajām valsts sociālās apdrošināšanas iemaksām, nostrādātajām stundām, t.sk. virsstundām dienā un nakts laikā.

Saskaņā ar labas pārvaldības principiem algas lapiņā būtu jāietver informācija par:

• nostrādāto dienu un stundu skaitu,
• svētku un atvaļinājuma, t.sk. gan kārtējā, gan bezalgas, dienām,
• slimības dienām,
• samaksu par iepriekš minētajām dienām,
• nomaksātajiem nodokļiem u.c.,
• ieturējumiem par, piemēram, mobilā telefona sarunām u.c.

Lai atrisinātu neskaidrības par izmaksātās algas faktu, darbiniekam vispirms būtu jāvēršas iestādes grāmatvedībā. Grāmatvedis sniegs paskaidrojumu, kā veidojusies darba samaksa un kādi konkrētie dokumenti ir bijuši grāmatvedības rīcībā, aprēķinot darba samaksu. Skaidrojumu darbinieks ir tiesīgs prasīt arī no sava tiešā vadītāja un iestādes vadītāja.
Konfliktsituācijās pēc skaidrojuma un palīdzības ir tiesības vērsties Valsts darba inspekcijā.