Saskaņā ar Valsts valodas likuma 10. panta trešo daļu dokumentus svešvalodā no personām pieņem, ja tiem pievienots Ministru kabineta noteiktajā kārtībā vai notariāli apliecināts tulkojums valsts valodā.

Privāto dokumentu apliecināšanas kārtība noteikta Ministru kabineta 2000. gada 22. augusta noteikumos Nr. 291 “Kārtība, kādā apliecināmi dokumentu tulkojumi valsts valodā”, ja vien normatīvajos aktos nav noteikts, ka ir nepieciešams notariāli apliecinātu dokumenta tulkojums vai noteikta cita kārtība.

Saskaņā ar 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvencijas par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu (turpmāk – Hāgas konvencija) 1. pantu par publiskiem dokumentiem atzīstami:

• dokumenti, ko izdevis varas orgāns vai amatpersona, kas saistīti ar valsts tiesām vai tribunāliem, ieskaitot tos dokumentus, ko izdevis prokurors, tiesas sekretārs vai tiesas izpildītājs;
• administratīvie akti;
• notariālie akti;
• oficiāli apliecinājumi uz dokumentiem, ko parakstījušas privātpersonas, tādi kā oficiāli apliecinājumi par dokumenta reģistrāciju, vai par faktu, ka tas pastāvējis noteiktā datumā, un oficiāli un notariāli paraksta autentiskuma apliecinājumi, tai skaitā par publiskiem dokumentiem uzskatāmi arī ārvalsts kompetentās iestādes izdoti dokumenti, piemēram, izziņas par attiecīgajā valstī reģistrētu ārvalstu juridisko personu.

Visiem publiskajiem dokumentiem ir jāpievieno notariāli apliecināts tulkojums latviešu valodā.

Ministru kabineta 2019. gada 18. jūnija noteikumi Nr. 267 “Noteikumi par publisku dokumentu legalizāciju ar apliecinājumu (apostille)” (turpmāk – noteikumi) paredz kārtību, kādā tiek veikts apliecinājums vai pieņemts lēmums atteikt apliecinājumu, e-apostille reģistra izveidošanas un uzturēšanas kārtību, tajā iekļaujamo ziņu apjomu, kā arī kārtību un apjomu, kādā ziņas iesniedz reģistrā un izsniedz no tā.

Noteikumu 2. pielikums paredz, kādam jābūt uzrakstam, kas legalizē publisku dokumentu ar apliecinājumu (apostille).

Saskaņā ar Hāgas konvencijas 4. pantu apliecinājumu var sastādīt tās valsts iestādes oficiālajā valodā, kura to izdod. Standarta termini, kas tajā parādās, var būt arī citā valodā. Virsrakstam “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” jābūt franču valodā.

Saskaņā ar Dokumentu legalizācijas likuma 3. panta otro daļu ir atcelta dokumentu legalizācijas prasība dokumentiem, kuri ir izsniegti Eiropas Savienības, Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalstīs, Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotajā Karalistē (izņemot tās aizjūras teritorijas) vai Šveices Konfederācijā. Līdz ar to, ja publiskā dokumenta izdevējvalsts ir Eiropas Savienības, Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalsts, Lielbritānija un Ziemeļīrijas Apvienotā Karaliste (izņemot tās aizjūras teritorijas) vai Šveices Konfederācija, tad iestāde pieņem publisko dokumentu bez tā legalizācijas.