Vispārīgā datu aizsardzības regula, kas tiek piemērota no 2018. gada 25. maija, paredz datu subjektiem (fiziskām personām, kuru dati tiek apstrādāti) plašākas kontroles tiesības pār saviem datiem, savukārt pārziņiem – vairāk pienākumu, tostarp pārdomāt un pamatot, kāpēc tiem konkrēti personas dati ir vajadzīgi un vai to apstrāde ir tiesiska un likumīga.

Regulas 4. panta 1. punktā ir noteikts, ka personas dati ir jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (“datu subjekts”). Identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, minētās personas vārdu, uzvārdu, identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem, tiešsaistes identifikatoru vai vienu vai vairākiem minētajai fiziskajai personai raksturīgiem fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem.

Savukārt personas datu apstrāde ir jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, atgūšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana vai kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana (regulas 4. panta 2. punkts).

Datu valsts inspekcija norāda, ka saskaņā ar regulas 4. panta 7. punktu par personas datu apstrādi ir atbildīgs pārzinis – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kas viena pati vai kopīgi ar citām nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus [..] Pārzinim personas datu apstrāde ir jāveic, ievērojot regulas 6. panta 1. punktā noteikto, proti, personas datu apstrāde ir likumīga tikai tādā apmērā un tikai tad, ja ir piemērojams vismaz viens no šajā pantā minētajiem pamatojumiem. Tātad jebkurai personas datu apstrādei ir jābūt tiesiskam pamatam (regulā ir noteikti seši vispārīgi tiesiskie pamati: piekrišana, līguma izpilde, juridisks pienākums, sabiedrības intereses, vitālo interešu aizsardzība un leģitīmo interešu ievērošana). Savukārt regulas 5. pants paredz, ka personas datu apstrādi drīkst veikt tikai atbilstoši paredzētajam mērķim un tam nepieciešamajā apjomā.

Ievērojot iepriekš minēto, tiesības pārsūtīt iesniegumu citai iestādei (šajā gadījumā citai kompetentai iestādei – pašvaldības iestādei) bez iesnieguma iesniedzēja piekrišanas ir tikai tādā gadījumā, ja pastāv tiesisks pamats šādai datu apstrādei.

Iesniegumu likuma 4. panta pirmā daļa nosaka – ja iestāde konstatē, ka saņemtais iesniegums pilnībā vai kādā daļā nav šīs iestādes kompetencē, tā septiņu darbdienu laikā no iesnieguma saņemšanas dienas par to informē iesniedzēju un, ja iespējams, norāda kompetento iestādi. Savukārt šā panta otrā daļa nosaka, ja tas ir lietderīgi, iestāde var nepiemērot šā panta pirmo daļu un septiņu darbdienu laikā pēc iesnieguma saņemšanas pārsūtīt šo iesniegumu citai iestādei, informējot par to iesniedzēju.

Tādējādi konkrētajā situācijā tiesiskais pamats attiecīgas darbības veikšanai (iesnieguma pārsūtīšanai) ir iestādei noteiktais juridiskais pienākums (regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts), nevis datu subjekta piekrišana (regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts). Proti, normatīvais akts noteic tiešu iestādes pienākumu pārsūtīt saņemto iesniegumu piekritīgai iestādei, ja tiek konstatēts, ka iesniegums vai kāda tā daļa nav saņēmējiestādes kompetencē.

Papildus norādām, ka no jautājuma “Kas notiks ar iesniedzēja datiem?” nav skaidri noprotams tā saturs, tāpēc uzskatām par iespējamu informēt – kā jau iepriekš norādīts, Iesniegumu likums paredz iesnieguma pārsūtīšanu kompetentai iestādei. Ne minētais normatīvai akts, ne arī kāds cits neuzliek par pienākumu, piemēram, anonimizēt, šifrēt vai jebkādi citādi apstrādāt personas datus, lai tie nebūtu identificējami (iesniegums ir pārsūtāms tā oriģināli saņemtajā formā).