Ministru kabineta (MK) 2010.gada 28.septembra noteikumi Nr.916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” nosaka dokumenta oriģināla, tā atvasinājuma un dublikāta izstrādāšanas un noformēšanas prasības.

MK noteikumi noteic, ka katra dokumenta atvasinājums ir jāapliecina atsevišķi. Dokumenta atvasinājuma apliecinājumam ir jābūt izvietotam uzreiz aiz pēdējā rekvizīta. Tas nozīmē, ka gadījumos, kad ir vairāki patstāvīgi dokumenti, tie ir jāapliecina katrs atsevišķi.

Svarīgi ir izšķirt, vai atvasinātam dokumentam tiek pievienoti klāt pielikumi vai citi patstāvīgi dokumenti.

Ja tiek pievienoti pielikumi, tad uz tiem ir jābūt atsaucei dokumenta tekstā un tie nav patstāvīgi dokumenti. Ja dokumenta atvasinājums ir uz vairākām lapām un tam klāt ir pielikumi, tos var cauršūt un apliecināt kopā. Dokumenta atvasinājumam nevar pievienot tādus pielikumus, uz kuriem nav atsauce dokumenta tekstā un kuri ir nesaistīti ar dokumenta atvasinājumu.
Ja dokumenta atvasinājumam klāt tiek pievienoti dokumenti, jāatceras, ka tie katrs ir patstāvīgi dokumenti, tātad jāapliecina katrs atsevišķi un cauršūt kopā tos nevar.

MK noteikumu Nr.916 60.punktā ir aprakstīts, kā rīkoties, ja ir jāapliecina vairāklapu dokumentu atvasinājums. Tieslietu ministrijas Administratīvā departamenta Kancelejas vadītāja Līga Kokare skaidro, ka vairāklapu dokumentu atvasinājums ir jācauršuj ar diegu vai auklu un jāsanumurē vēl, pirms tas ticis apliecināts.

Cauršujot dokumenta atvasinājumu, tā diegi dokumenta beigās (pēdējās lapas otrā pusē) ir jāsasien kopā un jāpielīmē pie dokumenta atvasinājuma ar baltu papīru vai uzlīmi. Uz šīs uzlīmes jāizvieto apliecinājuma teksts, kurā norāda, cik lapas ir cauršūtas un sanumurētas, kā arī ir jānorāda datums un tās personas paraksts un atšifrējums, kas atvasinājumu ir cauršuvusi.

Piemēram, ja atvasinājuma dokuments sastāv no trijām lapām, tad trešās lapas otrajā pusē uz baltā papīra vai uzlīmes (kas uzlīmēta pa virsu cauršuvuma mezglam) norāda:
Sanumurētas un cauršūtas 3
(trīs) lapas
2012.gada 1.jūnijā
X ministrijas
Kancelejas lietvede
Liene Bērziņa (personiskais paraksts)

Saskaņā ar 2010.gada 6.maija likumu „Dokumentu juridiskā spēka likums”, dokumentu atvasinājumus ir tiesīgi apliecināt notāri un organizācijas vai fiziskas personas. Praktiski ikvienam dokumentam ir iespējams izveidot atvasinājumu, tomēr nav iespējams izveidot atvasinājumu ar juridisku spēku personu apliecinošiem dokumentiem. „Ja dokumenta atvasinājums nav apliecināts, tad tas ir tikai informatīvs materiāls un tam nav juridiska spēka,” norāda L.Kokare. 

Likuma 6.pantā ir norādīts: „Ja normatīvajos aktos dokumenta atvasinājuma pareizības notariāla apliecināšana nav noteikta kā obligāta, to var apliecināt ne tikai notārs, bet šajā pantā noteiktajos gadījumos arī organizācija vai fiziskā persona.” Un šie gadījumi ir:
• fiziska persona var apliecināt tādu dokumentu atvasinājumu pareizību, kuru autors ir šī persona (piemēram, persona var apliecināt dokumenta atvasinājumu savam pašradītajam dokumentam);
• organizācija var apliecināt to dokumentu atvasinājumus, kuru autors tā ir, kurus tā saņēmusi no citām organizācijām un fiziskajām personām (ja vien normatīvajos aktos nav noteikts, ka ir nepieciešama dokumenta autora piekrišana) un gadījumos, kad dokumentu atvasinājumu organizācijai iesniedz fiziska persona.

Tas nozīmē, ka ne fiziska persona, ne organizācija nav tiesīga apliecināt tādus dokumenta atvasinājumus, ko neparedz Dokumentu juridiskā spēka likums.