Biedrības un grāmatvedība (II)

Grāmatvedības reģistri

Visus saimnieciskos darījumus apliecina ar attaisnojuma dokumentiem, novērtē naudas izteiksmē un, ievērojot hronoloģiju, sistemātiskā kārtībā iegrāmato grāmatvedības reģistros.

Biedrība var patstāvīgi izvēlēties grāmatvedības reģistru veidu, saturu, skaitu un sagatavošanas veidu (grāmatvedības kārtošanas formu), ņemot vērā biedrības saimnieciskās darbības raksturu un apstrādājamās informācijas apjomu. Izņēmums ir gadījumi, ja attiecīga grāmatvedības reģistra veidu, saturu un sagatavošanas veidu reglamentē konkrēts normatīvais akts.

Ja biedrības apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem pārskata gadā nepārsniedz 25 000 latu, tā kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā.

Biedrība iekārto:

• naudas plūsmas uzskaites žurnālu, kurā reģistrē skaidrās un bezskaidrās naudas ieņēmumus un izdevumus,

vai

• divus atsevišķus žurnālus - kases grāmatu un kredītiestāžu kontu grāmatu.

Kases grāmatā veic skaidrās naudas ieņēmumu un izdevumu uzskaiti, bet kredītiestāžu kontu grāmatā - norēķinu un noguldījumu kontos kredītiestādēs esošās bezskaidrās naudas ieņēmumu un izdevumu uzskaiti.

Ja biedrības, kas kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, izmanto naudas plūsmas uzskaites žurnālu, kurā reģistrē skaidrās un bezskaidrās naudas ieņēmumus un izdevumus, tad atsevišķu kases grāmatu tās nekārto, jo visas kases operācijas par saviem ieņēmumiem un izdevumiem tās reģistrē naudas plūsmas uzskaites žurnālā.

Lai fiksētu gada pārskata sagatavošanai un nodokļu aprēķināšanai nepieciešamos datus, kā arī veiktu biedrības mantas un norēķinu kontroli, papildus iekārto attiecīgus analītiskās uzskaites reģistrus (piemēram, pamatlīdzekļu un nemateriālo ieguldījumu uzskaites reģistrs, materiālu uzskaites reģistrs, debitoru uzskaites reģistrs un kreditoru uzskaites reģistrs).

Kustamu vai nekustamu mantu var reģistrēt un uzskaitīt natūrā.

Visus ierakstus grāmatvedības reģistros izdara saimnieciskā darījuma dienā vai iespējami drīz pēc tās, bet ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā saimnieciskais darījums noticis.

Kvīšu lietošana

Ja biedrības un nodibinājumi par saimnieciskajiem darījumiem skaidrā naudā saņemto samaksu nereģistrē kases aparātā, tad tām jālieto VID reģistrētas kvītis vai biļetes. Biedrība skaidrās naudas saņemšanai par saimnieciskajiem darījumiem reģistrē VID grāmatiņās brošētas kvītis vai grāmatiņās brošētas biļetes, vai arī kvīšu vai biļešu numurus, iesniedzot pamatotu rakstisku iesniegumu. Reģistrējot kvīšu vai biļešu numurus, iesniedz iesniegumu divos eksemplāros. Tās var reģistrēt arī EDS sistēmā.

Kvītis biedrība var lietot

• par ārpus pastāvīgās darbības vietas (struktūrvienības) sniegtajiem pakalpojumiem, ja samaksa tiek saņemta pakalpojumu sniegšanas vietā;
• par pastāvīgajā darbības vietā (struktūrvienībā) sniegtajiem pakalpojumiem, ja tajā vidējie skaidrās naudas ieņēmumi mēnesī nepārsniedz sešas minimālās mēneša darba algas. Vidējos skaidrās naudas ieņēmumus mēnesī aprēķina, trijos iepriekšējos kalendāra mēnešos gūto skaidrās naudas ieņēmumu kopējo summu izdalot ar trīs. Ja vidējie skaidrās naudas ieņēmumi mēnesī divus mēnešus pēc kārtas pārsniedz sešas minimālās mēneša darba algas, nākamā mēneša laikā jānodrošina kases aparāta, kases sistēmas, specializētās ierīces vai iekārtas lietošanas uzsākšana;
• par saņemtajiem ziedojumiem;
• par pašu iegūtu vai ražotu preču pārdošanu to ražošanas vietā (izņemot sabiedriskās ēdināšanas vietas) vai piegādi pircējiem uz vietas, vai šo preču remontu;
• par bērnu uzturēšanos un ēdināšanu bērnudārzos un mazbērnu novietnēs;
• par bibliotēku un publisko arhīvu darbības specifikai raksturīgu pakalpojumu sniegšanu; 
• par biedrību, nodibinājumu, reliģisko organizāciju un politisko organizāciju (partiju) saņemtajiem ziedojumiem. Par anonīmiem ziedojumiem darījumus apliecinošus dokumentus šajos noteikumos noteiktajā kārtībā neizsniedz.

"Ierakstus reģistros izdara saimnieciskā darījuma dienā vai iespējami drīz pēc tās. "

Darījumu apliecināt ar VID reģistrēto kvīti pēc darījuma partnera pieprasījuma var

• par pašu iegūtās vai ražotās produkcijas pārdošanu mazumtirdzniecībā ielu tirdzniecības vietās; 
• ar pievienotās vērtības nodokli neapliekamas personas – par iepirktu preču pārdošanu mazumtirdzniecībā ielu tirdzniecības vietās un šajās vietās sniegtajiem pakalpojumiem;
• ar pievienotās vērtības nodokli neapliekamas personas - par pašu iegūtu vai ražotu preču pārdošanu mazumtirdzniecībā tirgos un šajās vietās sniegtajiem pakalpojumiem; 
• par pašu ražotās produkcijas pārdošanu sabiedriskajā ēdināšanā izglītības iestādēs. Ja samaksa tiek veikta avansā saskaņā ar skolēnu sarakstu, kvīti izsniedz personai, kas veic maksājumu; 
• par dievnamu, kultūras iestāžu, botānisko un zooloģisko dārzu, rezervātu, brīvdabas objektu un izklaides iestudējumu darbībai raksturīgu priekšmetu (piemēram, programmu, brošūru, atklātņu) pārdošanu to apmeklējuma laikā.

Par anonīmiem ziedojumiem darījumus apliecinošus dokumentus neizsniedz!

Ja saņemti ziedojumi no nezināmām personām ziedojumu kastītē, tad, tos izņemot, saskaita naudu un aizpilda brīvā formā ziedojumu saņemšanas aktu. Ziedojumu kastīšu izvietojumu un naudas izņemšanu normatīvie akti neregulē. Biedrības un reliģiskās organizācijas pašas nosaka, kā to darīt.

Biedru naudas ieskaita biedrības grāmatvedībā, pamatojoties uz kases ieņēmumu orderi, jo tas nav saimniecisks darījums, bet iekšējie norēķini ar naudu. Līdzīgi kā avansa norēķini par saimnieciskiem izdevumiem.

Biļetes biedrība var lietot

• par ieejas maksu, inventāra nomu un citiem papildu pakalpojumiem sporta, kultūras un izklaides pasākumos; 
• par ieejas maksu muzejos, vēsturiskajos objektos.

Reģistrētās kvītis noformē trijos eksemplāros. Noformētās reģistrētās kvīts pirmo eksemplāru izsniedz pircējam (pakalpojuma saņēmējam), otrais eksemplārs paliek pārdevējam (pakalpojuma sniedzējam), trešais eksemplārs paliek kvīšu grāmatiņā (ja kvītis brošētas grāmatiņās) vai hronoloģiskā secībā tiek brošēts kalendāra gada ceturkšņa beigās (ja nepieciešams, agrāk).

Par katru ceturksni līdz mēneša 25.datumam iesniedz Valsts ieņēmumu dienestā pārskatu par numurēto un VID reģistrēto kvīšu izlietojumu vai pārskatu par numurēto un VID reģistrēto biļešu izlietojumu.

Gada pārskats

Pēc pārskata gada beigām saskaņā ar likumu "Par grāmatvedību" un Ministru kabineta 2006.gada 3.oktobra noteikumiem Nr.808 "Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem" biedrība sagatavo gada pārskatu. Pirms gada pārskata sagatavošanas tā veic inventarizāciju.

Gada pārskats sastāv no

• bilances,
• ieņēmumu un izdevumu pārskata,
• ziedojumu un dāvinājumu pārskata un
• ziņojuma.

Ja biedrības apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem pārskata gadā nepārsniedz 25 000 latu un biedrība kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, biedrība sagatavo gada pārskata daļas:

• ieņēmumu un izdevumu pārskatu un
• ziedojumu un dāvinājumu pārskatu.

Biedrības gada pārskatu vai tā daļas — ieņēmumu un izdevumu pārskatu un ziedojumu un dāvinājumu pārskatu - pārbauda saimnieciskās un finansiālās darbības revīzijas institūcija vai zvērināts revidents. Revidents sagatavo atzinumu par revīzijas rezultātiem, kas tiek iesniegts biedru sapulcei.

Katru gadu ne vēlāk kā līdz 31.martam biedrība gada pārskatu vai tā daļas — ieņēmumu un izdevumu pārskatu un ziedojumu un dāvinājumu pārskatu - iesniedz Valsts ieņēmumu dienestam.

Biedrība, kura ir ieguvusi sabiedriskā labuma organizācijas statusu, ja tās saņemto ziedojumu kopsumma pārskata gadā pārsniedz 12 minimālās mēneša darba algas, papildus sagatavo un iekļauj gada pārskatā no vispārējiem ziedojumiem veikto administratīvo izdevumu pārskatu.

"Atlīdzībai jābūt samērīgai un pamatotai ar veicamajiem darbiem."

Šajā pārskatā ar skaitļiem tekstā vai tabulā sniedz informāciju par pārskata gadā saņemto vispārējo ziedojumu (ziedojumi, kuru izlietojuma mērķi līgumā nav noteikti) kopsummu un tās izlietojumu administratīvajiem izdevumiem kopumā un pa izdevumu veidiem saskaņā ar Ministru kabineta 2005.gada 4.janvāra noteikumiem Nr.11 "Noteikumi par sabiedriskā labuma organizāciju administratīvajiem izdevumiem".

Gada pārskatā skaitļus noapaļo līdz veseliem skaitļiem. Bilanci un ieņēmumu un izdevumu pārskatu sagatavo, pamatojoties uz Ministru kabineta 2006.gada 3.oktobra noteikumu Nr.808 "Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem" shēmām un ievērojot šādus nosacījumus:

• posteņus atspoguļo katru atsevišķi shēmās minētajā secībā;
• katram postenim norāda attiecīgos iepriekšējā gada pārskata datus;
• posteņus, kuros nav skaitļu, norāda tikai tad, ja iepriekšējā gada pārskatā ir bijis attiecīgs postenis ar summu; 
• shēmās ar arābu cipariem apzīmētos posteņus var sadalīt sīkāk, apvienot vai pievienot tiem jaunus posteņus, ja šādas korekcijas rada lielāku skaidrību. Apvienotos posteņus detalizē ziņojumā;
• posteņos norāda attiecīgās kopsummas. Ja nepieciešamas ziņas par šo kopsummu sastāvdaļām, sīkāku sadalījumu ietver gada pārskata ziņojumā;
• posteņos norādītos skaitļus pamato ar ierakstiem attaisnojuma dokumentos, grāmatvedības reģistros un kopsavilkumos, kā arī ar pārskata gada slēguma inventarizācijas rezultātiem.

Ieņēmumu un izdevumu pārskats ir gada pārskata sastāvdaļa, kurā norāda biedrības ieņēmumus, izdevumus un to starpību noteiktā pārskata periodā. Ieņēmumu un izdevumu pārskatā ietver visus ieņēmumus un visus izdevumus, izņemot pamatlīdzekļu iegādes, ražošanas vai uzstādīšanas izdevumus, nemateriālo ieguldījumu, kapitāla līdzdalības daļu, akciju, citu vērtspapīru un krājumu iegādes izdevumus, kā arī ar naudas aizdevumiem, avansa maksājumiem vai parādu atmaksāšanu saistītos izdevumus.

Ieņēmumus un izdevumus ārvalsts valūtā ieņēmumu un izdevumu pārskatā norāda, pārrēķinātus latos saskaņā ar Latvijas Bankas noteikto attiecīgās ārvalsts valūtas kursu šo ieņēmumu saņemšanas vai izdevumu veikšanas dienā.

Ziedojumu un dāvinājumu pārskata ailēs vai tekstā pārskata gadā saņemto ziedojumu un dāvinājumu summu norāda sadalījumā pa ziedojumu un dāvinājumu veidiem:

• naudas ziedojums vai dāvinājums;
• mantisks ziedojums vai dāvinājums.

Biedrība, kurai nav piešķirts sabiedriskā labuma organizācijas statuss, ziedojumu un dāvinājumu izlietojumu statūtos paredzētajiem mērķiem un uzdevumiem var norādīt kopējā summā bez sadalījuma izdevumos sabiedriskā labuma darbībai un citiem mērķiem un uzdevumiem.

Darbs un atlīdzība

Biedrībām ir tiesības nodarbināt personas brīvprātīgā darbā. Par brīvprātīgā darbu uzskatāms bezatlīdzības darbs vai pakalpojumu sniegšana, ko veic fiziskā persona, nestājoties ar biedrību vai nodibinājumu darba tiesiskajās attiecībās, un kas ir vērsts uz biedrības vai nodibinājuma statūtos noteiktā mērķa sasniegšanu. Tādējādi tas var būt jebkurš darbs, arī grāmatvedības vai kasiera un sētnieka pakalpojumi.

Pēc personas pieprasījuma par brīvprātīgā darba veikšanu noslēdzams rakstveida līgums, norādot veicamo darbu un tā izpildes termiņu.

Persona, kura veic brīvprātīgā darbu, var prasīt tādu izdevumu segšanu, kas radušies brīvprātīgā darba izpildes gaitā, ja tas noteikts biedrības vai nodibinājuma statūtos vai valdes lēmumos.

Ja persona (biedrs, brīvprātīgais, valdes loceklis) saņem atlīdzību (atalgojumu) par darbību biedrībā vai nodibinājumā, šī atlīdzība (atalgojums) nosakāma atbilstoši attiecīgās personas pienākumu apjomam un biedrības vai nodibinājuma finansiālajam stāvoklim. Atlīdzībai jābūt samērīgai un pamatotai ar veicamajiem darbiem.

Valdes loceklis pilda savus pienākumus bez atlīdzības, ja statūtos nav noteikts citādi. Ja statūtos paredzētas valdes locekļa tiesības saņemt atlīdzību, tās apmēru un izmaksas kārtību nosaka ar biedru sapulces lēmumu, ja statūtos nav noteikts citādi.

Kā izriet no minētā, Darba likuma normas netiek piemērotas ne valdes loceklim, ne brīvprātīgajam, ne biedram, ja izmaksā atlīdzību.

Attiecībā uz avansa norēķiniem valdes loceklis var prasīt tādu izdevumu segšanu, kuri radušies viņa pienākumu izpildes gaitā, ja statūtos nav noteikts citādi.