Publicēts pirms 12 gadiem. Izvērtē satura aktualitāti! >>
Ne tikai dokumentu oriģināli, bet arī to atvasinājumi var būt ar juridisku spēku. Lai dokumenta atvasinājums iegūtu juridisku spēku, tam ir jābūt pareizi apliecinātam un attiecīgā dokumenta oriģinālam ir jābūt ar juridisku spēku.
FOTO: Māris Kaparkalējs, LV portāls
Dokumenta oriģināla atveidojums
2010.gada 6.maija likums "Dokumentu juridiskā spēka likums" noteic, ka "dokuments ir jebkura rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts (piemēram, valsts vai pašvaldības institūcija, privāto tiesību juridiskā persona, fizisko vai juridisko personu apvienība, notārs, tiesu izpildītājs) vai fiziskā persona". Praktiski ikvienam dokumentam ir iespējams izveidot atvasinājumu, tomēr saskaņā ar minētā likuma 6.panta trešo daļu personu apliecinošiem dokumentiem atvasinājumus ar juridisku spēku izveidot nevar.
MK noteikumu Nr.916 47.punkts skaidro, ka dokumenta atvasinājums ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu. Dokumentu atvasinājumu ir iespējams izstrādāt trijos veidos – kā
Kopijas, izraksta vai noraksta augšējā labajā stūrī ir jābūt norādei par to, kurš no atvasinājuma veidiem ir izgatavots. Piemēram, dokumenta kopijai augšējā labajā stūrī ar lieliem burtiem jābūt norādītam "KOPIJA".
Dokumenta atvasinājuma juridiskais spēks
Lai kāda dokumenta atvasinājums iegūtu juridisku spēku, tam saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likumu ir jābūt pareizi apliecinātam un attiecīgā dokumenta oriģinālam ir jābūt ar juridisku spēku. Dokumentu atvasinājumus ir tiesīgi apliecināt notāri un Dokumentu juridiskā spēka likumā noteiktajos gadījumos – arī organizācijas vai fiziskas personas.
"Personu apliecinošiem dokumentiem atvasinājumus ar juridisku spēku izveidot nevar."
Likuma 6.pants paredz: ja normatīvajos aktos nav paredzēta dokumenta atvasinājuma obligāta notariāla apliecināšana, tad noteiktos gadījumos dokumenta atvasinājumu var apliecināt arī organizācija vai fiziska persona. Un šie gadījumi ir:
Tieslietu ministrijas Normatīvo aktu kvalitātes nodrošināšanas nodaļas vadītāja Kristīne Kuprijanova skaidro, ka dokumenta atvasinājuma saņēmējs ir tiesīgs pieprasīt uzrādīt dokumenta oriģinālu, ja ir nepieciešams pārliecināties par dokumenta atvasinājuma pareizību vai par dokumenta oriģināla juridisko spēku – tas izriet no Dokumentu juridiskā spēka likuma 6.panta sestās daļas.
Atvasinājuma apliecināšana
"Ja dokumenta atvasinājums nav apliecināts, tad tas ir tikai informatīvs materiāls un tam nav juridiska spēka," informē Tieslietu ministrijas (TM) Administratīvā departamenta Kancelejas vadītāja Līga Kokare.
MK noteikumu Nr. 916 5.nodaļa skaidro, kā pareizi ir jāapliecina dokumenta atvasinājums, ja to dara organizācija vai fiziska persona. Noteikumu 56.punktā ir teikts, ka organizācija, apliecinot dokumenta atvasinājuma pareizību, norāda:
Piemēram, ja kāda dokumenta kopiju apliecina X ministrijas Kancelejas vadītājs Artūrs Ozoliņš, tad norāda:
KOPIJA PAREIZA
X ministrijas
Kancelejas vadītājs
(personiskais paraksts) Artūrs Ozoliņš
Rīgā, 2012.gada 1.jūnijā
Kā noteikts MK noteikumu Nr.916 57.punktā, ja dokumenta atvasinājumu apliecina fiziska persona, tad apliecinājuma uzrakstā norāda:
Piemēram, ja dokumenta izrakstu apliecina fiziska persona Jānis Ozoliņš, tad dokumenta atvasinājuma apliecinājumā viņš norāda:
IZRAKSTS PAREIZS
(personiskais paraksts) Jānis Ozoliņš
Personas kods: 123456-XXXXX
Rīgā, 2012.gada 1.jūnijā
Neatkarīgi no tā, vai atvasinājumu apliecina fiziska persona vai organizācija, uzreiz aiz pēdējā rekvizīta ir jānorāda atvasinājuma pareizība. Piemēram, apliecinot noraksta pareizību, dokumenta atvasinājuma beigās (uzreiz aiz pēdējā rekvizīta) ar lieliem burtiem jābūt uzrakstītam "NORAKSTS PAREIZS", un tālāk seko apliecinātāja sniegtā informācija.
"Katra dokumenta atvasinājums ir jāapliecina atsevišķi," uzsver K.Kuprijanova.
Vairāklapu dokumenta atvasinājums
Ne vienmēr dokumenta atvasinājums sastāv tikai no vienas lapas. "Ja dokumenta atvasinājumam ir viena lapa, tad tas nav jācauršuj; ja dokumenta atvasinājums sastāv no vairākām lapām, tad atvasinājums ir jācauršuj un lapas jānumurē," stāsta TM Normatīvo aktu nodaļas vadītāja. Dokumentu cauršūšanas procedūra neatšķiras no tā, vai to apliecina fiziska persona vai organizācija.
Līga Kokare norāda, ka vairāklapu dokumentu atvasinājums ir jācauršuj ar diegu vai auklu un jāsanumurē, pirms tas ir apliecināts. Cauršujot vai caurauklojot atvasinājumu, tā diegi dokumenta pēdējās lapas otrā pusē tiek sasieti kopā un pielīmēti pie dokumenta atvasinājuma ar baltu papīru vai uzlīmi.
Uz šīs uzlīmes tiek izvietots apliecinājuma teksts, kurā norāda, cik lapas ir cauršūtas un sanumurētas, kā arī ir jānorāda datums un tās personas paraksts un atšifrējums, kas atvasinājumu ir cauršuvusi.
Piemēram, ja atvasinājuma dokuments sastāv no trijām lapām, tad trešās lapas otrajā pusē uz baltā papīra vai uzlīmes (uzlīmēta pa virsu cauršuvuma mezglam) norāda:
Sanumurētas un cauršūtas
3 (trīs) lapas
2012.gada 1.jūnijā
X ministrijas
Kancelejas lietvede
Liene Bērziņa (personiskais paraksts)
MK noteikumu Nr.916 60.punkts paredz, ka apliecinājuma teksts ir jāizvieto tā, lai tas vienlaikus atrastos gan uz dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas, gan uz papīra uzlīmes, ar kuru lapai piestiprināts cauršuvuma diega vai caurauklojuma auklas mezgls.
Elektroniska dokumenta apliecināšana
Elektronisku dokumentu atvasināšanu veic saskaņā ar 2002.gada 31.oktobra likumu "Elektronisko dokumentu likums". Minētā likuma 5.pants nosaka: "Elektroniskā dokumenta kopijai, norakstam vai izrakstam papīra formā ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam, ja kopijas, noraksta vai izraksta pareizība apliecināta saskaņā ar normatīvo aktu prasībām un ja papīra kopijas, noraksta vai izraksta izsniedzējs pēc pieprasījuma var uzrādīt dokumenta oriģinālu elektroniskā formā un tas atbilst šā likuma prasībām."
"Dokumenta atvasinājums ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu."
Izstrādājot elektroniska dokumenta atvasinājumu papīra formā, tas ir jāapliecina, papildus atveidojot tos dokumenta rekvizītus, kuri ir redzami elektroniskā formā, bet nav redzami papīra formā (piemēram, dokumenta datums, kas redzams dokumenta laika zīmogā).
Dokumentu pielikumi un pievienotie dokumenti
"Teksta pielikums un pievienotie dokumenti ir dažādas lietas. Teksta pielikums nav patstāvīgs dokuments. Piemēram, Ministru kabineta noteikumiem ir pielikumi, tie paši par sevi nav atsevišķi dokumenti – tie ir šo noteikumu sastāvdaļa. Uz dokumenta pielikumu noteikti ir jābūt atsaucei dokumenta tekstā.
Savukārt pievienotie dokumenti ir atsevišķi dokumenti, kas pastāv paši par sevi. Piemēram, es sagatavoju iesniegumu valsts iestādei, sūdzos par kaut ko un savam iesniegumam pievienoju atbildi no kādas citas iestādes, par kuru es sūdzos. Tas būs pievienotais dokuments," skaidro K.Kuprijanova. Norādi par pievienotajiem dokumentiem ietver zem dokumenta teksta.
"Dokumentu atvasinājumu ir iespējams izstrādāt trijos veidos – kā kopiju, izrakstu vai norakstu."
Izgatavojot tāda dokumenta atvasinājumu, kam ir teksta pielikumi, dokumenta tekstu un tā pielikumus cauršuj kopā. Savukārt, izgatavojot tāda dokumenta atvasinājumu, kam ir pievienotie dokumenti, tie netiek cauršūti visi kopā.
L.Kokare sniedz piemēru, ka gadījumā, ja dokumentam tiek pievienots adresātu saraksts un pievienoto dokumentu saraksts, tad šie saraksti tiek cauršūti kopā ar dokumenta tekstu, jo tie ir attiecīgā dokumenta neatņemama sastāvdaļa. Savukārt, ja tiek izgatavots atvasinājums tādam dokumentam, kam ir pievienoti dokumenti, tad pievienoto dokumentu atvasinājumi tiek apliecināti atsevišķi un tiek iesniegti kopā ar attiecīgā dokumenta atvasinājumu, necauršaujot visus kopā, jo katrs dokuments šai gadījumā ir patstāvīgs dokuments un vairāku patstāvīgu dokumentu atvasinājumus sašūt kopā un apliecināt ar vienu apliecinājumu nav ieteicams.
