Jaunumi dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtībā

Līdz 2010. gada 1. jūlijam dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu reglamentēja Ministru kabineta 1996. gada 23. aprīļa noteikumi Nr. 154 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi” (turpmāk – MK noteikumi Nr. 154). Tie zaudēja spēku, jo bija pieņemti uz vecā Ministru kabineta iekārtas likuma pamata, kas savukārt zaudēja spēku 2008. gada 1. jūlijā līdz ar jauna Ministru kabineta iekārtas likuma spēkā stāšanās brīdi.

Jaunā Ministru kabineta iekārtas likuma pārejas noteikumu 6. punktā bija atrunāts, ka līdz attiecīgo Ministru kabineta noteikumu spēkā stāšanās dienai, bet ne ilgāk kā līdz 2010. gada 1. jūlijam ir spēkā visi tie MK noteikumi, kas izdoti, pamatojoties uz Saeimas 1993. gada 15. jūlijā pieņemtā Ministru kabineta iekārtas likuma 14. panta pirmās daļas 3. punktu. Tā kā nevienā normatīvajā aktā nebija ietverts deleģējums, uz kura pamata MK varētu izdot MK noteikumus par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu, radās nepieciešamība izstrādāt Dokumentu juridiskā spēka likumprojektu un virzīt to apstiprināšanai Saeimā līdz 2010. gada 1. jūlijam.

Dokumentu juridiskā spēka likumā tad arī tika ietverts deleģējums Ministru kabinetam izdot noteikumus, kas atrunātu detalizētāku dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtību; noteikt pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpstošos dokumentus, šo sistēmu veidojošo dokumentu grupas un prasības, kas ievērojamas, šos dokumentus izstrādājot un noformējot.

Jaunos dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtības noteikumus Nr. 916 Ministru kabinetā izskatīja 28. septembrī, tie stājās spēkā 15. oktobrī.

Tieslietu ministrijas Normatīvo aktu kvalitātes nodrošināšanas nodaļas vadītāja Kristīne Kuprijanova skaidro galvenās atšķirības starp Ministru kabineta 2010. gada 28. septembra noteikumiem Nr. 916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” (turpmāk – MK noteikumi Nr. 916) un MK noteikumiem Nr. 154.

Dokumenta izdošanas vieta

Visbūtiskākā atšķirība izriet jau no paša Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta otrās daļas 1. punkta, saskaņā ar kuru dokumenta izdošanas vietu tagad ir nepieciešams norādīt tikai tiesību aktos paredzējos gadījumos (MK noteikumu Nr. 154 18. punktā prasība norādīt dokumenta izdošanas vietu bija attiecināma uz visiem dokumentiem, lai tiem būtu juridisks spēks).

MK noteikumos Nr. 916 ir ietvertas jaunas normas par to, kā noformējams dokumenta izdošanas vietas nosaukums, ja dokuments izdots ārvalstī vai ja dokuments izdots vietā, kuras atrašanos grūti noteikt.

"Ja persona ir izlidojusi ar lidmašīnu no Rīgas uz Ņujorku un vēlas parakstīt dokumentu lidojuma laikā, bet personai nav zināma precīza lidmašīnas atrašanās vieta, tad dokumenta izdošanas vietas nosaukumā var norādīt Rīgu kā pēdējo droši zināmo dokumenta autora atrašanās vietu."

Tagad noteikts, ka gadījumos, ja dokuments izdots ārvalstī, dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda attiecīgās valsts administratīvās teritorijas oficiālo nosaukumu un valsti. Ja dokuments izdots vietā, kuras atrašanos grūti noteikt (piemēram, uz gaisa kuģa, kuģošanas līdzekļa vai transportlīdzeklī), dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda pēdējo zināmo dokumenta parakstītāja atrašanās vietu, ja vien citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Piemēram, ja persona ir izlidojusi ar lidmašīnu no Rīgas uz Ņujorku un vēlas parakstīt dokumentu lidojuma laikā, bet personai nav zināma precīza lidmašīnas atrašanās vieta, tad dokumenta izdošanas vietas nosaukumā var norādīt Rīgu kā pēdējo droši zināmo dokumenta autora atrašanās vietu.

Dokumenta veida nosaukums

Atšķirībā no MK noteikumiem Nr. 154 Dokumentu juridiskā spēka likums un MK noteikumi Nr. 916 vairs nepadara organizācijas dokumentu juridisko spēku atkarīgu no tā, vai organizācijas dokumentā ir norādīts dokumenta veida nosaukums.

MK noteikumu Nr. 154 19. punktā bija paredzēts, ka organizācijas dokumenta juridiskā spēka nodrošināšanai tajā obligāti jābūt norādītam dokumenta veida nosaukumam (izņemot vēstules). Kaut arī jauno MK noteikumu Nr. 916 127. punktā ir paredzēts, ka dokumenta veida nosaukumu norāda visu veidu pārvaldes dokumentos, izņemot sarakstes dokumentus, tomēr dokumenta veida nosaukuma nenorādīšana neietekmē dokumenta juridisko spēku. Šāds regulējums MK noteikumos Nr. 916 ietverts, jo dokumenta juridiskajam spēkam jābūt atkarīgam no tā satura, nevis nosaukuma. Šāda pieeja dokumentu juridiskajam spēkam ir paredzēta, piemēram, Administratīvā procesa likuma 74. pantā, kurā administratīvā akta spēkā esība nav padarīta atkarīga no attiecīgā dokumenta nosaukuma. Šāda pieeja dokumentu juridiskā spēka vērtēšanai attīstīta arī tiesu praksē. Kā piemēru var minēt Latvijas Republikas Augstākās tiesas Senāta 2010. gada10. marta spriedumu lietā Nr. SKC-56/2010.

Dokumentu atvasinājumi

Arī šeit ir atšķirības, kuras izriet no Dokumentu juridiskā spēka likuma 2. panta pirmās daļas, saskaņā ar kuru dokumenta atvasinājumu var izgatavot noraksta, izraksta vai kopijas veidā. Atbilstoši MK noteikumiem Nr. 154 arī dokumenta dublikāts tika atzīts par dokumenta atvasinājumu. Tomēr Dokumentu juridiskā spēka likumā dokumenta dublikātu nošķīra no dokumentu atvasinājumiem, jo dokumenta dublikātam ir vairākas būtiskas atšķirības salīdzinājumā ar dokumenta atvasinājumiem.

Pirmkārt, dokumenta dublikātu izgatavo uz pirmdokumentu pamata (tāpat kā dokumenta oriģinālu), savukārt dokumenta atvasinājumu izgatavo no dokumenta oriģināla vai arī dokumenta oriģināla atvasinājuma. Otrkārt, atšķirībā no dokumenta atvasinājumiem dokumenta dublikātam ir tāds pats juridiskais spēks kā dokumenta oriģinālam (dokumenta atvasinājumiem, ja tie izgatavoti normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, piemīt juridisks spēks, tomēr dokumenta atvasinājuma saņēmējs var pieprasīt uzrādīt dokumenta oriģinālu, ja ir nepieciešams pārliecināties par dokumenta oriģināla juridisko spēku vai dokumenta atvasinājuma pareizību). Treškārt, dokumenta dublikātu var izsniegt tikai tā organizācija, kura izsniegusi dokumenta oriģinālu, vai šīs organizācijas saistību un tiesību pārņēmējs. Savukārt dokumenta atvasinājumu var izgatavot arī, piemēram, notārs.

MK noteikumu Nr. 916 47. punkts paredz, ka dokumentu atvasinājumu var izstrādāt arī no dokumenta oriģināla atvasinājuma, ja tas izstrādāts un apliecināts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

"Vairs nav paredzēta obligāta prasība dokumenta atvasinājuma apliecināšanai izmantot zīmogu. "

 Kā skaidro K. Kuprijanova, šāds regulējums noteikumos ietverts, jo praksē iestādēm bieži rodas nepieciešamība izgatavot atvasinājumus no to dokumentu oriģinālu atvasinājumiem, kuri ir šo iestāžu lietvedībā. MK noteikumi Nr. 154 nedeva skaidru atbildi, vai atvasinājumu no dokumenta oriģināla atvasinājuma var izgatavot. Tagad noteikumos šāds regulējums ir skaidri definēts, turklāt norādot, ka atvasinājumu no dokumenta oriģināla atvasinājuma var izgatavot, ja vien tas ir izstrādāts un apliecināts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā (piemēram, iestādes lietvedībā ir normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā izstrādāts un apliecināts dokumenta oriģināla atvasinājums, kuru izgatavojusi pati iestāde, saņemot dokumenta oriģinālu no privātpersonas).

MK noteikumos Nr. 916 ietverts arī regulējums tiem gadījumiem, kad tiek izstrādāta elektroniskā dokumenta kopija papīra formā. Noteikumu 54. punkts paredz, ka dokumenta kopiju izstrādā, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskajām un citām īpatnībām. Savukārt, izstrādājot elektroniska dokumenta kopiju papīra formā, tos dokumenta rekvizītus, kuri papīra formā nav redzami, atveido dokumenta kopijā uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta. Šāds regulējums jaunajos noteikumos ietverts, jo citos normatīvajos aktos nav atrunāts, ko darīt ar tiem elektroniskā dokumenta rekvizītiem, kuri papīra atvasinājumā nav redzami (piemēram, elektroniskais paraksts).

Pārvaldes dokumentu sistēma

Ar MK noteikumiem Nr. 916 ir precizēta pārvaldes dokumentu sistēma, papildinot to ar jaunu pārvaldes dokumentu grupu – publisko tiesību līgumi, kas iepriekšējos MK noteikumos Nr. 154 nebija paredzēti, bet valsts pārvaldes iestāžu praksē ir plaši izplatīti.

Jauno noteikumu 67. punkts nosaka, ka pārvaldes dokumentos ietilpst organizatoriskie dokumenti, rīkojuma dokumenti, personāla dokumenti, sarakstes dokumenti (korespondence), faktus fiksējoši dokumenti un tagad arī publisko tiesību līgumi. Tie ir vienošanās, ko publisko tiesību subjekti Valsts pārvaldes iekārtas likumā noteiktajā kārtībā valsts pārvaldes jomā slēdz ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām, lai nodrošinātu valsts pārvaldes funkciju efektīvu izpildi (piemēram, starpresoru vienošanās, sadarbības līgums, administratīvais līgums, deleģēšanas līgums, līdzdarbības līgums).

Vienlaikus jaunajos noteikumos precizēta tāda iepriekšējos noteikumos Nr.154 paredzētā pārvaldes dokumentu grupa kā izziņu un pārskatu dokumenti. Šai dokumentu grupā praksē parasti tika iekļauti arī tādi dokumenti, kas neietilpa pārējās pārvaldes dokumentu grupās. Līdz ar to, lai atvieglotu lietvedības organizāciju, jaunajos noteikumos minētā pārvaldes dokumentu grupa pārdēvēta par faktus fiksējošiem dokumentiem, paskaidrojot, ka faktus fiksējošie dokumenti ir dokumenti, kuros atspoguļoti dati par organizācijas darbību vai faktiem un kuri neietilpst pārējās pārvaldes dokumentu grupās (piemēram, protokoli, akti, izziņas, uzziņas, pārskati).

Viens dokuments vairākiem adresātiem

Jaunajos noteikumos ietverts regulējums gadījumiem, kad vienu dokumentu sūta vairākiem adresātiem. Adresējot vienu dokumentu vienlaikus vairākiem adresātiem, ja dokumenta adresāti ir vispārzināmi un nepārprotami identificējami, tos var atsevišķi neuzskaitīt. Piemēram, ja dokuments tiek nosūtīts visām ministrijām, uz tā nav atsevišķi jānosauc katra ministrija, jo tās ir vispārzināmas. Šajā gadījumā rekvizītā „adresāts” raksta „Visām ministrijām”.

"Izstrādājot elektroniska dokumenta kopiju papīra formā, tos dokumenta rekvizītus, kuri papīra formā nav redzami, atveido dokumenta kopijā uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta."

Vēl MK noteikumi Nr. 916 paredz, ko darīt, ja dokumentu vēlas sūtīt vairākiem adresātiem un tos visus nevar uzskaitīt dokumenta pirmsteksta zonā. Šādos gadījumos, lai nodrošinātu dokumenta integritāti (dokumenta autora nosaukuma, dokumenta adresāta un dokumenta teksta atrašanos vienā dokumenta lapā), saskaņā ar noteikumu 145. punktu rekvizītā „adresāts” raksta norādi „Pēc pievienotā saraksta”. Savukārt pašu adresātu sarakstu pievieno šim dokumentam, norādot adresātu sarakstā visus adresātus, kā arī informāciju par pamatdokumentu, kuram šis adresātu saraksts pievienots.

Uz dokumenta tikai viens apstiprinājuma uzraksts

MK noteikumu Nr. 916 43. punktā ir paredzēts, ka uz dokumenta var būt tikai viens apstiprinājuma uzraksts. Ja doku­mentu nepieciešams apstiprināt vairākām organizācijām, tās izdod kopīgu rīkojuma dokumentu, ar kuru apstiprina dokumentu, bet uz apstiprinātā dokumenta noformē atzīmi par dokumenta apstiprinājumu.

Šāda norma noteikumos tika iekļauta, jo saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta otro daļu dokumenta apstiprinājuma uzrakstam var būt nozīme, nosakot dokumenta juridisko spēku. Ja uz dokumenta būs vairāki apstiprinājuma uzraksti ar dažādiem datumiem, radīsies jautājums, kurā datumā šis dokuments ieguvis juridisku spēku. Lai to novērstu, uz dokumenta ir paredzēts tikai viens apstiprinājuma uzraksts. Ja dokuments ir jāapstiprina vairākām organizācijām, tām būtu jāizdod kopīgs rīkojuma dokuments. Rīkojuma dokuments sagatavojams tik eksemplāros, cik ir organizāciju, kuras šo rīkojuma dokumentu izdod. Tādējādi katrai organizācijai ir dokumenta oriģināla eksemplārs, ko glabāt. Šādiem rīkojuma dokumentiem tiek piešķirts dalītais dokumenta reģistrācijas numurs, kas sastāv no visu attiecīgo rīkojuma dokumentu izdevušo organizāciju piešķirtajiem dokumenta reģistrācijas numuriem (piemēram, rīkojuma dokuments Nr. 17/23, kur „17” ir attiecīgā dokumenta reģistrācijas numurs pirmajā izdevējiestādē, bet „23” ir attiecīgā dokumenta reģistrācijas numurs otrajā izdevējiestādē).

Zīmoga lietošana

MK noteikumu Nr. 916 33. punktā paredzēts skaidrāks zīmoga apraksts, proti, zīmoga nospiedums ir no gumijas, kaučuka, polistirola vai cita materiāla izgatavota priekšmeta radīts attēls, kurš veido noteiktu noslēgtu, dubultu ģeometrisku formu (apli, ovālu, trīsstūri vai daudzstūri, izņemot taisnstūri) un kura ārējā ģeometriskajā formā ir atveidots pilns organizācijas nosaukums, bet iekšējā ģeometriskajā formā – ģerbonis, organizācijas emblēma, reģistrētā preču zīme vai pakalpojumu zīme, struktūrvienības nosaukums vai darbības nosaukums, kuras apliecināšanai izmanto zīmogu. Tādējādi zīmoga būtība ar jaunajiem noteikumiem nav mainīta.

Zīmoga apraksts MK noteikumos Nr. 916 ietverts, jo praksē zīmogs nereti tiek jaukts ar spiedogu, bet atšķirībā no spiedoga zīmogs saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta otrās daļas 2. punktu var būt nozīmīgs dokumenta juridiskā spēka nodrošināšanai.

Vienlaikus jāņem vērā, ka saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta otrās daļas 2. punktu zīmoga lietošana ir obligāta tikai gadījumos, kad to paredz citi tiesību akti (piemēram, starp darījuma pusēm noslēgtais līgums, Notariāta likuma 47. panta trešajā daļā un 56. panta otrajā daļā paredzētajā gadījumā, Bāriņtiesu likuma 64. panta trešajā daļā un 83. panta ceturtajā daļā paredzētajā gadījumā u.tml.).

Atšķirībā no MK noteikumiem Nr. 154, jaunajos MK noteikumos Nr. 916 vairs nav paredzēta obligāta prasība dokumenta atvasinājuma apliecināšanai izmantot zīmogu.