Atbilde sagatavota sadarbībā ar Latvijas dzīvokļu īpašnieku biedrību asociāciju “Mājoklis”.    

Skaidro asociācijas valdes locekle Aleksandra Cimbale: “Uzņēmuma tiesības glabāt aptaujas dokumentus nerodas tikai tādēļ, ka tas aptaujā bija piedāvāts kā iespējamais pārvaldnieks. Līdz ar to dokumentu atrašanās uzņēmuma rīcībā automātiski nav prettiesiska: uzņēmums varēja būt aptaujas organizatoru nolīgts tehniskais pakalpojuma sniedzējs vai dokumentu pagaidu glabātājs. Tādā gadījumā jābūt noteiktam pilnvarojumam, glabāšanas nolūkam, tiesiskajam pamatam un termiņam. 

Dokumentu un tajos esošo personvārdu, parakstu, dzīvokļu numuru un citu personas datu glabāšana ir personas datu apstrāde. Tāpēc jābūt skaidram: 

• kura persona ir datu pārzinis; 

• vai uzņēmums ir pārzinis vai tikai apstrādātājs; 

• kāds ir apstrādes tiesiskais pamats un nolūks; 

• kam dokumenti ir pieejami; 

• cik ilgi tie tiks glabāti; 

• kā tie ir aizsargāti un kas ar tiem notiks pēc glabāšanas nolūka beigām. 

Ja uzņēmums rīkojas tikai aptaujas organizatoru uzdevumā kā datu apstrādātājs, pēc uzdevuma pabeigšanas tam dokumenti un dati pēc pārziņa norādījuma jāatdod vai jādzēš, ja vien turpmāku glabāšanu nenoteic likums. Pierādījumu saglabāšana iespējamam strīdam var būt pamatots pagaidu nolūks, taču tas neattaisno nenoteiktu vai neierobežotu glabāšanu.  

Vienlaikus likums tieši neparedz, ka visas aptaujas lapas papīra formātā obligāti jānodod pārvaldniekam vai jāglabā gan papīra, gan elektroniskā formātā. Mājas lietā dokumentus var glabāt papīra vai elektroniskā formātā. Taču aptaujas organizatoram 14 dienu laikā BIS mājas lietai jāpievieno balsošanas protokols un ikviena īpašnieka balsojums “par” vai “pret” katru jautājumu. Potenciālajam pārvaldniekam, kurš netika ievēlēts, nav patstāvīgu tiesību aizturēt oriģinālus pret aptaujas organizatoru vai mājas lietas kārtotāja gribu. Ja balsojuma oriģināli papīra formātā nepieciešami balsojuma autentiskuma pārbaudei, jābūt skaidri noteiktam to likumīgajam glabātājam. 

Protokola ievietošana BIS mājas lietā nav pielīdzināma tā nosūtīšanai visiem īpašniekiem. Ja aptaujā rakstveidā piedalījās vairāk nekā puse visu dzīvokļu īpašnieku, aptaujas organizatoram saskaņā ar Dzīvokļa īpašuma likuma 20. panta trešo daļu balsošanas protokols jāparaksta un piecu darbdienu laikā jānosūta visiem dzīvokļu īpašniekiem. Vairāku mēnešu kavējums neatbilst arī 14 dienu termiņam protokola un individuālo balsojumu pievienošanai BIS. 

BIS var izmantot kā sūtīšanas rīku, ja informācija katram īpašniekam faktiski tiek nosūtīta Dzīvokļa īpašuma likuma 20.3 pantā noteiktajā secībā: uz e-pasta adresi, oficiālo e-adresi, korespondences adresi vai, ja tādas nav, uz dzīvokļa adresi. Tikai ar pieņēmumu, ka īpašnieks pats kādreiz pieslēgsies BIS un dokumentu atradīs, nepietiek.

Nosūtīšana jānošķir no likuma noteikuma, ka pieņemts kopības lēmums tā spēkā stāšanās vajadzībām uzskatāms par paziņotu, kad tas parakstīts vai pievienots BIS. Minētā juridiskā fikcija neatceļ atsevišķo pienākumu protokolu nosūtīt visiem īpašniekiem. Turklāt, ja priekšlikums iecelt konkrēto uzņēmumu netika pieņemts, šajā jautājumā nav spēkā esoša kopības lēmuma, tomēr balsojuma rezultāti tik un tā pienācīgi jāfiksē un jāpaziņo. 

Vispirms aptaujas organizatoriem un uzņēmumam rakstveidā jāpieprasa izskaidrot dokumentu glabāšanas tiesisko pamatu, pušu datu aizsardzības statusu un termiņu, kā arī nodot dokumentus tiesīgajam glabātājam. Ja atbilde netiek saņemta, datu subjekts var iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (DVI). Inspekcija iesaka vispirms vērsties pie pārziņa un sūdzībai pievienot pieprasījumu un saņemto atbildi vai pierādījumus par neatbildēšanu. Šeit ir pieejama DVI iesniegumu informācija un paraugi. Savukārt strīdu par dokumentu valdījumu vai nodošanu risina kopība, mājas lietas kārtotājs vai aptaujas organizators, vajadzības gadījumā ceļot prasību tiesā.”