Vispirms uzmanība ir vēršama uz to, ka dzīvokļu īpašnieku kopsapulces norise tiek organizēta un veikta Dzīvokļa īpašuma likuma 19. panta noteiktajā kārtībā, savukārt biedrības biedru kopsapulce – saskaņā ar Biedrību un nodibinājumu likuma 36. un 37. pantu. Minēto kopību (dzīvokļu īpašnieku un biedrības biedru) kompetences ir atšķirīgas, līdz ar to nevajadzētu šos jēdzienus jaukt un uztvert kā līdzvērtīgus.

Atbilstoši Dzīvokļa īpašuma likuma 16. panta otrajai daļai vienīgi dzīvokļu īpašnieku kopība ir tiesīga pieņemt lēmumu par atsevišķu vai visu dzīvojamās mājas pārvaldīšanas darbību uzdošanu pārvaldniekam un to atsaukšanu.

Līdz ar to mājas pārvaldīšanas līguma slēgšanas jautājums (mājas pārvaldnieka izvēle) nav biedrības kompetences jautājums. Ja dzīvokļu īpašnieku kopībai izlemjamais jautājums bija mājas pārvaldnieka izvēle (piemēram, pašreizējā pārvaldnieka līguma darbības izbeigšana (ar biedrību) un līguma slēgšana ar jaunu pārvaldnieku (citu personu), tad par šāda jautājuma izlemšanu biedrība nav tiesīga lemt).

Atbilstoši dzīvokļa īpašuma 19. pantā noteiktajam dzīvokļu īpašnieku kopsapulce ir lemttiesīga, ja dalībnieku reģistrācijas sarakstā reģistrētie dzīvokļu īpašnieki pārstāv vairāk nekā pusi no visiem dzīvokļu īpašumiem.

Dzīvokļu īpašnieku kopsapulces protokolu sagatavo, norādot katra dzīvokļa īpašnieka balsojumu – “par” vai “pret” – par katru kopsapulces darba kārtībā iekļauto jautājumu.

Dzīvokļu īpašnieku kopsapulces protokolu paraksta kopsapulces vadītājs un protokolētājs, ja vien dzīvokļu īpašnieku kopība nav lēmusi citādi. Ja dzīvokļu īpašnieku kopsapulce sasaukta, izmantojot Būvniecības informācijas sistēmu, tad kopsapulces organizators 14 dienu laikā nodrošina protokola sagatavošanu un protokolu paraksta kopsapulces vadītājs un protokolētājs.

Izmantojot Būvniecības informācijas sistēmas funkcionalitāti, dzīvokļu īpašnieku elektroniskās kopsapulces protokola sagatavošanu nodrošina kopsapulces organizators. Sagatavoto elektroniskās kopsapulces protokolu septiņu dienu laikā paraksta kopsapulces vadītājs un protokolētājs, izmantojot Būvniecības informācijas sistēmas elektroniskajā pakalpojumā pieejamo elektroniskās parakstīšanas rīku.

Kopsapulces organizators paziņo visiem dzīvokļu īpašniekiem par to, ka ir sagatavots kopsapulces protokols. Dzīvokļu īpašnieku kopība pati nosaka kārtību, kādā tā saņem paziņojumu par sagatavoto kopsapulces protokolu. Ja dzīvokļa īpašnieks 14 dienu laikā pēc kopsapulces nav kopsapulces organizatoram izteicis iebildumus pret sagatavotajā kopsapulces protokolā norādīto dzīvokļa īpašnieka balsojumu par kopsapulces darba kārtībā iekļauto jautājumu, tad uzskatāms, ka dzīvokļa īpašnieks ir piekritis tam, ka norādītais balsojums ir atbilstošs viņa balsojumam kopsapulcē. Dzīvokļu īpašniekiem ir tiesības iebilst, izmantojot arī Būvniecības informācijas sistēmas funkcionalitāti.

Savukārt Biedrības biedru kopsapulces norise un protokolēšana ir noteikta Biedrību un nodibinājumu likuma 37. pantā: biedru sapulci vada valdes priekšsēdētājs, ja biedri neievēlē citu sapulces vadītāju. Biedru sapulces gaita tiek protokolēta. Protokolu paraksta sapulces vadītājs un protokolists.

Biedru sapulces protokolā norāda:

1) biedrības nosaukumu;

2) institūciju (personu), kura sasauc biedru sapulci;

3) biedru sapulces norises vietu un laiku;

4) laiku, kad biedriem paziņots par biedru sapulces sasaukšanu, un paziņošanas veidu;

5) biedrības kopējo biedru skaitu un, ja sapulcē saskaņā ar biedrības statūtiem piedalās biedru pārstāvji, – biedru pārstāvju kopējo skaitu, kāds nepieciešams, lai būtu pārstāvēti visi biedri;

6) sapulcē klātesošo biedru (biedru pārstāvju) skaitu;

7) darba kārtības jautājumus;

8) darba kārtības jautājumu apspriešanas gaitu un saturu;

9) balsošanas rezultātus, norādot balsu skaitu “par” vai “pret” par katru lēmumu;

10) pieņemtos lēmumus.

Kā tas izriet no jautājuma otrā punkta, kopsapulcē tika lemts par biedrības valdes sastāva maiņu, līdz ar to ir secināms, ka tika sasaukta biedrības biedru kopsapulce.

Atbilstoši Biedrību un nodibinājumu likuma 45. pantam valdes locekļus ievēlē ar biedru sapulces lēmumu, ja statūtos nav noteikts citādi.

Valdes locekli var atsaukt institūcija, kas šo valdes locekli ievēlējusi, vai biedru sapulce.

Valdes locekļa ievēlēšana vai viņa pilnvaru izbeigšanās piesakāma ierakstīšanai reģistrā, pieteikumam pievienojot biedru sapulces vai citas statūtos noteiktās institūcijas protokola izrakstu ar lēmumu par valdes locekļa ievēlēšanu, pievienojot tam valdes locekļa rakstveida piekrišanu būt par valdes locekli, vai viņa atsaukšanu.

Minētais likums nenosaka termiņu, kādā šāds lēmums ir reģistrējams reģistrā, taču secināms, ka jaunievēlētais valdes sastāvs ir ieinteresēts pēc iespējas ātrāk reģistrēt pārstāvības tiesības, jo pēc līdzšinējo valdes locekļu atsaukšanas biedrībā nav pārstāvēt tiesīgo personu.

Biedrību un nodibinājumu likuma 29. pants (“Biedra dalība biedrībā”) noteic, ka:

• valde pieņem lēmumu par biedra uzņemšanu biedrībā, ja vien statūti nenosaka citādi;
• ja valde vai cita institūcija (izņemot biedru sapulci), kuras kompetencē ir biedru uzņemšana, pieņem lēmumu par atteikumu uzņemt biedru, tad personai, kura vēlas kļūt par biedru, ir tiesības prasīt jautājuma izskatīšanu statūtos noteiktajā kārtībā.

Biedrību un nodibinājumu likuma 40. pants nosaka: “Tiesa, pamatojoties uz biedrības biedra, valdes locekļa, revidenta (arī citas institūcijas, ja tas noteikts statūtos) pieteikumu, var atzīt biedru sapulces lēmumu par spēkā neesošu, ja šāds lēmums vai tā pieņemšanas procedūra ir pretrunā ar likumu vai statūtiem vai ir pieļauti būtiski pārkāpumi sapulces sasaukšanā vai lēmuma pieņemšanā. Prasību var celt triju mēnešu laikā no dienas, kad attiecīgā persona uzzināja vai tai vajadzēja uzzināt par biedru sapulces lēmumu, bet ne vēlāk par gadu no lēmuma pieņemšanas dienas.”

Saskaņā ar šā panta pirmās daļas noteikumiem tiesa var atzīt par spēkā neesošiem arī citu biedrības institūciju lēmumus.