Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi paredz: sakārtotos un aprakstītos dokumentus glabā institūcijas arhīvā, Latvijas Nacionālajā arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
FOTO: Freepik.
Vienā normatīvajā aktā ir apvienota un noteikta kārtība publisko dokumentu un arhīvu pārvaldībai institūcijās gan papīra, gan elektronisko dokumentu nodošanai un glabāšanai Latvijas Nacionālajā arhīvā un citos gadījumos.
Jaunā kārtība paredzēta Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumos Nr. 282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”, kas stājas spēkā piektdien, 10. maijā.
Līdz šim publisko dokumentu un arhīvu pārvaldībā bija spēkā trīs dažādi MK noteikumi. Tagad tiesiskais regulējums ir konsolidēts, vienkāršots un redakcionāli precizēts vienā normatīvajā aktā, kas piemērojams visiem dokumentiem, neatkarīgi no to nesējvides (elektroniskā vai fiziskā), norāda jauno noteikumu izstrādātāja Kultūras ministrija.
Noteikumi regulē:
Atbilstoši Arhīvu likuma 17.1 panta trešajai daļai noteikumi regulē Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievadi un aktualizāciju, kā arī sistēmas pieejamību un izmantošanas kārtību institūcijām.
Noteikumi ir plaši. Piemēram, kā skaidrots to anotācijā, saskaņā ar MK 2012. gada 6. novembra noteikumu Nr. 750 “Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistra noteikumi” 3. punktu, kas bija spēkā līdz 2022. gada 11. augustam, Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas izmantošanai pieteikuma iesniegšanas vietā institūcija slēdza līgumus, kuru saskaņošana starp iestādēm bija birokrātisks process.
Patlaban noteiktā kārtība ir tāda, kāda tā faktiski jau tiek īstenota saskaņā ar Latvijas Nacionālā arhīva direktora 2021. gada 15. aprīļa rīkojumu Nr. LV_LNA-1.4.2./34 “Par Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portāla e-pakalpojumu pieejamības un izmantošanas noteikumu institūcijām apstiprināšanu”.
Noteikumu 14. punkts un 1. pielikums paredz, ka Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portāla sadaļu institūcijas var izmantot un pieteikt portāla lietotājus, informēt par izmaiņām lietotāju datos un atcelt lietotāju pieejas tiesības, iesniedzot noteiktas formas pieteikumu un apņemoties ievērot sistēmas lietošanas noteikumus.
Iestāžu portāla izmantošanai institūcijai jāiesniedz pieteikums (paraugs ir pieejams noteikumu 1. pielikumā).
Noteikumu 16. punktā ir noteikta dokumentu iesniegšanas iespēja arī bez droša elektroniskā paraksta.
Saturiski pieteikums un noteikumu 18.3. apakšpunktā noteiktais apliecinājums Iestāžu portāla izmantošanai ir atbilstošs tam, kādi tie šobrīd ir starp Latvijas Nacionālo arhīvu un institūcijām noslēgtajos spēkā esošajos līgumos. Līdz ar to, kamēr nenotiek izmaiņas lietotāju datos vai netiek anulētas lietotāja tiesības, institūcijas lietotāji, kam lietotāja tiesības piešķirtas saskaņā ar līgumu, varēs turpināt izmantot Iestāžu portālu bez atkārtota pieteikuma un apliecinājuma iesniegšanas.
Jaunajā normatīvajā aktā, salīdzinot ar iepriekšējiem noteikumiem, kas ilgstoši nebija mainīti, ir veikti precizējumi atbilstoši mūsdienu arhīvu un dokumentu pārvaldībai. Publisko dokumentu pārvaldība un izmantošana arvien vairāk tiek veikta elektroniski informācijas sistēmās, izmantojot elektronisko informācijas apriti.
Jaunajos noteikumos ir 11 pielikumu, kā, piemēram, “Pieteikuma paraugs Iestāžu portāla izmantošanai” u. c.
Līdz ar jaunajiem noteikumiem spēku zaudē trīs līdzšinējie:
