Par avansa norēķiniem un izmaksu dokumentiem

Grozījumi Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumos Nr.585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju" ir spēkā kopš 2012.gada 5.aprīļa. 

Naudas izmaksu dokumenti

Par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, kuru pievieno attaisnojuma dokumentam (avansa norēķinam), kas sagatavots saistībā ar skaidrās vai bezskaidrās naudas avansa izlietojumu vai darbinieka izdevumu atlīdzināšanu, var izmantot kases čeku vai citu dokumentu, kas sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskajām ierīcēm un iekārtām (VID reģistrētu biļeti vai kvīti) šādos gadījumos:

• ja kases čeks satur visus likuma "Par grāmatvedību" 7.pantā noteiktos attaisnojuma dokumentam nepieciešamos rekvizītus un informāciju, izņemot rekvizītu – autora paraksts;
• ja kases čekā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija, bet ir

•  kases čeka izsniedzēja noformēts attaisnojuma dokuments (kvīts), kurā papildus likumā "Par grāmatvedību" noteiktajiem rekvizītiem un informācijai norādīts arī kases čeka datums un numurs;

vai

• papildu ieraksti ar kases čekā neietvertajiem attaisnojuma dokumentam nepieciešamajiem rekvizītiem un informāciju un šo ierakstu apstiprina ar kases čeka izsniedzēja parakstu, paraksta atšifrējumu, ja kases čekā tas nav norādīts, un spiedogu, kurā norādīts kases čeka izsniedzēja uzņēmuma nosaukums, nodokļu maksātāja reģistrācijas numurs un juridiskā adrese.

Par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu var izmantot arī

• tādu kases čeku, kas uzskatāms par pievienotās vērtības nodokļa rēķinu atbilstoši likumam "Par pievienotās vērtības nodokli". Minēto normu var piemērot arī tie, kas nav reģistrējušies kā PVN maksātāji;
• tādu kases čeku, kas izsniegts (saņemts) no kases sistēmas, specializētas ierīces vai iekārtas bez kasiera operatora līdzdalības un kurā nav ietverts preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētās dzīvesvietas adrese) un reģistrācijas numurs, ja kases čeks izsniegts par darījumu, kura vērtība bez pievienotās vērtības nodokļa ir mazāka par 20 latiem.

Par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu var izmantot kases čeku, kurā atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likuma 8.pantā noteiktajam nav norādīts preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums, kā arī VID piešķirtais ar PVN apliekamās personas reģistrācijas numurs un kura vērtība bez PVN ir mazāka par 20 latiem.

• komandējuma vai darba brauciena laikā ārvalstī izsniegtu naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, kurā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija.

Naudas izdevumu dokumentus pievieno arī konta izdrukai, kas uzskatāma par attaisnojuma dokumentu grāmatvedībā. Konta izdrukā jau ir visi nepieciešamie saņēmēja rekvizīti, atliek piespraust tikai visus čekus, kas saņemti, norēķinoties ar uzņēmuma karti. Konta izdruku paraksta un akceptē grāmatvedis.

"Grāmatvedības likums paredz grāmatot visus darījumus."

Jāņem vērā, ka likuma "Par grāmatvedību" 2.pants paredz grāmatot visus darījumus. Tāpat Gada pārskatu likuma 4.pants nosaka gada pārskatā uzrādīt patiesību, bet 25.pantā ir noteikts darījumus novērtēt pēc ekonomiskās būtības, nevis tikai pēc juridiskās formas. Lai gada pārskats būtu patiess, veic inventarizāciju.

Līdz ar to, ja dokuments noformēts nepareizi, tad paredzēta administratīvā atbildība un nodokļu administrācija var izteikt brīdinājumu vai uzlikt soda naudu. Taču nekādā gadījumā grāmatvedībā nedrīkst negrāmatot tādu dokumentu, kurš nesatur visus rekvizītus, īpaši gadījumos, kad saņemti materiāli un prece. Pretējā gadījumā radīsies naudas iztrūkums. Ja dokuments nav saprotams, tad šādu dokumentu grāmato nesaimniecisko izdevumu kontā vai izdara labojumus attiecīgajā dokumentā.

Piebildīšu arī savas pārdomas. Pēc šo noteikumu grozījumiem var secināt, ka tos rakstījuši ierēdņi, kas nekad nav redzējuši grāmatvedību un nezina, kā grāmatvedis strādā. Tāpat var secināt, ka šo normatīvo aktu izstrādātāji nav lasījuši Gada pārskatu likumu un nezina, kā aizpildīt bilanci, pretējā gadījumā tādas dīvainības normatīvajos aktos netiktu iestrādātas.