Jaunumi darījumu apliecinošo dokumentu noformēšanā

Grozījumi Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumos Nr.585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju" stājās spēkā šā gada 1.janvārī.

Par kases čekiem

Lai kases čeku, kuram nav visi rekvizīti, uzskatītu par attaisnojuma dokumentu, pārdevējam vai pakalpojumu sniedzējam

1. papildus jānoformē, piemēram, kvīts, kurā kā papildu rekvizītus norāda kases čeka datumu un numuru;
2. vai arī jāizdara papildu ieraksts pašā kases čekā, norādot nepieciešamos rekvizītus un ierakstu veikušās personas uzvārdu, ierakstu apliecinot ar parakstu un spiedogu, kurā norādīts EKA lietotāja nosaukums, nodokļu maksātāja reģistrācijas numurs un juridiskā adrese (MK noteikumu 8.¹punkts).

Avansa norēķini

Turpmāk avansa norēķinu dokuments tiek uzskatīts par attaisnojuma dokumentu, ja tas satur visus likumā "Par grāmatvedību" 7.pantā noteiktos rekvizītus. Attaisnojuma dokumentam, kas sagatavots saistībā ar skaidrās un bezskaidrās naudas avansa izlietojumu vai ar darbinieka vai fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, izdarīto naudas izdevumu atlīdzināšanu, pievieno attiecīgos naudas izdevumus apliecinošus dokumentus (MK noteikumu 8.²punkts).

"Naudas izdevumu dokumentos jābūt saprotamai informācijai, par ko nauda maksāta."

Līdz ar to čeki, kvītis, taloni, biļetes u.c. naudas izdevumu dokumenti, kuros nav likumā "Par grāmatvedību" noteiktie rekvizīti, ir pievienojami avansa norēķinu attaisnojuma dokumentam un atzīstami iegrāmatošanai grāmatvedības reģistros. Šajā gadījumā vismaz nerodas pretruna ar Gada pārskata likumu, kurā gada pārskats jānovērtē pēc 25.pantā minētās saimniecisko darījumu ekonomiskās būtības, nevis juridiskās formas.

Jāņem gan vērā, ka šajos naudas izdevumu dokumentos tomēr ir jābūt saprotamai informācijai, par ko gan īsti nauda ir maksāta. Ja pēc naudas izdevumu dokumentiem nebūs skaidrs to izlietojums, tad šādi izdevumi būs jāgrāmato pie nesaimnieciskajiem izdevumiem vai jāpalielina avansa norēķinu personas ar algas nodokli apliekamais objekts (ja izdevumus var personificēt).

Dokumentu kopijas

Par ārēju attaisnojuma dokumentu turpmāk var izmantot arī preces (pakalpojuma) saņēmējam samaksāšanai izsniegta dokumenta kopiju:

1. papīra formā;
2. elektroniskā formā;
3. izdruku;
4. skenētā veidā;
5. pa faksu,

kuras pareizība nav apliecināta saskaņā ar normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtību, ja tiek izpildīts likuma "Par grāmatvedību" 7.¹panta otrajā vai trešajā daļā minētais nosacījums (MK noteikumu 8.³punkts). Un tas nozīmē, ka šādos gadījumos saimnieciskā darījuma esamību apliecina:

• cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē;
• attaisnojuma dokumenta saņēmēja atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Preču piegādes dokumenta rekvizīti

No MK noteikumiem Nr.585 izslēgta I¹.nodaļa, bet noteikumi papildināti ar jaunu I².nodaļu "Prasības attiecībā uz preču piegādes dokumentu", kurā ir noteikta preču piegādes dokumenta noformēšanas un izmantošanas kārtība. Preču piegādes dokuments ir dokuments, kurš apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu. Preču piegādes dokumentu izmanto, lai noteiktu preču izcelsmi un piederību preču saņemšanas un izsniegšanas vietās.

Preču piegādes dokumentā vairs nav obligāta prasība norādīt preču vienības cenu un saimnieciskā darījuma novērtējumu naudas izteiksmē, taču obligāti jānorāda:

1. preču nosūtītāja (izsniedzēja) nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā vai Valsts ieņēmumu dienestā), bet, ja preču nosūtītājs (izsniedzējs) ir fiziska persona, - vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts);
2. preču izsniegšanas vietas adrese;
3. dokumenta veida nosaukums;
4. dokumenta reģistrācijas datums;
5. dokumenta reģistrācijas numurs;
6. preču saņēmēja nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā vai Valsts ieņēmumu dienestā), bet, ja preču saņēmējs ir fiziska persona, - vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts), preču saņemšanas vietas adrese;
7. preču nosaukums, mērvienība un daudzums;
8. attiecīgā saimnieciskā darījuma vai darbības apraksts (piemēram, preču piegāde (pārdošana) citam uzņēmumam, pārvietošana starp uzņēmuma struktūrvienībām);
9. atsauce uz citu dokumentu (ja tāds ir), kurā atrodama informācija, kas nepieciešama saimnieciskā darījuma novērtēšanai naudas izteiksmē (piemēram, attiecīgs līgums);
10. paraksts.

Preču piegādes dokumenta paraksti

Preču piegādes dokumentu sagatavo līdz preces nodošanas brīdim. Preču piegādes dokumentu paraksta:

1. preču izsniegšanas vietā - preču nosūtītājs (izsniedzējs);
2. preču saņemšanas vietā - preču saņēmējs.

Revolucionāri grozījumi paredz, ka preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas) kārtībā, kāda noteikta preču nosūtītāja un preču saņēmēja noslēgtajā līgumā par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu.

Līdz ar to preču nosūtītāja un preču saņēmēja līgumā par elektronisko datu apmaiņu nosaka kārtību, kādā tiek apliecināti elektroniski sagatavotie preču piegādes dokumenti. Tas nozīmē, ka jābūt ir vienotai programmai, lai varētu apmainīties ar datiem. Šajā gadījumā preču nosūtītājs elektroniski nosūtīs preču dokumentu, bet saņēmējs to akceptēs (noliktava – veikals). Savukārt mašīna ar precēm pie saņēmēja atbrauks vēlāk. Noliktavas darbiniekiem, kas izkrāmēs no mašīnas atvesto preci, pārbaudīs, vai tā atbilst tai, kas norādīta elektroniskajā preču piegādes dokumentā.

Zināmā mērā tas atvieglo darbu, jo nebūs vairs ar roku jāvada datorā katra preces vienība.

Dokumenta labošana

Ja preču saņemšanas vietā tiek konstatēts, ka piegādāto preču nosaukums, daudzums vai kvalitāte atšķiras no preču piegādes dokumentā norādītā, precizētos (faktiskos) datus par preču piegādi norāda vienā no šādiem dokumentiem:

1. preču piegādes dokumentā, izdarot attiecīgus papildu ierakstus;
2. citā dokumentā (piemēram, attiecīgā aktā), kuru šim nolūkam izvēlējies uzņēmuma vadītājs. Tādējādi, ievērojot minētā punkta prasības, uzņēmuma vadītājam jānosaka kārtība, kādā tiek precizēti preču piegādes dokumentā norādītie dati.

Citi preču piegādes dokumenti

Par preču piegādes dokumentu var izmantot dokumentu, ja tas satur preču piegādes dokumentam nepieciešamos rekvizītus un informāciju:

1. dokumentu, kas sagatavots saskaņā ar attiecīgo preču apriti vai tirdzniecību reglamentējošo normatīvo aktu prasībām (piemēram, pārtikas apriti regulējošajos normatīvajos aktos noteiktu pavaddokumentu pienam vai olu piegādei mazumtirdzniecībā);
2. dokumentu, kas sagatavots attiecībā uz precēm saskaņā ar attaisnojuma dokumentam noteiktajām prasībām.

Uz ko neattiecas preču piegādes dokumenti

Preču piegādes dokumentu var nesagatavot:

1. lauksaimniecības produkcijas ražotāji par preču izsniegšanu citai uzņēmuma struktūrvienībai vai atbildīgajai personai, vai vietai, kur saskaņā ar uzņēmuma vadītāja noteikto kārtību tiek veikta preču glabāšana un uzskaite;
2. ja samaksu apliecina kases čeks, kas sagatavots atbilstoši Ministra kabineta 2007.gada 2.maija noteikumu Nr.282 "Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību" prasībām un šis kases čeks atbilst attaisnojuma dokumentam noteiktajām prasībām;
3. ja preču pārvietošana (kravas transportēšana) starptautiskajos vai iekšzemes darījumos notiek, pamatojoties uz starptautiskajiem vai iekšzemes pārvadājumu dokumentiem, kuri noformēti atbilstoši attiecīgiem likumiem vai konvencijām (pārvadājumu dokuments).

Vai preču piegādes dokuments var būt attaisnojuma dokuments

Preču piegādes dokumentu, kurā nav iekļauta preču vienības cena un saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē, nevar izmantot par attaisnojuma dokumentu.

Lai saimniecisko darījumu iegrāmatotu grāmatvedības reģistros, papildus šādam preču piegādes dokumentam nepieciešams preču nosūtītāja (izsniedzēja) sagatavots attaisnojuma dokuments likumā "Par grāmatvedību" noteiktajā kārtībā. Attaisnojuma dokumentā norāda attiecīgā preču piegādes dokumenta reģistrācijas numuru un datumu vai, ja preču piegāde veikta starp uzņēmuma struktūrvienībām vai personām, kas atbild par konkrētu preču saglabāšanu, – citas ziņas, kas nepārprotami ļauj identificēt konkrēto preču piegādi.

Taču, ja uzņēmums preces piegādā ar attaisnojuma dokumentu, kurā ir ietverti likumā "Par grāmatvedību" noteiktie attaisnojuma rekvizīti un MK noteikumu 35.¹¹punktā noteiktie preču piegādes dokumenta rekvizīti, tad papildus nav jānoformē atsevišķs preču piegādes dokuments.

Eksemplāru skaits

Preču piegādes dokumenta eksemplāru skaitu nosaka uzņēmuma vadītājs, ievērojot noteikumos noteiktās prasības attiecībā uz viena šā dokumenta eksemplāra atrašanās vietu un preču saņēmēja norādījumus.

Nepārtraukta preču piegāde

Uzņēmums, kurš preču piegādes veic nepārtraukti ilgstošā laikposmā, ja citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi, pamatojoties uz preču piegādes dokumentiem par laikposmu, kas nav ilgāks par kalendāra mēnesi, var sagatavot vienu attaisnojuma dokumentu.

Preču piegādes un pārvadājumu dokumentu reģistrs

MK noteikumi ir papildināti ar jaunu III¹.nodaļu "Prasības preču piegādes dokumentu vai pārvadājumu dokumentu reģistrēšanai", kurā ir prasības preču piegādes vai pārvadājumu dokumentu reģistra kārtošanai, reģistrā norādāmajiem rekvizītiem un reģistra atrašanās vietai.

Preču nosūtītājs (izsniedzējs) preču piegādes dokumentu vai pārvadājumu dokumentu tā nosūtīšanas dienā un preču saņēmējs - tā saņemšanas dienā un pirms preču tālākas piegādes (pārdošanas) vai citu darbību veikšanas ar tām hronoloģiskā secībā reģistrē attiecīgi uzņēmuma izdoto vai saņemto preču piegādes dokumentu un pārvadājumu dokumentu reģistrā vai citā reģistrā.

"Preču piegādes dokumenta eksemplāru skaitu nosaka uzņēmuma vadītājs."

Preču piegādes un pārvadājumu reģistrā norāda vismaz šādu informāciju:

1. ieraksta datums un kārtas numurs;
2. preču piegādes dokumenta vai pārvadājumu dokumenta sagatavošanas datums un reģistrācijas numurs;
3. preču piegādes dokumentā vai pārvadājumu dokumentā norādītais preču nosūtītājs (izsniedzējs) (juridiskās personas nosaukums vai fiziskās personas vārds, uzvārds).

Kas nekārto preču piegādes vai pārvadājumu dokumentu reģistru

Preču piegādes dokumentu vai pārvadājumu dokumentu reģistrēšanas prasības neattiecas uz:

1. personām, kas nenodarbojas ar preču tālākpārdošanu mazumtirdzniecībā vai vairumtirdzniecībā. Tas nozīmē, ka preču vairumtirdzniecības bāzēs un mazumtirdzniecības veikalos ir jābūt šim žurnālam;
2. tādu dokumentu, kurš sagatavots saistībā ar koku un apaļo kokmateriālu piegādi. Šādu dokumentu reģistrē Ministru kabineta 2007.gada 6.novembra noteikumu Nr.744 "Noteikumi par koku un apaļo kokmateriālu uzskaiti" 12.punktā minētajā kārtībā.

Reģistru glabāšana

Reģistrs kopā ar vienu preču piegādes dokumenta vai pārvadājumu dokumenta eksemplāru vai tā kopiju atrodas katrā preču izsniegšanas un saņemšanas vietas adresē līdz pārskata gada slēguma inventarizācijai. Turpmāko reģistra un minētā dokumenta eksemplāra glabāšanas kārtību nosaka uzņēmuma vadītājs.

Ja preču izsniegšanas un saņemšanas vieta nav uzņēmuma pastāvīgā darbības vieta (struktūrvienība), reģistrs (izņemot tirdzniecību) drīkst atrasties uzņēmuma juridiskajā adresē (fiziskai personai - deklarētajā dzīvesvietā) vai Valsts ieņēmumu dienestā reģistrētā struktūrvienībā.