Publicēts pirms 13 gadiem. Izvērtē satura aktualitāti! >>
Gan iestādēm, gan iedzīvotājiem bez arhīva pakalpojumiem neiztikt.
FOTO: Māris Kaparkalējs, LV
Iepriekšējais 1991. gada 26. martā pieņemtais likums „Par arhīviem” bija ne tikai juridiski, bet arī pēc satura novecojis, turklāt valstī nebija ieviesta vienota kārtība dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Tāpēc jaunā likuma mērķis ir nodrošināt Latvijas Nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu, uzkrāšanu, izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību, īstenojot atbilstošu dokumentu pārvaldību valsts pārvaldes institūcijās, kā arī noteikt Latvijas Nacionālā arhīva funkcijas un tiesības un akreditēto privāto arhīvu darbību.
Iekustināta arhīvu nozare
Arhīvu likumā iekļautas daudzas izmaiņas, kas ļauj īstenot šīs sistēmas reorganizāciju, un tas attiecas uz ikvienu publisko institūciju un privātpersonu, kam piešķirtas valsts varas pilnvaras (notāriem, tiesu izpildītājiem u.c.), kas veic profesionālo darbību (individuāli praktizējošs ārsts, mērnieks u.c.), un personu apvienībām.
Šīm personām un institūcijām ir noteikts pienākums dokumentēt savu darbību un nodrošināt savu dokumentu un arhīvu pārvaldību. Procesus uzrauga Latvijas Nacionālais arhīvs (LNA), kas pašreizējā veidolā darbu sāka 2011. gada 1. janvārī.
LNA direktore Māra Sprūdža uzsver, ka pašlaik notiekošās iekšējās reorganizācijas galvenie virzieni un mērķi ir samazināt funkciju dublēšananos, atdalīt pamatfunkcijas no atbalsta funkcijām un tās centralizēt, lai spētu nodrošināt LNA funkciju izpildi ar ļoti samazinātiem finanšu un cilvēkresursiem.
No 1. jūlija ir izveidots Institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldības departaments. Departaments veidots, apvienojot speciālistus, kas veic institūciju uzraudzību, no četrām Rīgā esošajām LNA sturktūrvienībām (bijušās Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas, Latvijas Valsts arhīva, Personāla dokumentu valsts arhīva un Latvijas Valsts Kinofotofonodokumentu arhīva). Tas nozīmē, ka par vienas institūcijas dokumentu un arhīvu pārvaldības uzraudzību no LNA atbildēs viens speciālists, kurš nepieciešamības gadījumā piesaistīs ekspertus par specifiskiem dokumentu veidiem (kino, foto, elektroniskajiem un citiem dokumentiem).
Iepriekš ar vienu institūciju strādāja vairāki atbildīgie, un katrs atbildēja par savu dokumentu veidu, bet to darbība bieži nebija saskaņota. Vienlaikus departaments metodiski vadīs arī reģionālās LNA nodaļas (zonālos valsts arhīvus) institūciju uzraudzībā, lai nodrošinātu vienveidīgu metodiku un prasības visām uzraudzībā esošajām institūcijām un to teritoriālajām nodaļām. Darbu uzraudzībā plānots organizēt pa nozarēm, tostarp veicot dokumentu izvērtēšanu pa nozari kopumā, lai uzkrāšanas procesā samazinātu dokumentu dublēšanos un profesionāli samazinātu LNA glabāšanā pieņemamo dokumentu apjomu. Ļoti nozīmīgs departamenta darba virziens būs izstrādāt arī metodiskos līdzekļus un ieteikumus institūcijām par dažādiem institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumiem.
"1991. gadā pieņemtais likums „Par arhīviem” bija ne tikai juridiski, bet arī saturiski novecojis."
No 1. jūlija uz bijušās Centrālās mikrofotokopēšanas un dokumentu restaurācijas laboratorijas bāzes izveidots arī Dokumentu preventīvās saglabāšanas departaments, atdalot pamatfunkcijas, kas saistītas ar LNA uzkrātā Nacionālā dokumentārā mantojuma saglabāšanu, un atbalsta funkcijas. Departaments veiks dokumentu konservāciju un restaurāciju, mikrofilmēšanu un masveida digitalizāciju visām LNA struktūrvienībām, kā arī LNA glabātavu vides kvalitātes uzraudzību, izstrādās metodiskus un izglītojošus materiālus par arhīva dokumentu saglabāšanu.
Centralizējot atbalsta funkcijas, izveidota Tehniskā nodrošinājuma nodaļa, kuras uzdevumi ir nodrošināt centralizēto iepirkumu, ēku apsaimniekošanu, sadarbību ar Valsts akciju sabiedrību „Valsts nekustamie īpašumi” un darba drošības, ugunsdrošības un civilās aizsardzības jautājumu risināšanu LNA.
Vissarežģītākais būs izstrādāt efektīvu sadarbības modeli starp nodaļu un struktūrvienībām, nosakot katra atbildību un pienākumus. Nodaļai vajadzētu atvieglot struktūrvienību vadītāju administratīvo slogu un uzlabot atbalsta funkciju sniegto pakalpojumu kvalitāti.
„Protams, reorganizācijas procesā rodas daudz problēmu, jo nav viegli apvienot vienā veselumā 18 dažādas iestādes ar atšķirīgām tradīcijām un gadiem iestrādātām procedūrām, izprast, ka katrs arhīvs vairs nav patstāvīga iestāde, bet tikai struktūrvienība citā iestādē. Ieguvumi no reorganizācijas? Laiks rādīs, tie atkarīgi, vai mācēsim sadarboties, apvienot resursus, pieņemt jauno un mainīties,” secina LNA direktore.
Viņa ir pārliecināta, ka arhīvu pakalpojumu izmantotāji ir ieguvēji. Jau kopš gada sākuma visu LNA struktūrvienību (bijušo valsts arhīvu) ietvaros tiek nodrošināta vienas pieturas aģentūras pakalpojuma sniegšana klientiem, kuriem nepieciešamas sociāli tiesiskās izziņas. Pieprasījumu var iesniegt jebkurā LNA struktūrvienībā, un tas tiks pārsūtīts LNA ietvaros, kā arī uz vienu pieprasījumu tiek sniegta viena atbilde, nepieciešamības gadījumā apkopojot informāciju no vairākām LNA struktūrvienībām.
Jaunumi, kurus gaidīja
„Latvija saskaņā ar Eiropas Savienības prasībām ir pieņēmusi normatīvos aktus par personas datu aizsardzību, kurus līdz šim bija grūti piemērot arhīvu specifikas dēļ. Šie un citi jautājumi ir reglamentēti Arhīvu likumā,” stāsta dokumentu pārvaldības eksperte un lektore Nora Edīte Klinta. Viņa uzsver: 70% aptaujāto speciālistu Arhīvu likuma spēkā stāšanos vērtējuši atzinīgi; negatīvie iebildumi ir par to, ka nav apstiprināti metodiskie noteikumi, kā arī atrisināti arhīvu akreditācijas jautājumi.
Likums noteic, ka tiek ierobežota pieejamība dokumentiem, kuri saskaņā ar normatīvajiem aktiem satur valsts noslēpumu; publiskajiem dokumentiem, kuri satur ar nacionālo drošību, aizsardzību vai ārlietām saistītu informāciju, kuras atklāšana var radīt kaitējumu valsts vai sabiedrības interesēm; dokumentiem, kuri satur sensitīvus personas datus vai informāciju par personas privāto dzīvi (tai skaitā informāciju par personas adopciju un notariālas darbības apliecinošu informāciju), ja tajos esošo personas datu vai informācijas izmantošana būtiski var aizskart personas privāto dzīvi. Ja citos likumos nav paredzēti ierobežojumi, šādu dokumentu pieejamība tiek ierobežota pat līdz 110 gadiem, atkarībā no pieejamās informācijas par personu, dzīves datiem vai dokumenta rašanās datiem. Privātajiem dokumentiem pieejamības ierobežojuma termiņu nosaka to īpašnieks.
"Arhīvu likumā iekļautas daudzas izmaiņas, kas ļauj īstenot šīs sistēmas reorganizāciju."
Daudzus interesē tā likuma sadaļa, kas reglamentē tiesības, ka LNA un institūcijām ir tiesības publiskos dokumentus pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, saglabājot iegūtā dokumenta publiskā dokumenta saturu un metadatu atveidošanu un izmantošanu, kā arī nodrošinot publiskā dokumenta integritāti. Dokumentu pārvēršanas procesā tiek nodrošināts iegūtā dokumenta autentiskums un atbilstība publiskajam dokumentam, kā arī ietverta pārbaude un kontrole, kas nodrošina iegūtā dokumenta atbilstību publiskajam dokumentam. Dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem, izmaiņām vai iznīcināšanu. Dokumentu pārvēršanas process tiek dokumentēts. Iegūtajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam publiskajam dokumentam.
Elektroniskā formā pārvērstus publiskos dokumentus, kuriem to ārējo īpatnību vai izcelsmes dēļ ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti), kuri saglabājami atbilstoši cita likuma noteikumiem vai nepieciešami institūcijas vai privātpersonas pienākumu pildīšanai un tiesību īstenošanai, nedrīkst iznīcināt.
Trūkst metodisko noteikumu
LNA direktore saistībā ar likumdošanu uzsver: „Lai sakārtotu normatīvo bāzi, darāmā vēl daudz. Arhīvu likums tapa ilgi un strīdos. Ir pretrunas vairākās likumu normās un citos likumos, nav pabeigta visu Arhīvu likumā minēto MK noteikumu izstrāde. Bija jāizstrādā vairāk nekā 13 MK noteikumu. To nebija iespējams izdarīt viena gada laikā, īpaši ņemot vērā to, ka dokumentu pārvaldībā līdz šim vispār nebija regulējuma. Cerams, ka līdz 2012. gadam tas tiks izdarīts.”
Kā žurnālā "Latvijas Ekonomists" norādījusi SIA "Arhīva un lietvedības serviss" valdes locekle Jana Lindermane, Arhīvu likumā ir daudzas norādes uz likumam pakārtotu normatīvo aktu nepieciešamību, kas Ministru kabinetam bija jāizdod līdz 2010. gada 30. septembrim. Pārejai uz Arhīvu likumu Ministru kabinetam (MK) bija jāizdod šajā likumā minētie MK noteikumi un jāizstrādā nepieciešamie grozījumi spēkā esošajos likumos, lai saskaņotu šā likuma normas ar citu likumu normām. Viena no svarīgākajām niansēm ir tieši publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtības, dokumentu glabāšanas termiņu kritēriju un tehnisko prasību noteikšana dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos (dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi).
Jau izdoto normatīvo aktu starpā ir „Noteikumi par valsts arhīvu sistēmas iestāžu sniegto maksas pakalpojumu cenrādi” (MK 2010.07.09. noteikumi Nr.829) un „Kārtība, kādā no Latvijas Republikas uz laiku drīkst izvest nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautu dokumentu, kā arī izgatavo šā dokumenta nodrošinājuma kopijas un nosaka to skaitu” (MK 2011.24.05. noteikumi Nr.397).
"Lai sakārtotu normatīvo bāzi, darāmā vēl daudz."
„Diemžēl visi nepieciešamie normatīvie akti vēl nav pieņemti. Pašlaik tiek izskatīti noteikumu projekti „Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistra veidošanas, papildināšanas un pieejamības kārtība” un „Kārtība, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskajā formā”, kas ir īpaši aktuāls normatīvais dokuments, jo tā mērķis ir padarīt procesu ērtāku un pārskatāmāku. Var prognozēt, ka šie normatīvie akti tiks pieņemti pēc diviem vai trim mēnešiem,” domā N.E. Klinta.
Arī J.Lindermane iepriekš minētajā publikācijā norāda, ka šobrīd var nosaukt ļoti daudzas arhīvu nozares normatīvajos aktos nereglamentētas dokumentu jomas, kurām nav skaidri noteikts ne glabāšanas laiks, ne dokumentu sastāvs. Šo dokumentu grupas ir pietiekami svarīgas dažādu tautsaimniecības nozaru attīstībā un dokumentēšanā. Tie ir dokumenti ar augstu arhīvisko vērtību, piemēram, tehniskie projektu dokumenti, kvalitātes vadības sistēmu dokumenti, normatīvi tehnoloģiskie dokumenti.
Privāto arhīvu darbība
Likums reglamentē arī to privāto arhīvu darbību, kas vēlas glabāt publisko personu dokumentus un sniegt publiskajām personām dokumentu un arhīvu pārvaldības pakalpojumus. Kāpēc nepieciešama Arhīvu likumā noteiktā akreditācija un sertifikācija?
Privāto arhīvu akreditācija nav obligāta, tā vajadzīga tikai tad, ja privātais arhīvs vēlas sniegt savus pakalpojumus valsts un pašvaldību iestādēm. Savukārt sertifikācija būs nepieciešama fiziskām personām, kas vēlēsies sniegt pakalpojumus publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, skaidro M.Sprūdža. Tas nepieciešams, lai nodrošinātu sniegto pakalpojumu kvalitāti. Šobrīd šos pakalpojumus var sniegt jebkurš. Bieži to dara cilvēki, kuriem trūkst atbilstošas zināšanas un prasmes. Rezultātā iestādes samaksā lielu naudu par dokumentu aprakstīšanu un sakārtošanu, bet, kad sagatavotie apraksti tiek iesniegti arhīvam saskaņošanai, tie izrādās nekvalitatīvi un ir jāpārstrādā. Tad iestādei tas jādara pašai vai jāmaksā kādam vēlreiz.
Privātam arhīvam ir jānodrošina: privātu dokumentu glabāšana un aizsardzība; arhīva izziņu vai dokumentu apliecinātu kopiju, kā arī dokumentu norakstu un izrakstu izsniegšana uz arhīvā esošo privāto dokumentu pamata; privāto dokumentu pieejamība, ievērojot šajā likumā un citos likumos noteikto kārtību.
Akreditētam privātam arhīvam papildus būs tiesības slēgt līgumu ar institūciju, glabāt attiecīgās institūcijas uz laiku glabājamos publiskos dokumentus atbilstoši dokumentu un arhīva pārvaldības kārtībai, kā arī sniegt metodisko palīdzību institūcijām publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā.
Dažas no likumā reglamentētām prasībām privātā arhīva akreditācijai ir šādas: atbilstošas dokumentu saglabāšanai nepieciešamās vides, telpas un drošības sistēmas nodrošināšana; uzskaites un publisko dokumentu pieejamības nodrošināšana likumā noteiktajā kārtībā; prasība pakalpojumus publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā veikt sertificētām personām.
J. Lindermane uzskata - viens no pozitīvajiem jaunievedumiem likumā ir tas, ka paredzēta privāto arhīvu darbības akreditācija, dokumentu un arhīvu pārvaldības pakalpojumu sniedzēju sertifikācija. Tas palīdzēs garantēt kvalitatīvu un sertificētu attiecīgas dokumentu uzglabāšanas un izmantošanas vides nodrošināšanu tām juridiskajām personām, kuras būs gatavas nodot dokumentus glabāšanā ārpus sava uzņēmuma pārraudzības. Savukārt arhīvu speciālistu sertifikācija pakalpojuma saņēmējam nodrošinās profesionālu speciālistu izvēles iespēju un piesaisti uzņēmuma dokumentu arhivēšanā.
Noteikumi par privāto arhīvu akreditāciju stāsies spēkā 2012. gada 1. janvārī, un akreditāciju veiks LNA izveidota komisija.
