Ielūgumu var noformēt ikvienā Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes (PMLP) teritoriālajā nodaļā (sk. sadaļā Kontakti).

Ja uzaicinātājs ir fiziska persona, PMLP nodaļā viņš uzrāda derīgu personu apliecinošu dokumentu un sniedz ielūguma noformēšanai nepieciešamās ziņas par sevi (par savu nodarbošanos) un par uzaicināto ārzemnieku:

• vārds (vārdi) un uzvārds latīņalfabētiskajā rakstībā, kā norādīts ārzemnieka ceļošanas dokumentā (ieteicams uzrādīt pases datu lapas kopiju);
• valstiskā piederība;
• dzimšanas datums un dzimšanas vieta, kā arī dzimums;
• dzīvesvietas adrese ārzemēs;
• nodarbošanās;
• paredzamā uzturēšanās vieta Latvijas Republikā;
• uzturēšanās mērķis un laiks (ilgums) Latvijas Republikā;
• paredzamā vīzas pieprasījuma iesniegšanas vieta (Ukrainas pilsoņiem - Latvijas vēstniecībā Kijevā, vēstniecība sadarbojas ar ārpakalpojumu sniedzēju - firma "PonyExpress").

Uzaicinātājs uzņemas atbildību par uzaicinātā ārzemnieka ieceļošanas un uzturēšanās mērķa atbilstību vīzas pieprasīšanai iesniegtajos dokumentos norādītajam mērķim, par viņa izbraukšanu no valsts noteiktā laikā, kā arī, ja nepieciešams, nodrošina ārzemnieka veselības aprūpi, uzturēšanos Latvijas Republikā un atgriešanos mītnes zemē saistīto izdevumu segšanu.

Ja uzaicinātājs norāda, ka segs ar ārzemnieka ieceļošanu un uzturēšanos Latvijas Republikā saistītos izdevumus, viņš uzrāda dokumentus, kas apliecina, ka viņa rīcībā ir nepieciešamie finanšu līdzekļi (lai pietiktu visam ārzemnieka uzturēšanās laikam Latvijā (14 eiro dienā), kā arī ceļa izdevumu un apmešanās vietas (ja nepieciešams) apmaksai), kā arī ar parakstu apliecina, ka segs minētos izdevumus. Šajā gadījumā vīzas pieprasītājam vēstniecībā neprasīs uzrādīt dokumentus par pietiekamu finanšu līdzekļu esamību.

Valsts nodeva par ielūgumu apstiprināšanu maksājama uz vietas PMLP nodaļā (ar maksājumu karti). Valsts nodevas likme sastāv no 2 pozīcijām - (1) maksa par pieteikuma iesniegšanu - 7.11 eiro + (2) 2.85 eiro par katru ielūgumā iekļauto personu, kas vecāka par 6 gadiem, vai 1.42 eiro par katru bērnu līdz 6 gadu vecumam.

Parasti lēmumu par ielūgumu pieņem divu darba dienu laikā. Ja PMLP darbiniekam radušās šaubas par uzaicinātāja sniegto ziņu īstumu, tiek veikta papildu intervija un padziļinātas pārbaudes, kas pagarina lēmuma pieņemšanas laiku. Atsevišķu Ukrainas teritoriju (Doņeckas un Luhanskas apg., kā arī Krimas un Sevastopoles) iedzīvotāju vīzas pieprasījumi, kā arī ielūgumu pieteikumi, tiek pārbaudīti padziļināti saskaņā ar Ministru kabineta noteikto.

Uzaicinātājam netiek izsniegts apstiprināts ielūgums papīra formā, un tas nav jāsūta uzaicinātajai personai - vīzas saņemšanai būs pietiekami, ja vīzas pieprasītājs zinās ielūguma numuru, jo ielūgumi tiek reģistrēti datubāzē, ko izmanto gan PMLP, gan Latvijas vēstniecības un konsulāti.