Atšķirības starp dokumentu apstiprināšanu un parakstīšanu ir šādas: 

Dokumentu parakstīšana ir process, kurā atbildīgā persona pievieno savu parakstu dokumentam, tādējādi apstiprinot tā saturu, juridisko spēku un saistības. Paraksts ir obligāts rekvizīts, kas ietekmē dokumenta juridisko spēku, padarot to derīgu un saistošu. 

Dokumentu apstiprināšana parasti nozīmē dokumenta oficiālu apstiprinājumu. Tas var būt kā apstiprinājuma dokuments, paraksts, proti, formalizēta darbība, piemēram, atzīme institūcijas iekšējā sistēmā. Atzīme par dokumenta apstiprināšanu ir rekvizīts, kas kā obligātais rekvizīts ir nepieciešams tikai tiesību aktos noteiktajos gadījumos jeb institūcijas iekšēji noteiktajā kārtībā. Tas nozīmē, ka apstiprināšana var būt prasīta tikai konkrētās situācijās vai dokumentiem, kurus regulē specifiski normatīvie akti. 

Latvijā nav vienu universālu Ministru kabineta noteikumu, kas definētu, kuri dokumenti jāparaksta un kuri jāapstiprina. Prasības parakstīšanai un apstiprināšanai bieži vien ir iekļautas ārējos normatīvajos aktos, kas reglamentē konkrētu jomu (piemēram, grāmatvedības, būvniecības vai valsts pārvaldes jomā), kā arī institūcijas iekšējos normatīvajos aktos. Tāpēc, lai noskaidrotu, vai dokuments ir jāparaksta vai jāapstiprina, jāņem vērā ārējie un iekšējie normatīvie akti un regulējumi, kas attiecas uz konkrēto jomu vai dokumenta veidu.