Saskaņā ar Informācijas sabiedrības pakalpojumu likuma 1. panta 1. daļas 1. punktu e-pasts (elektroniskais pasts) ir pakalpojumu veids, kas elektronisko sakaru tīklam pievienoto datoru lietotājiem nodrošina iespēju nosūtīt un saņemt paziņojumu. Tas nozīmē, ka elektroniskais pasts ir tikai informācijas pārsūtīšanas līdzeklis. Līdz ar to dokumentus (datus), kas tika saņemti ar e-pasta starpniecību, uzņēmums uzglabā tik ilgu laiku (tādu termiņu), kas noteikts lietu nomenklatūrā. Atšķirīgiem dokumentiem (un datiem) ir atšķirīgi glabāšanas termiņi.

Piemēram, elektronisko dokumentu apritē e-pasts (vēstules teksts) apliecina arī e-pasta satura saņemšanas faktu.

Skatīt Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumus Nr. 473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām”.

Tādējādi nav vienota kritērija attiecībā uz e-pasta glabāšanas termiņu, izšķirīgā nozīme ir šo datu glabāšanas mērķim un pamatam, kas katram e-pastam (saturam) var būt atšķirīga.

Cita starpā paskaidrojam, ka ar e-pasta starpniecību uzņēmums var apstrādāt arī fizisko personu datus. Šādā gadījumā datu apstrāde ir pārtraucama (dati ir dzēšami), tiklīdz ir beidzies šo datu apstrādes mērķis un pamats.