Publicēts pirms 5 gadiem. Izvērtē satura aktualitāti! >>
FOTO: Freepik
“Par publiskiem dokumentiem sauc dokumentus, ko izsniedz valsts institūcijas, mācību iestādes, piemēram, tie ir skolu un augstskolu diplomi, dzimšanas apliecības, izziņas par nesodāmību, laulības apliecības, izziņas, ka cilvēks neslimo ar tuberkulozi, un tā tālāk. Ja šādiem – ārvalstīs izsniegtiem – dokumentiem ir nepieciešams tāds pats juridisks spēks kā šeit, Latvijā, tad jāapstiprina dokumenta īstums, dokumentu vai nu legalizējot, vai apliecinot ar “Apostille” jeb īpašu atzīmi,” skaidro Latvijas Zvērinātu notāru padome.
2018. gada 28. novembrī spēkā stājās grozījumi Dokumentu legalizācijas likumā, kas paredz, ka Latvijā izdota publiska dokumenta īstuma apliecināšanu ar uzrakstu “Apostille” (saskaņā ar 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvenciju “Par publisku dokumentu legalizācijas prasības celšanu”) no 2019. gada 1. jūlija veiks Latvijas zvērināti notāri (LZNP).
“Šāda kārtība pastāv jau sen. Taču kopš šī gada 1. jūlija dokumenti “apostillējami” pie zvērinātiem notāriem visā Latvijā, nevis kā iepriekš – Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā Rīgā. Līdz ar to cilvēkiem, kuriem rodas nepieciešamība iesniegt kādu Latvijā izdotu dokumentu citā valstī, vairs nebūs jādodas uz Rīgu, lai to apliecinātu ar “Apostille”. Tagad šis pakalpojums būs pieejams jebkurā zvērināta notāra birojā, un Latvijā to pašlaik ir 100. Turklāt elektroniski izdotus dokumentus pie zvērinātiem notāriem iespējams “apostillēt” arī elektroniski,” skaidro Latvijas Zvērinātu notāru padome.
Publisku dokumentu apliecināšana ar “Apostille” nozīmē, ka tādējādi tiek apliecināts dokumentu izsniegušās amatpersonas paraksta un zīmoga īstums jeb fakts, ka dokumentu parakstījusī amatpersona Latvijā patiešām eksistē un tās paraksts un zīmoga nospiedums uz dokumenta ir īsts. Tikai tad vienā valstī sastādīti publiski dokumenti ir izmantojami arī citā valstī, kas ir Hāgas konvencijas “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu” dalībvalsts.
“Tas var būt saistīts, piemēram, ar darbu vai mācībām ārzemēs, pārcelšanos uz dzīvi citā valstī, laulībām vai šķiršanos ar ārvalstnieku, mantošanu vai bankas konta atvēršanu citā valstī. Šīs un vēl daudzas citas situācijas paredz tādu Latvijas iestāžu izdotu dokumentu apriti, kam nepieciešams apliecinājums no Latvijas valsts puses. “Apostillēšana” nepieciešama un pieejama jebkuriem publiskiem dokumentiem (ne tikai pie notāra izsniegtiem),” norāda LZNP.
Beļģijas, Dānijas, Francijas, Igaunijas, Īrijas, Kipras un Itālijas valsts institūcijās Latvijā izsniegtus publiskus dokumentus var iesniegt bez apliecināšanas ar “Apostille”, jo ar šīm valstīm noslēgta savstarpēja vienošanās par abpusēju atbrīvošanu no prasības apliecināt dokumentus ar “Apostille”.
Iesniedzot Latvijā izdotus publiskos dokumentus kādā no Hāgas konvencijas “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu” dalībvalstu iestādēm, dokumentiem nepieciešama apliecināšana ar “Apostille”. Jebkurā Hāgas konvencijas valstī šādi apstiprināts dokuments tiks atzīts arī citās tās dalībvalstīs. Respektīvi – Latvijā vienreiz ar “Apostille” apliecināts dokuments būs derīgs jebkurā Hāgas konvencijas dalībvalstī.
Visās pārējās pasaules valstīs joprojām nepieciešama dokumentu pilnā legalizācija. To var izdarīt tikai Konsulārajā departamentā vai Latvijas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā un pēc tam attiecīgās valsts, kurā dokuments tiks iesniegts, Ārlietu ministrijā vai diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā.
Savukārt, lai Latvijas iestādēs varētu iesniegt un tās pieņemtu ārvalstu iestāžu izsniegtos publiskos dokumentus, arī tiem jābūt apliecinātiem ar “Apostille”. To var izdarīt katras valsts kompetentajā iestādē, taču dažādās valstīs šī kārtība var atšķirties. Ja nepieciešama ārvalstīs izdotu publisko dokumentu apliecināšana iesniegšanai Latvijas iestādēs, ieteicams laikus konsultēties ar konsulārā departamenta darbiniekiem par konkrētajā valstī izdoto publisko dokumentu apstiprināšanu un iespējamiem risinājumiem. Ja dokuments izsniegts Eiropas Savienības, Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalstīs vai Šveices Konfederācijā, tā iesniegšanai Latvijas iestādēs nav nepieciešami nekādi papildu apstiprinājumi – ne legalizācija, ne “apostillēšana”.
Kad nepieciešams Latvijā izdotu dokumentu apstiprināt ar “Apostille”, vispirms jāvēršas pie jebkura Latvijas zvērināta notāra – klātienē vai elektroniski (nosūtot ar drošu elektronisko parakstu parakstītu iesniegumu un apstiprināmo elektronisko dokumentu).
Ja notāram neradīsies šaubas par dokumenta īstumu, tiks salīdzināts dokumentu parakstījušās amatpersonas statuss, paraksts un zīmogs ar tiem datiem, kas pieejami speciālajā paraksta paraugu datubāzē. Kad būs apstiprināti nepieciešamie dati, notārs reģistrēs apliecinājumu jeb “Apostille” Aktu un apliecinājumu reģistrā un “e-apostille” reģistrā.
“Apostille” tiek noformēta un ir pieejama tikai elektroniski. Zvērināts notārs elektroniski paraksta automātiski izveidoto datni, kurā ir “e-apostille” kopā ar dokumentu PDF formātā vai elektronisko dokumentu – atkarībā no tā, kādā formā tas ticis iesniegts. Cilvēks saņem informāciju ar QR kodu, kas tiek ģenerēts automātiski “e-apostille” reģistrā un pievienots apliecinātā dokumenta oriģinālam papīra formā. Ievadot “Apostille” numuru vai augšupielādējot ASICE datni, to var atrast un pārbaudīt “e-apostille” reģistrā.
Dokumenta apliecināšana ar “Apostille” pie zvērināta notāra maksās 25,34 EUR. Šo summu veido 18 EUR notāra atlīdzības takse, 3,56 EUR – valsts nodeva un 3,78 EUR – pievienotās vērtības nodoklis. Ar maksājumu bija jārēķinās arī līdz šim, “apostillējot” dokumentus Konsulārajā departamentā.
