E-paraksta popularitāte – valsts iestāžu rokās (II)

Taču krietni būtiskāka sociālā grupa e-pārvaldes reālas ieviešanas un elektroniskās saziņas veicināšanas kontekstā ir valsts un pašvaldību iestāžu darbinieki, jo viņu īstenotā prakse kalpo kā motivāciju pastiprinošs faktors ("lietot e-parakstu tiešām ir ērti, tā var ietaupīt laiku un naudu") vai tieši pretēji – iedzīvotāju motivāciju bremzējošs faktors ("kāda jēga iegūt e-parakstu, ja iestāde savu atbildes vēstuli uz vēstuli, kas parakstīta ar drošu e-parakstu, tik un tā sūta pa pastu uz deklarēto adresi fiziskām personām vai juridisko adresi juridiskām personām").

Ērts risinājums iestādēm – 5G 

E-paraksts ir būtiska e-pārvaldes sastāvdaļa, jo apstiprina cilvēka, kurš paraksta kādu dokumentu, identitāti. Pat vēl vairāk – e-paraksts daudzos gadījumos var aizstāt notāra apliecinātu personas parakstu, kur ieguvums parakstītāja makā jau mērāms pat vairākos desmitos eiro. Šādu pieeju  izmanto, piemēram, Uzņēmumu reģistrs, tādējādi daudzos gadījumos ļaujot uzņēmējiem ietaupīt izmaksas (un laiku) par notāra pakalpojumiem, turklāt vienlaicīgi tādā veidā – ar praktisku piemēru - arī skaidrojot un veicinot e-paraksta pielietošanas iespējas un priekšrocības praksē. 

Līdz ar to jāatzīst, ka atslēgas figūras e-pārvaldes attīstībā valstī kopumā ir valsts un pašvaldību iestādes, kuras ar savu darbību var veicināt un tieši pretēji – var bremzēt elektronisko dokumentu aktīvāku apriti, tostarp e-paraksta pielietošanu.

Šobrīd novērojumi saziņā ar dažādām valsts iestādēm liecina, ka nereti valsts iestāde uz dokumentu, kas iesniegts elektroniski, parakstot ar drošu e-parakstu, atbild ar papīra vēstuli, kas tiek sūtīta pa pastu, un, ja vēl šajos gadījumos korespondences saturs pieprasa glabāt pierādījumus par vēstules nosūtīšanas faktu, tad katra šāda vēstule izmaksā vismaz pāris eiro par pasta pakalpojumiem, neskaitot drukas, papīra, darbinieka, kurš dodas uz pastu, u.tml. izmaksas. Ja atbilstoši iestādes specifikai vēstuļu ir daudz, tad sarakste ar klientiem, protams, veido būtisku iestādes regulāro izdevumu daļu.

"E-paraksts ir būtiska e-pārvaldes sastāvdaļa, jo apstiprina cilvēka, kurš paraksta kādu dokumentu, identitāti."

Lai iestāžu un uzņēmumu darbiniekiem būtu ērti lietot drošu e-parakstu, Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC) ir radījis korporatīvo jeb 5G karti, kuras klienti ir organizācijas – valsts un pašvaldību iestādes, privātie uzņēmumi. Tās būtība – darba devējs iegādājas 5G karti, kurā katram darbiniekam iestrādāts viņa personīgais paraksts darba dokumentu parakstīšanai. "Ikvienā gadījumā dokumentu paraksta fiziska persona. Paraksts katrai personai ir savs. Tas, vai persona ir tiesīga parakstīt dokumentu iestādes vai uzņēmuma vārdā – droša e-paraksta gadījumā tieši tāpat kā papīra dokumenta gadījumā – izriet no statūtiem vai citiem dokumentiem, kas nosaka personas paraksta tiesības," skaidro LVRTC Komercdepartamenta vadošais projektu vadītājs Kārlis Siliņš.

Daudzās organizācijās darbinieki, parakstot darba dokumentus, lieto savu privāto eID, kurā ietverti darba devēja apmaksāti paraksti darba dokumentu parakstīšanai. Taču ir valsts iestādes, kurās valda uzskats, ka darba devējs nevar likt darbiniekam savu personisko dokumentu – eID - izmantot darba vajadzībām. Tāpēc 5G ir risinājums organizācijām, turklāt šo karšu un tajās iekļauto darbinieku parakstu apmaksu ir iespējams korekti iekļaut organizācijas izmaksās līdzīgi kā kancelejas vai tml. izdevumus. Šajā gadījumā būtisks ir arī morālais aspekts - 5G karte ir rīks, kas darbiniekiem dot iespēju loģiski iekļauties e-pārvaldes veidošanā, kā arī pasargā no klientu neapmierinātības tajos gadījumos, kad klients saziņā ar iestādi izmanto drošu e-parakstu un pretī gaida atbildi tādā pašā formā, taču rezultātā saņem ierakstītu vēstuli pa pastu, kas nozīmē gan ilgāku saņemšanas procesu, gan pielāgošanos "Latvijas Pasta" nodaļu darba laikam, gan gaidīšanu rindā, kas atkarībā no pasta nodaļas darbinieku noslodzes nereti var prasīt pat vairāk nekā stundu utt.

Līdz šā gada 22.oktobrim izsniegtas (derīgas) 4717  korporatīvās un valsts sektora kartes jeb 5G kartes. Šo 5G karšu lietotāji 2014.gada deviņos mēnešos ar drošu e-parakstu parakstījuši 755 000 dokumentus.

Aktīvākās iestādes un uzņēmumi – droša e-paraksta lietotāji:  TOP 20*
 

* LVRTC dati

Starp negribēšanu un nevarēšanu , "cilvēka faktoru" un likumu elastību

Kā liecina statistika, dažādu iestāžu "elektroniskā uzvedība" ir atšķirīga. Neoficiālās sarunās dažādu valsts iestāžu pārstāvji atzīst, ka nereti dominējošais ir "cilvēka faktors": pat vienas iestādes ietvaros var būt situācija, kurā vienas nodaļas darbinieki labprāt lieto drošu e-parakstu saziņā ar klientiem, kamēr tās pašas iestādes citas nodaļas darbinieki to dara negribīgi.

Iesniegumu likuma, kurš regulē privātpersonas attiecības ar valsts pārvaldi, 2.pants nosaka, ka tā normas vienādi attiecas gan uz iesniegumiem papīra formā, gan uz iesniegumiem, kas parakstīti ar drošu e-parakstu.

Iesniegumu likuma 2.panta 4.daļa paredz: ja elektroniskā veidā saņemts iesniegums nav normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā parakstīts ar elektronisko parakstu, iestādes vadītājs nosaka kārtību, kādā sniedzama atbilde uz iesniegumu. Tas nozīmē, kas iestādes vadītājam ir dota izvēle pašam pieņemt lēmumu, kā reaģēt uz tām elektroniskā veidā saņemtajām ziņām, kuras nav noformētas kā oficiāls dokuments, kas parakstīts ar drošu e-parakstu. Piemēram, valsts iestāžu prakse, kā reaģēt uz e-pasta ziņojumiem (bez dokumenta faila pielikumā, bez droša e-paraksta) ir atšķirīga – ir iestādes, kas šādas e-pasta vēstules traktē kā oficiālus iesniegumus un uz tām atbild likumā noteiktā kārtībā (resp., uz vēstules saturu skatās pēc būtības un neprasa iedzīvotājam pārzināt visus iesniegumu noformēšanas juridiskos smalkumus), kamēr citas, uzskatot, ka iesniegums nav pienācīgi noformēts, šādas vēstules nemaz neuzskata par oficiāliem iesniegumiem. Taču minētais pants iestādes vadītājam pašam noteikt kārtību ļauj tikai tajos gadījumos, kad dokuments nav parakstīts ar drošu e-parakstu. 

"Dažādu iestāžu “elektroniskā uzvedība” ir atšķirīga."

Ministru kabineta noteikumu Nr.473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām" 4.punktā noteikts: ja dokumentētā informācija nav noformēta elektroniski, iestādei nav pienākums to izsniegt elektroniski (izņemot gadījumus, ja šajos noteikumos nav noteikts citādi). No vienas puses, punktā noteiktā atruna ir loģiska, jo pieļauj, ka situācijās, kad iestādei prasītās ziņas nav elektroniski pieejamas, piemēram, apjomīgi materiāli no kādas iestādes lietvedībā esošas lietas arhīva papīra formā, iestādei nav jānodarbojas ar papīra dokumentu pārvēršanu elektroniskā formātā, kas, protams, var būtiski sarežģīt iestādes darbu. Taču, no otras puses, šāda speciāla atruna netieši pasaka, ka viss, kas ir elektroniski pieejams, klientam viņa vēlmes gadījumā ir jāizsniedz elektroniski, piemēram, iestādes atbildes vēstule, kuru iestādes darbinieks raksta datorā, tātad, dokumenta pabeigšanas brīdī dokuments dabā ir pieejams elektroniski.

Taču, tā kā likumdevējs speciālu punktu, kas valsts un pašvaldību iestādēm uzliktu par obligātu pienākumu elektroniski uzsākto saziņu turpināt elektroniski, normatīvajos aktos nav iestrādājis, nereti valsts un pašvaldību iestādes uzskata, ka tās var klientam atbildēt tādā formā, kā pašas vēlas, aizbildinoties, ka "neviens likums taču nenosaka, ka uz elektronisku iesniegumu, kas parakstīts ar drošu e-parakstu, ir obligāti jāatbild tikai un vienīgi elektroniski". Lai gan Paziņošanas likuma 3.pants norāda uz iestādes pienākumu respektēt adresātu, proti, ja ārējā normatīvajā aktā nav noteikts konkrēts dokumenta paziņošanas veids, iestāde pati izvēlas tādu veidu, kas nodrošinātu atbilstošu dokumenta paziņošanu adresātam. Adresāta norādīto dokumenta paziņošanas veidu iestāde ņem vērā pēc iespējas.

Tādējādi jāatzīst, ka likumi šobrīd ir pietiekami elastīgi, lai katra iestāde patstāvīgi varētu veidot klientu mērķauditorijai adekvātu saziņas praksi, turklāt tādējādi arī veidojot valsts praksi kopumā attiecībā uz e-pārvaldes praktisku ieviešanu dzīvē. Taču, kā liecina izsniegto drošo e-parakstu statistika, šāda likumdevēja uzticēšanās valsts un pašvaldības iestāžu vadītāju iniciatīvai e-pārvaldes attīstībai valstī kopumā par labu nenāk. 

Elektronisks dokuments – datne (fails) pielikumā ar e-parakstu

Jau minēto MK noteikumu Nr.473 16.punkts nosaka: ja elektronisko dokumentu nosūta, izmantojot elektronisko pastu, to nosūta elektroniskā pasta ziņojumā kā pievienotu datni uz oficiālo elektroniskā pasta adresi, kas norādīta iestādes mājaslapā internetā, iestādes veidlapā vai elektroniskā dokumenta autora iesniegtajā dokumentā.

K.Siliņš vērš uzmanību, ka cilvēkiem, tostarp iestāžu pārstāvjiem, nereti nav skaidrs, kā īsti izskatās elektroniskais dokuments: nereti tas tiek saprasts kā ieskanēts papīra dokuments jeb attēls, resp., sākotnēji tiek parakstīts papīra dokuments ar roku, pēc tam dokuments tiek ieskanēts un tālāk, to sūtot pa epastu, tas jau tiek nosaukts par elektronisku dokumentu. "Šajā gadījumā gribu uzsvērt, ka skanētais dokuments, kas faktiski ir bildīte, uz kuras redzams paraksts, nav ar e-parakstu parakstīts dokuments. Ar e-parakstu parakstīts dokuments ir dokumentu formāta fails (piemēram, .doc , .pdf u.c. formātu faili), kam pievienots e-paraksts. Šajā dokumentā parakstītāja autogrāfs – tāds, kādu to paraksti redzam papīra dokumentos – nemaz nefigurē. Tas, protams, neizslēdz, ka personas savā saziņā var izmantot skanētus dokumentus, piemēram, kā informāciju par faktu, taču tas nav elektronisks dokuments," skaidro K.Siliņš.

MK noteikumu 17.punkts nosaka, ka iestāde reģistrē elektroniskā dokumenta saņemšanas datumu, laiku, iesniedzēju un iesniedzēja elektroniskā pasta adresi un vienas darbdienas laikā nosūta iesniedzējam paziņojumu par elektroniskā dokumenta saņemšanu uz elektroniskā pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei. Taču, pat ja iestāde šo paziņojumu nesniedz, tad saskaņā ar Paziņošanas likuma 9.pantu: dokuments, kas sūtīts pa elektronisko pastu, uzskatāms par paziņotu otrajā darbdienā pēc tā nosūtīšanas.