Normatīvajos aktos, piemēram, Iesniegumu likumā vai Valsts pārvaldes iekārtas likumā, nav tieši noteikts, ka iestādes vadītājam personīgi būtu jāsagatavo vai jāparaksta visas atbildes uz iesniegumiem. Tiesības parakstīt var tikt deleģētas citām amatpersonām, ņemot vērā jautājuma būtību un iestādes struktūru. Ar iekšējiem rīkojumiem tiek regulēts, cik liela atbildība vai kompetence ir deleģēta katrai amatpersonai, piemēram, struktūrvienību vadītājiem, lai nodrošinātu atbilžu ātrāku un efektīvāku sniegšanu.  

Ja iesniedzējs vēlas saņemt atbildi no konkrētas amatpersonas, to var lūgt, taču gala lēmumu par to, kas parakstīs atbildi, pieņem iestāde saskaņā ar tās iekšējiem noteikumiem un procedūrām.