Darba likuma (DL) 40. pants noteic, ka obligāta ir darba līguma rakstiska forma, kā arī ir norādīts, kādai informācijai jābūt norādītai darba līgumā. Uzņēmumā noslēgtie darba līgumi jāuzskaita darba līgumu uzskaites dokumentā (DL 40. panta sestā daļa).

Darba līgumā ietver vispārīgu nolīgtā darba raksturojumu (DL 40. panta otrās daļas 5. punkts), vai to var aizstāt ar atsevišķu dokumentu, piemēram, amata aprakstu.

Ja darba līgumā ir nepieciešams veikt grozījumus tie noformējami atbilstoši Darba likuma 97. vai 98. pantam. Darba līguma grozījumi uzskatāmi par sākotnēji noslēgtā darba līguma sastāvdaļu, tie uzglabājami kopā ar darba līgumu. Saskaņā ar Darba likuma 40. panta vienpadsmito daļu darba devējam ir pienākums nodrošināt noslēgto darba līgumu uzrādīšanu pēc uzraudzības un kontroles institūciju pieprasījuma.

Atbilstoši Darba likuma 54. pantam darba kārtību uzņēmumā nosaka darba kārtības noteikumi, darba koplīgums, darba līgums un darba devēja rīkojumi.

Darba devējs, kas uzņēmumā parasti nodarbina ne mazāk kā 10 darbinieku, konsultējoties ar darbinieku pārstāvjiem, pieņem darba kārtības noteikumus (DL 55. pants). Līdz ar to, ja savā uzņēmumā nodarbināsiet mazāk par 10 darbiniekiem, tad iekšējo kārtību varat noteikt darba līgumos vai rīkojumā.

Rīkojumi ir dokumenti, ar kuriem darba devējs dod norādījumus.

Personāla lietvedībā izšķir vairākus rīkojumu veidus:

1) rīkojumi par personālsastāva jautājumiem (pieņemšana, darba tiesisko attiecību izbeigšana, izmaiņas karjeras gaitā, aizvietošana, papildus pienākumu pildīšana, virsstundu darbs, prēmiju, naudas balvu izmaksa, disciplinārsodu piemērošanu, norīkošanu uz obligāto veselības pārbaudi u. c.);

2) rīkojumi par atvaļinājumu piešķiršanu (atsaukšanu no atvaļinājuma, papildatvaļinājuma, mācību atvaļinājuma piešķiršanu);

3) rīkojumi par komandējumiem (par piedalīšanos mācībās);

4) rīkojumi par ārvalstu komandējumiem. Normatīvais akts, kurš nosaka rīkojumu kā dokumentu norādījumu došanai darbiniekam ir MK noteikumi Nr. 969 “Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi” 2. punkts.

Ja darbiniekam nolīgts maiņu darbs (DL 139. pants), jābūt noformētam maiņu grafikam. Ja darbiniekam nolīgta summētā darba laika organizācija (DL 140. pants), tad jābūt noformētam darba grafikam. Darba devējs nav tiesīgs grozīt darbiniekam noteikto darba grafiku darbinieka pārejošas darbnespējas laikā, kā arī laikā, kad darbinieks neveic darbu citu attaisnojošu iemeslu dēļ (DL 140. panta septītā daļa).

Ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu piešķir katru gadu noteiktā laikā saskaņā ar darbinieka un darba devēja vienošanos vai atvaļinājumu grafiku, ko sastāda darba devējs pēc konsultēšanās ar darbinieku pārstāvjiem. Ar atvaļinājumu grafiku un tā grozījumiem iepazīstināmi visi darbinieki, un tam jābūt pieejamam ikvienam darbiniekam. Līdz ar to, ja atvaļinājums tiek piešķirts saskaņā ar vienošanos, jābūt rakstveidā noformētai vienošanai vai darbinieka iesniegumam par atvaļinājuma piešķiršanu ar darba devēja akceptu rezolūcijas veidā uz iesnieguma.

Darba devēja un darbinieka uzteikumi un citi dokumenti par darba tiesisko attiecību pārtraukšanu, piemēram, DL 108., 109., 110., 129. pantā minētie dokumenti u. c.

Darba likuma 137. panta pirmajai daļai uzņēmumā jābūt darba laika uzskaites dokumentam, kurā tiek precīzi uzskaitītas katra darbinieka nostrādātās stundas kopumā, kā arī atsevišķi virsstundas, darbu nakts laikā, nedēļas atpūtas laikā un svētku dienās nostrādātās stundas.

Likumā “Par grāmatvedību” kā obligāti noteikti attaisnojuma dokumenti par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem. Atbilstoši jābūt darba samaksas aprēķinu un izmaksu apliecinošiem dokumentiem.

Izmaksājot darba samaksu, darba devējs izsniedz darba samaksas aprēķinu, kurā norādīta izmaksātā darba samaksa, ieturētie nodokļi un veiktās valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas, kā arī nostrādātās stundas, tajā skaitā virsstundas, nakts laikā un svētku dienās nostrādātās stundas. Pēc darbinieka pieprasījuma darba devējam ir pienākums šo aprēķinu izskaidrot (DL 71. pants).

Papildus jau iepriekšminētajai dokumentācijai darba aizsardzības jomā uzņēmumā jābūt izstrādātam ievadapmācības dokumentam (MK noteikumu Nr .749 “Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos” 10., 12., 13. un 14. punkts) un darba aizsardzības instrukcijām, atbilstoši uzņēmumā veicamo darbu specifikai (MK noteikumi Nr. 749 “Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos” 15. pants un 2. pielikums).

Katrai darbavietai vai darba veidam jāveic darba vides riska faktoru novērtējums saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 660 “Darba vides iekšējās uzraudzības veikšanas kārtība” (14., 15.punkts, 1.pielikums).

Darba devējam ir pienākums informēt visus nodarbinātos un uzticības personas vai nodarbināto pārstāvjus par riska faktoriem un no tiem izrietošo darba vides risku, kas pastāv uzņēmumā un katrā darbavietā (MK noteikumu Nr. 660 “Darba vides iekšējās uzraudzības veikšanas kārtība” 36. punkts). Informēšana var būt fiksēta dokumentāri, kā arī par tās veikšanu ir iespējams pārliecināties, veicot nodarbināto aptauju klātienē.

Katram uzņēmumam, pamatojoties uz darba vides riska novērtēšanas rezultātiem un darbavietu pārbaudē iegūto informāciju, nodrošina darba aizsardzības pasākumu plāna izstrādi, kurā nosaka darba aizsardzības pasākumus, to īstenošanas termiņus un atbildīgos par pasākumu izpildi riska novēršanu vai samazināšanu (MK noteikumu Nr. 660 “Darba vides iekšējās uzraudzības veikšanas kārtība” 33. punkts). Nosakot un veicot darba aizsardzības pasākumus darba vides riska novēršanai vai samazināšanai, darba devējam ir pienākums nodrošināt, lai risks netiktu pārnests uz citu vietu vai netiktu radīts cits risks.

Darba devējs, novērtējot darba vides riskus atbilstoši normatīvajiem aktiem par darba vides iekšējās uzraudzības kārtību, nosaka tos darba vides riska faktorus, kuru novēršanai vai samazināšanai lietojami aizsardzības līdzekļi (MK noteikumi Nr. 372 “Darba aizsardzības prasības, lietojot individuālos aizsardzības līdzekļus” 14., 15., 16. punkts un 2. pielikums).

Darba devējs sastāda Darba aizsardzības likumā un citos normatīvajos aktos par darba aizsardzības prasībām noteiktos sarakstus un citus dokumentus. Darba devējs ir tiesīgs minētos sarakstus un dokumentus apvienot vienā vai vairākos sarakstos vai dokumentos.

Atbilstoši MK noteikumu Nr. 219 “Kārtība kādā veicama obligātā veselības pārbaude” 3. punktam veselības pārbaudi veic personām:

1. kuras ir nodarbinātas vai kuras paredzēts nodarbināt darbā, kur viņu veselības stāvokli ietekmē veselībai kaitīgie darba vides faktori (1. pielikums);
2. kuras ir nodarbinātas vai kuras paredzēts nodarbināt darbā īpašos apstākļos – bīstamos darbos, kur pastāv augsts nelaimes gadījumu risks pašam nodarbinātajam vai apkārtējiem (2. pielikums).

Uz obligāto veselības pārbaudi norīko, aizpildot Obligāto veselības pārbaudes karti (MK noteikumu Nr. 219 “Kārtība kādā veicama obligātā veselības pārbaude” 3. pielikums).

Darba devējs nodrošina nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanu un veic to uzskaiti. Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība noteikta MK noteikumos Nr. 950 “Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība”.

Papildus informējam, ka atkarībā no uzņēmuma darba specifikas vēl var nākt klāt tādi dokumenti kā, piemēram, datu drošības lapas, ja uzņēmumā ir darbs ar ķīmiskām vielām un maisījumiem; ja notiek darbs augstumā, tad var būt vajadzīgi norīkojumi darba veikšanai augstumā u. c.