Saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 par fizisko personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46 EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) 6. panta 1. punktu apstrāde ir likumīga tikai tādā apmērā un tikai tad, ja ir piemērojams vismaz viens no 6. panta 1. punktā minētajiem pamatojumiem. Regulā ir noteikti seši vispārīgi tiesiskie pamati: piekrišana, līguma izpilde, juridisks pienākums, sabiedrības intereses, vitālo interešu aizsardzība un leģitīmo interešu ievērošana. Proti, tikai pastāvot kādam no minētajiem tiesiskajiem pamatiem, personas datu apstrāde tiek atzīta par tiesisku.

Dzīvokļa īpašuma likuma 17. panta 4. punkts noteic, ka dzīvokļa īpašnieks, pilnvarojot citu personu pārstāvēt viņa intereses dzīvokļu īpašnieku kopībā, noformē par to rakstveida pilnvarojumu. Ekonomikas ministrijas tīmekļvietnē ir pieejama atbilde uz jautājumu “Kā dzīvokļa īpašnieks var pilnvarot citu personu pārstāvēt viņa intereses dzīvokļu īpašnieku kopībā?”, kurā skaidrots: [..] dzīvokļa īpašnieka pilnvarojumam citai personai pārstāvēt viņa tiesības dzīvokļu īpašnieku kopībā ir jābūt noformētam rakstveidā, tomēr nav nepieciešams nedz apstiprināt personu parakstus pie notāra, nedz arī noslēgt pilnvarojumu notariālā formā.

Kārtība, kādā notiek dzīvokļu īpašnieku kopsapulces sasaukšana un norise, ir noteikta Dzīvokļa īpašuma likuma 17. pantā. Atbilstoši minētā panta ceturtajai daļai dzīvokļa īpašnieki (tai skaitā pilnvarotās personas), kuri ieradušies uz kopsapulci, reģistrējas dalībnieku reģistrācijas sarakstā. Ņemot vērā minēto, pārvaldnieka rīcībā ir pieejama informācija par kopsapulces dalībniekiem, un pārstāvības šaubu gadījumā pārvaldnieks var sazināties ar attiecīgo dzīvokļa īpašnieku, lai pārliecinātos, ka pilnvarojums ir/nav viltots.

Papildus tiesiskā pamata nodrošināšanai pārzinim, veicot personas datu apstrādi, ir jāievēro arī regulas 5. pantā minētie personas datu apstrādes principi: saskaņā ar tiem personas dati ir jāapstrādā likumīgā un pārredzamā veidā, nodrošinot godprātību pret tām personām, kuru personas datus apstrādā. Regulas 5. panta 1. punkta c) apakšpunkts noteic, ka personas dati ir jāapstrādā adekvāti, atbilstīgi un ietverot tikai to, kas nepieciešams to apstrādes nolūkos (“datu minimizēšana”). Saņemot personu apliecinoša dokumenta kopiju, pārzinis iegūst visu informāciju, kas redzama konkrētajā pases lapaspusē vai ID kartes pusē, līdz ar to netiek nodrošināta datu minimizēšana. Tādēļ šādu personas datu apstrādi varētu uzskatīt par personas datu apstrādi, kas nav atbilstoša regulas prasībām.

Ņemot vērā iepriekš minēto, informējam, ka personu apliecinoša dokumenta kopiju ir tiesības iegūt un glabāt tikai tām personām/iestādēm, kurām šādas tiesības ir paredzētas kādā ārējā normatīvajā aktā. Datu valsts inspekcija (DVI) pirmajā skatījumā nekonstatē, ka šajā gadījumā nacionālajā normatīvajā regulējumā sapulces rīkotājiem būtu noteiktas tiesības pieprasīt personu apliecinoša dokumenta kopijas iesniegšanu kopā ar pilnvaru. DVI ieskaitā ir pietiekami, ja sapulces rīkotāji pieprasa uzrādīt personu apliecinošu dokumentu, dzīvokļa īpašniekam un/vai pilnvarotajai personai ierodoties klātienē, lai pārliecinātos par personas identitāti.