Publicēts pirms 8 gadiem. Izvērtē satura aktualitāti! >>
LV portāla infografika; Avots: Uzņēmumu reģistrs
Elektroniskais dokuments (e-dokuments) ir dokumenta elektroniskā forma ar papīra dokumentam līdzvērtīgu juridisko spēku. Arī Uzņēmumu reģistrs (turpmāk – Reģistrs) piedāvā klientiem dokumentus iesniegt elektroniski, izmantojot portālu www.latvija.lv vai iesūtot tos elektroniski uz Reģistra oficiālo e-pasta adresi: info@ur.gov.lv. E-dokumentu sagatavošanai nepieciešams dators un interneta pieslēgums, viedkaršu lasītājs, kas pievienots datoram, e-paraksta viedkarte vai personas apliecība eID un e-parakstīšanas programmatūra (pieejama bez maksas portālā www.eparaksts.lv). Izmantot var arī virtuālo e-parakstu, ko var iegūt www.eparaksts.lv.
Elektronisko dokumentu sagatavošana iesniegšanai UR
Lai elektroniski sagatavots dokuments iegūtu juridisko spēku, jāievēro vairāki priekšnoteikumi: tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu, tam jāpievieno laika zīmogs, tas jānoformē atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām. Svarīgi ievērot arī darbību secību elektroniskā dokumenta sagatavošanas procesā.
1. Dokumenti vispirms jāsaglabā datorā
Sagatavojot, piemēram, reģistrācijas dokumentus iesniegšanai Uzņēmumu reģistrā, klientam sākotnēji jānoskaidro, kādi dokumenti konkrētajai reģistrācijai nepieciešami. Šādu informāciju var atrast Uzņēmumu reģistra mājaslapā. Izmantojot Uzņēmumu reģistra veidlapas un dokumentu sagataves, tās vispirms jāsaglabā savā datorā.
2. E-dokumenta aizpildīšana
Aizpildot dokumentus, klientam jāņem vērā ne vien Komerclikuma prasības, kas nosaka dokumentu saturisko jēgu, bet arī elektronisko dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtību, kuru regulē 2005. gada 28. jūnija Ministru kabineta noteikumi Nr. 473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām".
Dokumenti jāaizpilda datora drukā, tādēļ atbilstoši 2005. gada 28. jūnija Ministru kabineta noteikumu Nr. 473 10. punktam elektronisko dokumentu var izstrādāt un noformēt šādos formātos:
Aizpildot un saglabājot PDF formāta veidlapas, nepieciešams pārliecināties, ka tiek izmantota aktuālā Adobe Acrobat Reader programmatūra.
Dokumentu aizpildīšanai jālieto salasāms burtu fonts, kas iekļauj gan lielo, gan mazo burtu lietojumu.
3. E-dokumenta rekvizīti: nosaukums, autors, datums, paraksts un paraksta atšifrējums
Uzmanība jāpievērš arī obligātajiem rekvizītiem: dokumenta nosaukumam, numuram, sastādīšanas vietai, dokumenta autoram, dokumenta datumam un parakstam, paraksta atšifrējumam. Elektroniski parakstīta dokumenta datums ir datums, kurā uzlikts laika zīmogs, tomēr pastāv arī izņēmumi, kuros dokumenta datumam jābūt norādītam uz paša dokumenta, neatkarīgi no laika zīmoga datuma. Proti, svarīgs ir arī pats notikuma datums, ne tikai dokumenta parakstīšanas datums. Dokumenta datums obligāti ir jānorāda uz dalībnieku reģistra nodalījuma, dalībnieku sapulces protokola/lēmuma un līgumiem.
Normatīvie akti paredz, ka dokumenta veida nosaukumu norāda visu veidu pārvaldes dokumentos, izņemot sarakstes dokumentus. Dokumenta veida nosaukumu raksta nominatīvā dokumenta pirmsteksta zonas vidū pirms pārējiem pirmsteksta zonā esošajiem rekvizītiem, bet pēc norādes par dokumenta lietošanas ierobežojumu (ja tāda ir), grafiski izceļot attiecībā pret pārējo dokumenta informāciju (piemēram, ar lielajiem burtiem).
Noteikumi paredz, ka pārvaldes dokumentā (izņemot publisko tiesību līgumus un dokumentus, kuru autors ir fiziska persona), lai tam būtu juridisks spēks, papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj dokumenta reģistrācijas numuru.
Piemērs: Dokumenta reģistrācijas numura iekļaušana rekvizītos4. E-dokumenta parakstīšana
Tāpat kā papīrā sagatavotie dokumenti tiek parakstīti katrs atsevišķi, tāpat arī elektroniski sagatavotie dokumenti jāparaksta katrs atsevišķi, tikai šajā gadījumā, izmantojot drošu elektronisko parakstu. Piemēram, ja ir sagatavoti trīs dokumenti – pieteikums izmaiņām, dalībnieka lēmums un statūti -, katru dokumentu nepieciešams parakstīt atsevišķā EDOC formāta pakotnē, pēc parakstīšanas jābūt trīs elektroniskajiem dokumentiem. Ja elektroniskais dokuments sastāv no divām vai vairāk lapām, tad tas ir uzskatāms par vienu dokumentu, tādēļ tas jāliek vienā pakotnē un jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu kā viens atsevišķs dokuments.
Jāņem vērā, ka dokuments jāparaksta tām paraksttiesīgajām personām, kuras nosaka likums. Piemēram, ja Komerclikums nosaka, ka dokuments jāparaksta valdes priekšsēdētājam kopā ar kādu valdes locekli, tad konkrētais elektroniskais dokuments (viens eksemplārs) jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu abām minētajām personām. Ja kādai no minētajām personām nav droša elektroniskā paraksta, tad dokumenti ir jāiesniedz vai nu papīra formātā, parakstīti ar roku, vai arī personai jāizveido drošs elektroniskais paraksts dokumenta iesniegšanai elektroniski. Jāatceras, ka visiem dokumenta autoriem ir kopīgi jāparaksta viens un tas pats elektroniskā dokumenta eksemplārs.
Pozitīvs aspekts ir tas, ka elektroniski parakstītus reģistrācijas dokumentus nav nepieciešams apliecināt pie zvērināta notāra vai Uzņēmumu reģistra amatpersonas.
5. E-dokumentu atvasinājumi (kopijas)
Elektronisko dokumentu likuma 5. panta otrajā daļā noteikts: papīra dokumenta elektroniskajai kopijai, norakstam vai izrakstam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam, ja persona, kurai saskaņā ar normatīvo aktu prasībām ir tiesības apliecināt dokumentu oriģinālu kopijas, norakstus vai izrakstus, ir apliecinājusi tā pareizību ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu. Papīra formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas pareizību apliecina atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu. Tādējādi, lai apliecinātu papīra dokumenta elektronisko kopiju, ir nepieciešams atsevišķā dokumentā sagatavot kopijas pareizības apliecinājumu, kurā norāda:
Papīra formā sagatavota dokumenta elektronisko kopiju (skenēts dokuments) kopā ar kopijas pareizības apliecinājumu ievieto vienā pakotnē un paraksta ar drošu elektronisko parakstu, kas satur laika zīmogu.
Piemērs: Kopijas pareizības apliecinājums fiziskai personai. Piemērs: Kopijas pareizības apliecinājums juridiskai personai.6. E-dokumentu labošana
Ministru kabineta noteikumu Nr. 916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 7. punkts nosaka, ka dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi vai papildinājumi. Tādēļ, ja dokumentā pieļautas saturiskās vai cita veida kļūdas, tad pēc to izlabošanas dokuments jāparaksta atkārtoti ar drošu elektronisko parakstu.
Der zināt:
Ja iesniegums, pieteikums vai tam pievienotie dokumenti ir parakstīti ar ārvalstīs izsniegtu drošu elektronisko parakstu, papildus noteikti ir jānorāda saite, kur var pārbaudīt elektronisko dokumentu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu.
Parakstot dokumentus ar Igaunijas vai Lietuvas e-Parakstītāju, pirms elektroniski parakstīto dokumentu iesūtīšanas ieteicams tos pārbaudīt e-Parakstītāja programmā vai www.eparaksts.lv, lai pārliecinātos vai e-paraksti ir derīgi. Ja pārbaudes rezultātā paraksti tiek atzīti par nederīgiem, tad ieteicams tos parakstīt ASIC-E formātā, līdz ar to dokuments tiks parakstīts ar Eiropas Savienības standartiem atbilstošu laika zīmogu. Papildus jautājumu vai problēmu gadījumā lūdzam sazināties ar attiecīgās valsts e-paraksta pakalpojuma sniedzēju.
Turpmāk vēl - kā elektroniski iesniegt dokumentus Uzņēmumu reģistrā.
Skaidrojums veidots sadarbībā ar Uzņēmumu reģistru.
