“Arvien vairāk darbinieku pat jau pieprasa modernu, uz aktivitātēm bāzētu biroju, jo viņi redz, kas notiek privātajā sektorā un pasaulē,” apsveicot VNĪ uzsāktās aktivitātes, teic Valsts kancelejas (VK) direktors Jānis Citskovskis. “Tā ir tuvākā laika prioritāte – gribam rūpēties, lai valsts pārvaldē strādā kompetenti, gudri un motivēti cilvēki.”
Ēkas nolietojušās un nepiemērotas birojiem
VAS VNĪ, kas pārvalda aptuveni ceturto daļu (23%) no valstij piederošajām ēkām, ir identificējusi galvenās problēmas valsts pārvaldes iestāžu izvietojumā, tostarp neefektīvu plānojumu un publisko līdzekļu izmantošanu, nepietiekamu vides pieejamību un problēmas ar tehnoloģiju savietojamību. “Valsts pārvaldes iestādes pārsvarā atrodas ēkās, kas vēsturiski nav bijušas domātas biroju vajadzībām, tās ir nolietojušās par 30–70%. Atjaunojot šos namus, mēs saņemtu produktu, kas mūsdienās vairs nav nepieciešams, neatbilstošu mūsdienu prasībām. Mūsu redzējums ir: izzinām katras organizācijas funkcijas, vajadzības un mērķus un piedāvājam tādu darba vidi, kas ir tieši nepieciešama šai iestādei,” vērtē VNĪ valdes priekšsēdētājs Andris Vārna.
VAS VNĪ nolēmusi pakāpeniski ieviest koncepciju “Nākotnes birojs”, kas paredz jaunu pieeju darba vides veidošanai publiskajā sektorā. A. Vārna: “Ilgtspējīgu, energoefektīvu ēku izmantošana ilgtermiņā ir lētāka. Būtiskus finanšu resursus ļauj ietaupīt arī atsevišķu funkciju koplietošana. Savukārt vienots, dažādās zonās sadalīts birojs ļauj efektīvāk izmantot telpas un samazina organizācijām nepieciešamo platību.”
A. Vārna nenoliedz, ka jaunais koncepts varētu nozīmēt arī jaunas biroju ēkas būvniecību valsts pārvaldes vajadzībām. Šis jautājums būtu jāskatās arī no pilsētvides koncepta, lai Rīgas centrs nepaliktu tukšs.
Ikdienā brīvi 30% darba vietu
A. Vārna kliedē mītu, ka publiskā pārvalde plāno attīstīt tikai atvērta tipa birojus: “Ja strādājošajam 50% darba dienas ir ārpus biroja, tas nozīmē, ka pusi darba laika šī vieta ir brīva. Savukārt, ja strādājošajam ir darba diena no plkst.8 līdz 17 konkrētā birojā un nopietni jākoncentrējas, tad arī piedāvāsim šāda veida biroju. Pats galvenais – ir jādomā par to, ka birojs nav tikai fiziska vieta, kur atrasties, bet gan cilvēki nāk uz darbu, kur tiek veikti noteikti procesi, īstenoti mērķi un funkcijas. Lai padarītu valsts pārvaldi par iekārojamu darbavietu, ir jāveido arī mūsdienīga darba vide.”
Optimizējot ministriju un to padotības iestāžu izmantoto infrastruktūru, kā arī centralizējot atbalsta un nodrošinājuma funkcijas, uzturēšanas izdevumus iespējams samazināt par aptuveni 10–20%.
A. Vārna minēja pētījuma rezultātus, kas liecina, ka vidēji ikdienā publiskajā pārvaldē brīvi ir 30% darba vietu, kad konkrētais cilvēks neatrodas savā darba vietā, tāpēc birojus jāmēģina veidot pēc iespējas efektīvākus, ar mazāku līdzekļu izlietojumu.
Balstīs uz diviem principiem
VNĪ padomes priekšsēdētājs Mārtiņš Bičevskis norāda, ka turpmāk, plānojot jebkuru ieguldījumu nekustamajā īpašumā vai birojā, tas tiks balstīts uz diviem principiem: “Svarīga būs energoefektivitāte, lai energoresursu patēriņš uz katru kvadrātmetru būtu par 30–50% mazāks, nekā tas ir šobrīd. Otrs princips: spēsim piedāvāt tādus birojus, ka telpa, kas būs vajadzīga uz vienu darbinieku, būs par 30% mazāka, nekā tā ir šobrīd.”
VNĪ aprēķini liecina, ka, optimizējot ministriju un to padotības iestāžu izmantoto infrastruktūru, kā arī centralizējot atbalsta un nodrošinājuma funkcijas, ir iespējams samazināt uzturēšanas izdevumus par aptuveni 10–20%.
M. Bičevskis kā svarīgu faktoru jauno telpu iekārtojumā min darbinieku savstarpējo komunikāciju, informācijas apmaiņas uzlabošanos starp darbiniekiem. “Vienotā telpā būs vairākas funkcijas,” skaidro VNĪ padomes priekšsēdētājs. “Ir jāmāk salikt kopā vienas nozares strādājošos ar citas nozares darbiniekiem, lai viņi vairāk sarunātos viens ar otru.”
Pirmie pilotprojekti
Pirmais pilotprojekts, kuru realizēs līdz šī gada beigām, būs VNĪ pārcelšanās uz telpām Valsts ieņēmumu dienesta ēkā (VID) Talejas ielā 1. Patlaban VNĪ atrodas trijās dažādās adresēs – Vaļņu ielā 28, Mucenieku ielā 3 un Smilšu ielā 1. Ekonomija – apmēram miljons eiro (nepilnu piecu gadu laikā).
Mūsdienīgu, “aktivitātēs bāzētu” biroju VNĪ plāno īstenot arī Ekonomikas ministrijai un tās padotībā esošajām iestādēm – Konkurences padomei, Centrālās statistikas pārvaldei, Būvniecības valsts kontroles birojam, Latvijas Nacionālajam akreditācijas birojam un Patērētāju tiesību aizsardzības centram, kas pārcelsies uz vienotu ēku Elizabetes ielā 2. Tas varētu notikt aptuveni piecu gadu laikā, un aizņemto telpu platība samazināsies no 30 000 uz 20 000 kvadrātmetru.
Apvienojoties vienā ēkā ministrijai un padotības iestādēm, tiks uzlabota darba vide, organizācijas kultūra, iekšējā komunikācija, paātrināta informācijas aprite, uzlabota savstarpējā sadarbība un līdz ar to būtiski celta darba efektivitāte, uzsver EM valsts sekretārs Ēriks Eglītis.
Paralēli notiek procesi, kas vērsti uz valsts iestāžu biroju centralizāciju. Piemēram, vērienīgu pārbūvi šobrīd piedzīvo topošā centralizētā prokuratūras mājvieta – vēsturiskais policijas nams Aspazijas bulvārī 7, lai jau nākamā gada nogalē to varētu sākt apdzīvot 10 prokuratūras struktūrvienības, kas pašlaik atrodas piecās dažādās vietās Rīgā.
Pasaules tendences
Personālatlases kompānijas “Fontes” pārstāve Anna Litvina norāda, ka eksperti ir atzinuši: savulaik tik populārā atvērtā biroja koncepcija nav attaisnojusies, darbiniekiem ir grūti koncentrēties un zūd darba produktivitāte. Pasaules tendence patlaban ir pāriet uz dažādu aktivitāšu zonās sadalītu darba vidi: vienā telpas daļā var būt atvērtais birojs, citā izveidoti atsevišķi kabineti, bet vēl kādā malā iekārtota atpūtas zona.
Uzņēmuma “xcelsior” interjera dizainers Jānis Donskis piebilst: “Zelta vidusceļš: plānojot biroju, ir svarīgi ņemt vērā darba specifiku, to, ka viss neder visiem, ieplānot klusās zonas, risināt akustikas jautājumu un pārdomāti veidot zonas, kur iespējams satikties un nepiespiesti komunicēt.”
Plānojot biroju, ir svarīgi ņemt vērā darba specifiku, to, ka viss neder visiem, ieplānot klusās zonas, risināt akustikas jautājumu un pārdomāti veidot zonas, kur iespējams satikties un nepiespiesti komunicēt.
J. Donskis atklāj, ka tendence ir telpas veidot mājīgas, ar mīksto mēbeļu atpūtas zonām. Nozīmīga loma ir dabas elementu pielietojumam darba vidē: ja 90% no sava laika pavadām starp betonu, ķieģeli un asfaltu, mums dabiskā pietrūkst. Ļoti svarīga ir gaisma, pēc iespējas vairāk dabiska, kur tas nav iespējams – pārdomāts mākslīgais apgaismojums.
“Runājot par nākotni, šķiet, virzāmies uz to, ka darbavieta kļūs par sava veida “subkultūru”, ka drīz leposimies, ka piederam pie noteikta uzņēmuma un atbalstām tā vērtības. Birojs varētu kļūt par prestižu klubu, kur satikties un pārrunāt lietas pēc nepieciešamības, jo darbs jau var notikt jebkur,” spriež interjera dizainers.
Strādā pie 25 projektu idejām
VAS VNĪ, kuras 100% akcionāre ir Finanšu ministrija, šobrīd īsteno 33 nozīmīgus attīstības projektus aptuveni 154 miljonu eiro apmērā un strādā pie 25 jaunām projektu idejām ar mērķi nodrošināt, lai ilgtermiņā visas valsts sektora iestādes varētu strādāt mūsdienīgās, labi apsaimniekotās un energoefektīvās telpās.
Uzņēmums nodrošina profesionālu nekustamo īpašumu apsaimniekošanu un pārvaldību ap 450 nekustamo īpašumu adresēs ar 1200 ēkām 1,1 miljona kvadrātmetru platībā un vairāk nekā 4000 zemes īpašumu 10 miljonu kvadrātmetru platībā.
