Uzņēmumā parasti ir daudzi dažādi dokumenti, un to uzglabāšanas termiņi atšķiras. Jums ir pienākums glabāt uzņēmuma dokumentāciju, ņemot vērā normatīvajos aktos noteikto dokumenta veidu un to termiņu. Daļai dokumentu normatīvie akti nosaka to glabāšanas termiņu, bet daļai dokumentu uzņēmumam pašam ir jāizvērtē to glabāšanas pamatojums. Uzņēmumā arhīva veidošanas process (dokumentu izvērtēšana un atlase pastāvīgai un ilgstošai glabāšanai) ir ļoti svarīgs. Arhīvu likumā ir noteikts, ka dokumentu izvērtēšana ir viens no dokumentu pārvaldības procesiem, kurā nosaka dokumentu arhīvisko vērtību un dokumentu glabāšanas termiņu, un katram uzņēmumam  (bet iestādēm obligāti), veicot dokumentu pārvaldību, ir pienākums nodrošināt dokumentu izvērtēšanu, nosakot pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus.

2012. gada 6. novembra Ministru kabineta noteikumi Nr. 748 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” noteic publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās; kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai; dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību; tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos. Saskaņā ar šiem noteikumiem jāievēro: pirmkārt, Arhīvu likuma 8. panta pirmajā daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji, otrkārt, normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš.

Saskaņā ar Arhīvu likuma 1. panta trešo punktu arhīviskā vērtība ir dokumenta informatīvais nozīmīgums vai šā dokumenta pierādījuma vērtība, ko izvērtē Arhīvu likumā noteiktajā kārtībā.

Arhīvu likuma 8. pants reglamentē dokumenta arhīviskās vērtības noteikšanu, saskaņā ar ko dokumenta arhīvisko vērtību nosaka attiecīgā dokumenta izvērtēšanas procesā, ievērojot šādus kritērijus:

1) dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un īstenošanu;

2) dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;

3) dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;

4) dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;

5) dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu;

6) dokumenta autora nozīmīgums.

Svarīgākais normatīvais akts, kurā ir noteikti grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi, ir likums “Par grāmatvedību”, proti, likuma 10. pants nosaka, cik ilgi ir jāglabā gada pārskati, inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri, grāmatvedības organizācijas dokumenti un attaisnojuma dokumenti.

Glabāšanas laiks:

• gada pārskatiem – līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi;
• inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem – 10 gadi;
• attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem – 75 gadi;
• pārējiem attaisnojuma dokumentiem – 5 gadi.

Ja uzskaite tiek kārtota elektroniski, jānodrošina noteiktais datu glabāšanas laiks. Par uzņēmuma arhīva saglabāšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs.

Uzņēmuma darbības laikā dokumenti jāglabā uzņēmuma izveidotā arhīvā, bet Latvijas Nacionālajā arhīvā tie var nonāk tad, ja uzņēmums tiek reorganizēts vai beidz darbību.

Jautājumā par kriminālprocesa ierosināšanu pret uzņēmumu jums būtu jāinteresējas pie procesa virzītāja (policijā vai prokuratūrā), un attiecīgi būtu jānoskaidro, kāda informācija, dokumenti un par kādu laika periodu jums ir jāiesniedz iestādei. Jums ir pienākums sadarboties ar procesa virzītāju kriminālprocesa ietvaros, tai skaitā arī jānodod visa informācija, kuru jums ir pienākums glabāt par uzņēmumu.