Biedrības valde organizē biedrības grāmatvedības uzskaiti saskaņā ar likumu “Par grāmatvedību” un pakārtotajiem Ministru kabineta noteikumiem.

Gan bilance, gan ieņēmumu un izdevumu pārskats ir gada pārskata sastāvdaļa. Šo dokumentu sagatavošana ir noteikta Ministru kabineta noteikumos Nr. 808 par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem. Attiecībā uz ilgtermiņa aizdevumiem noteikumu 16. punkts paredz: postenī "Ilgtermiņa aizdevumi" norāda biedrības, nodibinājuma vai arodbiedrības aizdoto naudu, kuras atdošanas termiņš noteikts vēlāk nekā vienu gadu pēc bilances datuma.

Katru gadu gada pārskats jāiesniedz Valsts ieņēmumu dienestā. Gada pārskata sagatavošana ir grāmatveža kompetences jautājums.

Ja aizdevums izsniegts fiziskai personai, jāievēro likumā “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” noteiktie kritēriji, kas nosaka, kad iestājas pienākums maksāt nodokli. Valsts ieņēmumu dienestam līdz pēctaksācijas gada 1. jūnijam jāsniedz informācija par taksācijas gadā izsniegtajiem aizdevumiem, kuru apmērs pārsniedz 15 000 eiro. Sniedzot VID informāciju par aizdevumiem, aizpilda Ministru kabineta 2010. gada 21. septembra noteikumu Nr. 899 “Likuma “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” normu piemērošanas kārtība” 1.¹ pielikumu.

Informāciju par iepriekšējā gada aizdevumu deklarēšanu varat izlasīt VID mājaslapā.