Valsts pārvaldes kopstrādes pilotprojektā VNĪ aktivitātēs bāzētajā birojā Talejas ielā 1, Rīgā, tika sniegts atbalsts publiskajām iestādēm, tajā skaitā valsts kapitālsabiedrībām, kuras uzsākušas darba vides pārmaiņu procesu vai to vēl plāno. Kopstrādes pilotprojekta mērķis – sniegt iespēju publiskā sektora darbiniekiem praksē iepazīt modernas darba vides priekšrocības, apzināt koplietojamo biroju pieprasījumu, kā arī praktiski apzināt informācijas tehnoloģiju klāstu un būtiskākos aspektus, lai veicinātu mūsdienu prasībām atbilstošu biroju ieviešanu valsts pārvaldē.
VNĪ piedāvātās kopstrādes iespējas visaktīvāk izmantojušas tās valsts iestādes un kapitālsabiedrības, kuras jau ir pieņēmušas lēmumu par pāreju nākotnē uz aktivitātēs balstītu darba vidi. No teju 400 viesiem, kas bija gatavi izmēģināt darbu aktivitātēs bāzētajā birojā, 60 % bija valsts iestāžu vadošie darbinieki. Pārējie 40 % pārstāvēja valsts kapitālsabiedrības, valsts akciju sabiedrības vai atvasinātas publiskas personas. Pilotprojekta dalībnieki – Ekonomikas, Zemkopības, Veselības, Satiksmes, Izglītības un zinātnes ministrijas pārstāvji, kā arī darbinieki no Valsts ieņēmumu dienesta, Lauku atbalsta dienesta, Valsts meža dienesta, Latvijas Nacionālā arhīva, Valsts kontroles, Valsts kases un citām iestādēm. Visaktīvāk projektā ar 48-56 darbiniekiem no uzņēmuma iesaistījās Rīgas Stradiņa universitāte, Austrumu slimnīca un Tieslietu ministrija, kas VNĪ birojā dažādos sastāvos strādāja vairākas darba dienas.
“Pirmajā VNĪ pilotprojektā atvērām sava biroja durvis ikvienam publiskā sektora pārstāvim, lai dotu iespēju iedvesmoties pozitīvām pārmaiņām un ļautu praksē izmēģināt ieviestos viedas darba vides risinājumus, kā arī iedrošinātu tos darbiniekus, kuri par darba vides pārmaiņām vēl šaubās. VNĪ esam pārliecinājušies par ieguvumiem – atvērtajā plānojumā uzlabojusies informācijas aprite un sadarbība starp struktūrvienībām, notiek ātra un veiksmīga integrēšanās komandā. Pērn veiktajā darbinieku iesaistes pētījumā noskaidrojām, ka piesaistes rādītājs sasniedzis 75 indeksa punktus un ir krietni virs publiskā sektora vidējā rādītāja. Rezultāti liecina, ka 80 % darbinieku atkārtoti pieteiktos darbā VNĪ, 73 % rekomendētu to draugiem un paziņām, 60 % ir apmierināti un uzņēmumam lojāli. Pasaulē mainās veids, kā strādājam, un pandēmijas laiks to tikai veicinājis – darba vietas nākotnē kļūs elastīgākas un pielāgosies iestāžu un to darbinieku vajadzībām, savukārt biroji kļūs kompaktāki un tuvāki gan darbiniekiem, gan sabiedrībai kopumā. Šo iniciatīvu un atbalstu iestādēm modernu biroju izveidē noteikti turpināsim,” norāda Vārna.
Publiskā sektora pārstāvji kā galvenos viedas darba vides ieguvumus minējuši dažādās darba zonas ērtai individuālo un komandas darba pienākumu veikšanai un ātrākai informācijas apritei. Kā otru būtiskāko ieguvumu dalībnieki minējuši IT tehnoloģijas, kas nodrošina drošu un elastīgu piekļuvi sistēmām komandu dalībniekiem, kuri strādā hibrīda modelī. “Aktivitātēs balstītā birojā ir iespējams efektīvāk vienuviet veikt dažādus darba pienākumus. Telpu iekārtojums un tehnoloģijas ļauj viegli vadīt seminārus un darba grupas, pieslēgties sapulcēm klātienē un attālināti, kā arī klusajā darba zonā veikt individuālos darba pienākumus,” pavadīto darba dienu VNĪ birojā komentē Valsts kancelejas direktora padomniece valsts pārvaldes politikas attīstības jautājumos Inita Pauloviča.
VNĪ iniciētais pilotprojekts turpina attīstīt viedas darba vides konceptu publiskajā sektorā, kas pērn sadarbībā ar Valsts kancelejas inovācijas laboratoriju tika aizsākts ar “Nākotnes biroja” ziņojumu un VNĪ izstrādātajām “Publiskā sektora biroja izveides vadlīnijām”. Vadlīnijas, kas pieejamas ikvienam, kurš plāno pārmaiņas biroja izveidē, kalpo kā rokasgrāmata viedas darba vides ieviešanai soli pa solim. Vadlīniju izstrādē ņemta vērā gan VNĪ, gan starptautiskā pieredze, kas apkopo viedas darba vides faktorus un sekmē gudrāku strādāšanas veidu. VNĪ ekspertīze un pieredze ņemta vērā arī Valsts modernizācijas plānā, kuru šobrīd izstrādā Valsts kanceleja, nākotnē paredzot kopstrādes telpu un aktivitātēs balstītu biroju izveidi Rīgā un reģionos, lai sekmētu valsts pārvaldes efektivitāti, tajā skaitā arvien efektīvāku telpu izmantošanu, videi draudzīgu resursu patēriņu un finanšu ietaupījumu valsts budžetā.
Pēc 2019. gadā īstenotās biroja maiņas no trīs ēkām uz vienu VNĪ var veiksmīgāk un daudz efektīvāk strādāt aktivitātēs bāzētā birojā: kopējā biroja platība samazināta par 45 %, darba vietu skaits – par 30 %, telpu uzturēšanā piecu gadu laikā ietaupot 900 tūkstošus eiro. Jau šobrīd pēc VNĪ energopārskata datiem fiksēts kopējais siltumenerģijas un elektroenerģijas pašpatēriņa samazinājums par 65 % 2020. gadā, salīdzinot pret 2019. gadu.
