Attālināta dalība dalībnieku sapulcēs

22. martā spēkā stājās grozījumi Komerclikumā, kas paredz vairākas iespējas, kā dalībnieki un akcionāri (turpmāk – dalībnieki) var piedalīties un balsot dalībnieku sapulcēs, neierodoties uz sapulci klātienē:

1. dalībnieka tiesības balsot pirms dalībnieku sapulces; 
2. dalībnieka tiesības piedalīties un balsot dalībnieku sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus; 
3. dalībnieku e-sapulces. 

Minētais regulējums attiecas uz SIA un AS, arī valsts un pašvaldību kapitālsabiedrībām.

Ko tas nozīmē praksē?

1.      Dalībnieka tiesības balsot pirms dalībnieku sapulces

Sabiedrība organizē klātienes sapulci, bet dalībnieks izvēlas sapulcē piedalīties attālināti. Dalībnieks pēc iepazīšanās ar sapulces darba kārtībā iekļautajiem jautājumiem formulē savu viedokli par sapulces lēmumu projektiem un paziņo to sabiedrībai pirms dalībnieku sapulces.

2.      Dalībnieka tiesības piedalīties un balsot dalībnieku sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus

Sabiedrība organizē klātienes sapulci, bet dalībnieks izvēlas sapulcē piedalīties attālināti. Dalībnieks neierodas sapulcē klātienē, bet pieslēdzas tai ar elektroniskajiem saziņas līdzekļiem (piemēram, “Skype” vai “Zoom”). Dalībnieks iesaistās diskusijās, uzdod jautājumus un balso vienlaikus ar dalībniekiem, kas atrodas sapulcē klātienē.

3.      Dalībnieku e-sapulces

Sabiedrība neorganizē klātienes sapulci. Visa sapulces norise tiek nodrošināta tikai elektroniski, un dalībniekam nav iespēju ierasties uz sapulci klātienē, bet obligāti jāizmanto elektroniskie saziņas līdzekļi, lai piedalītos un balsotu dalībnieku sapulcē. Tomēr dalībniekam ir tiesības balsot arī pirms sapulces.

Kas ir būtiski katrā gadījumā?

1.     Dalībnieka tiesības balsot pirms sapulces:

• ir ikvienam dalībniekam (neatkarīgi no dalībniekam piederošo kapitāla daļu vai balsu skaita vai citiem kritērijiem);
• nav jāparedz statūtos;
• nav īpašā kārtībā jālūdz realizēt;
• dalībniekam ir jānodrošina, ka sabiedrība spēj viņu identificēt;
• dalībniekam ir jānodrošina, ka balsojums sabiedrībā nonāk vismaz iepriekšējā dienā pirms sapulces.

2.     Dalībnieka tiesības piedalīties un balsot sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus:

• ir dalībnieka tiesības, nevis pienākums;
• nodrošina valde pēc savas iniciatīvas;
• nodrošina valde, ja to lūdz dalībnieki, kas kopā pārstāv vismaz 20% no sabiedrības pamatkapitāla;
• nodrošina valde, ja tās paredzētas sabiedrības statūtos;
• nodrošināmas visiem dalībniekiem vienlīdzīgi;
• jānosaka dalībnieku identifikācijas un tiesību izlietošanas kārtība.

3.     Dalībnieku e-sapulces:

• ir dalībnieka pienākums, nevis tiesības;
• obligāti jāparedz statūtos;
• par statūtu grozījumiem jāvienojas visiem dalībniekiem;
• nedrīkst izslēgt neviena dalībnieka iespējas piedalīties un balsot sapulcē;
• neierobežo dalībnieka tiesības balsot pirms sapulces.

Kas nemainās?

• sapulces sasaukšanas kārtība un termiņi (izņemot – paziņojumā par sapulces sasaukšanu jānorāda informācija par dalībnieka tiesībām piedalīties un balsot attālināti);
• sapulces darba kārtības sagatavošana un papildu darba kārtības jautājumu un lēmumprojektu iesniegšanas kārtība;
• sapulces darba kārtībā iekļauto lēmumu projektu un tiem pievienoto dokumentu pieejamība;
• sapulces atklāšana un vadīšana, kā arī ar sapulces norisi saistīto personu ievēlēšana;
• kvoruma noteikšana (jāņem vērā – dalībnieki, kas piedalās un balso attālināti, ir uzskatāmi par klātesošiem);
• dalībnieka tiesības deleģēt pārstāvi dalībai sapulcei (jāņem vērā – arī pārstāvim ir tiesības piedalīties un balsot sapulcē attālināti);
• balsu skaits, kas nepieciešams lēmuma pieņemšanai (jāņem vērā – dalībnieki, kas piedalās un balso attālināti, ir uzskatāmi par klātesošiem);
• sapulces gaitas protokolēšana un protokola parakstīšana;
• dokumentu iesniegšana Uzņēmumu reģistrā;
• kārtība, kādā sapulces lēmumi tiek atzīti par spēkā neesošiem.